Bad: secrétaire/réceptionniste

BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT –

Titre du poste:  Secrétaire / Réceptionniste – Bureau CDFO

Grade: GS.5
Poste N°: 50070435
Référence: ADB/15/142
Date de publication: 05/10/2015
Date de clôture: 19/10/2015

Objectifs

Le bureau national en République Démocratique du Congo (RDC) de la Banque africaine de développement (CDFO), a été créé pour renforcer le dialogue entre la Banque et le gouvernement, les partenaires au développement, le secteur privé et la société civile, dans le domaine de la conception de ses politiques et programmes de développement, ainsi que pour la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation de leurs stratégies de réduction de la pauvreté. CDFO s'attache également à appuyer les fonctions opérationnelles du Groupe de la Banque en assurant le démarrage et le suivi des projets et programmes en RDC, pour renforcer la gestion des projets, promouvoir une approche participative et favoriser l'intégration régionale.

La Banque africaine de développement sollicite des candidatures qualifiées pour occuper ce poste vacant de Secrétaire/Réceptionniste du bureau national en République démocratique du Congo.

Il s’agit d’un poste local basé à Kinshasa, en République Démocratique du Congo et ne donne pas droit aux conditions d’emploi international.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision générale du Représentant Résident et en collaboration avec les experts du Bureau national de la République Démocratique du Congo, le/la Secrétaire/Réceptionniste accomplira les fonctions suivantes:

Prendre les rendez-vous des experts et des autres membres du personnel du bureau national et tenir à jour leur emploi de temps ;
Recevoir  les visiteurs et répondre à leurs  questions avec tact et discrétion ;
Préparer les documents d’information utilisés par les experts dans les missions officielles et à l’occasion des réunions spéciales ;
S’occuper des questions de protocole relatives à la réception des visiteurs des experts et des visiteurs du bureau national ;
Organiser les réunions des experts ; assister la/le Secrétaire du Représentant Résident dans la coordination  des réceptions officielles données par le Représentant Résident;
Participer aux réunions avec le personnel, prendre des notes et rédiger les comptes rendus en cas d’absence de la secrétaire du Représentant Résident ;
Rédiger les correspondances qui ne portent pas sur les questions de fond  et en assurer le suivi ;
Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du bureau ;
Tenir un système d'archivage approprié ; traiter les rapports de missions des experts ; veiller à la qualité des documents requérant l'approbation et/ou la signature des experts et des autres membres du personnel ;
Rédiger et finaliser les projets de correspondances (lettres, fax, etc. dans différents domaines, pour le compte des experts et préparer les procès-verbaux des réunions des experts ;
Assumer d’autres tâches selon les nécessités de service. 

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

Avoir au minimum une Licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau, comme par exemple, Pitmans, Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en secrétariat, Diplôme Universitaire de Technologie (DUT), etc.
De préférence, au moins quatre (4) ans d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international.
Grande orientation clients, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint).  La connaissance du SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.
Esprit d'initiative, enthousiasme, esprit d'équipe, compétences en matière d'organisation et de communications interpersonnelles.
Aptitude à communiquer oralement et par écrit en français et/ou anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue. 

Comment postuler

Postuler en ligne – envoyer les candidatures en ligne en allant sur le site BAD : www.afdb.org/jobs . / emplois / postes vacants /  Secrétaire / Réceptionniste CDFO

NB : Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d’emploi international (les titulaires bénéficieront du statut de personnel local et non du statut de personnel international).

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d'un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées: www.afdb.org/jobs

 

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