La Fondation Hirondelle – Media for Peace and Human Dignity – est une organisation suisse à but non lucratif créée en 1995 dont le siège est à Lausanne et la représentation Nationale à Kinshasa. Son but est de proposer de l’information à des populations qui sont confrontées à des crises pour leur permettre d’agir dans leur vie quotidienne et citoyenne.
Dans le cadre de ses activités à Kananga, la Fondation Hirondelle recrute un(e) Assistant (e) en Finances et Administration
Responsabilités principales:
L’Assistant (e) en Finances et Administration est responsable des opérations financières et administratives du projet à Kananga ;
Il est responsable de la tenue, mise à jour correcte des journaux, de la vérification et de la transmission des pièces justificatives après validation par son responsable hiérarchique et fonctionnel ;
Il s’assure que les règles et procédures de la gestion financière & administrative sont strictement respectées selon les Manuels de la Fondation Hirondelle RDC ;
Il est en lien étroit avec la coordination à Kinshasa pour tous les aspects relevant des finances et administration.
Principales tâches :
Gestion financière :
Tenir à jour les documents financiers du projet, c'est-à-dire réaliser l'enregistrement précis et opportun de toutes les transactions financières effectuées (qu'il s'agisse des dépenses ou des rapprochements bancaires et de caisse) et produire des rapports financiers mensuels conformément aux politiques et procédures établies par la Fondation Hirondelle ;
Garder et maintenir le système de petite caisse pour le projet ;
Gérer les fonds destinés aux activités, faire le rapprochement en temps opportun des dépenses effectuées pour les activités et créditer en temps opportun les fonds non dépensés ;
Gérer le paiement des salaires pour les employés du bureau de Kananga ;
Participer à la préparation budgétaire et établir les budgets pour les réunions et les événements.
Administration et RH :
Administration du bureau (la gestion des contrats, la gestion des rémunérations, la planification des congés, la supervision dans le remplissage mensuel des timesheets,…) ;
Préparer et envoyer en temps et heure les déclarations fiscales et les versements d'impôts à la DGI, l’INSS, L’INPP et l’ONEM ;
Superviser directement l’Agent d’entretien ;
Participer à l'organisation des dispositions relatives aux voyages et aux réservations d'hébergement pour le personnel et partenaires de la Fondation Hirondelle ;
Prendre des notes pendant des réunions, écrire des lettres, rédiger des rapports et préparer les minutes de réunions suivant les demandes de temps en temps ;
Assurer un bon classement des documents de service et s'assurer également que tous les documents qui vont hors du bureau sont expédiés dans le temps ;
Superviser le bon fonctionnement des bureaux, en s'assurant qu'ils sont propres, hygiéniques et constituent un environnement de travail sécurisé;
Accomplir d'autres tâches raisonnables assignées par le Chef de Projet.
Qualités personnelles
Savoir-être ;
Honnêteté;
Rigueur;
Flexibilité;
Dynamisme;
Réactivité;
Esprit d’initiative;
Discrétion.
Profil recherché
Avoir un diplôme de licence en gestion, finance, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent ;
Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de la gestion financière et administrative d’organismes (préférable) ;
Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique et plus particulièrement des progiciels comptables courants et de la comptabilité ;
Avoir une capacité de travail avec une équipe multidisciplinaire ;
Maitriser l’environnement Microsoft Office. La connaissance d’un programme ERP serait un atout ;
Avoir la capacité d’organisation du travail : respect des échéances, rationalisation, harmonisation, anticipation ;
Parfaite maîtrise orale et écrite du français et des langues locales ;
Tenir compte des besoins et contraintes pouvant être exposés, gérer la diversité des points de vue ;
Représenter, convaincre et soutenir une position ;
Expérience dans l’encadrement de personnel.
Disponibilité : immédiate
Résidence et lieu de travail exigé : Kananga
Contenu du dossier de candidature : lettre de motivation + CV avec 3 références professionnelles mentionnées. Les copies des diplômes et attestations professionnelles seront demandées au candidat retenu pour le poste à la signature du contrat. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.
Envoi des dossiers de candidature sous objet Assistant Administratif et Financier par e-mail à l’adresse : [email protected]
Date limite : le jeudi 02 mai 2019 inclut
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Fait à Kananga, le 23/04/2019
