CEILU- CONGO CENTRE D’ENCADREMENT INTEGRE DE LUKIBU EN RD CONGO
CEILU CONGO
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KANANGA
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APPEL D’OFFRES N°003/CEILU/KGA/09/2025 : SÉLECTION DES ENTREPRISES/ONGs POUR LA FOURNITURE DES INTRANTS AGRICOLES : SEMENCES VIVRIÈRES ET MARAÎCHÈRES.
SOMMAIRE
I. Généralités
Source des fonds
Localisation des activités
Coût de préparation des offres
Soumissionnaires éligibles
Qualification des soumissionnaires
II. Documents d'appel d'offres
Contenu des documents d’appel d’offres
Clarifications sur les documents d’appel d’offres
Modification des documents d’appel d’offres
III. Préparation des offres
Langue de rédaction de l’offre.
Documents composant l’offre.
Prix de l’offre
Monnaie de l’offre et monnaie de paiement.
Documents établissant les qualifications du soumissionnaire et sa conformité avec les documents d’appel d’offres.
Période de validité des offres.
Format et signature de l’offre.
IV. Présentation des offres
Présentation, identification et destinataire des offres
Délai de présentation des offres
Offres tardives
Modification, substitution et retrait des offres.
V. Ouverture des plis et évaluation des offres
Ouverture des plis par CEILU CONGO
Clarification des offres et confidentialité.
Examen préliminaire et correction d’erreurs ou omissions réparables.
Évaluation et comparaison des offres.
Communications avec CEILU CONGO.
VI. Attribution du marché
Critères pour l’attribution
Droit de CEILU CONGO de modifier les quantités au moment de l’attribution.
Droit de CEILU CONGO d’accepter n'importe quelle offre et de rejeter n'importe laquelle ou toutes les offres.
Validation du rapport d’évaluation et Notification de l’attribution du marché
Signature de Contrat du marché
Recours en cas de contestation de l'attribution du marché
Approbation du marché et validation finale
Pratiques de corruption
ANNEXES
I. Contexte-Généralités.
Source des fonds
Le Centre d’Encadrement Intégré de Lukibu en République Démocratique du Congo en sigle « CEILU CONGO » avait signé avec Enabel au mois de novembre 2024 une convention de subsides N° COD22015-10012 pour exécuter le « Projet d’Accompagnement de l’Entrepreneuriat Agricole dans le Territoire de Kabinda, Province de Lomami ». Ce projet permet d’accompagner les porteurs de projets agricoles à s’investir dans le domaine de l’agriculture durable pour lutter non seulement contre l’insécurité alimentaire mais aussi contre la pauvreté par la création d’emplois et l’amélioration de revenus afin de renforcer l’émergence d’un écosystème d’entrepreneuriat qui concourt au développement des chaînes de valeur agricoles porteuses et inclusives dans le Territoire de Kabinda dans la Province de Lomami. Cette intervention doit soutenir le développement d’au moins 75 entreprises agricoles (formelles et informelles) en mobilisant des approches d’incubation, accélération et d’appui-conseil adaptés au contexte local du secteur agricole dans le Territoire de Kabinda.
Pour cela, CEILU CONGO veut utiliser une partie de subsides prévues dans la convention avec le partenaire Enabel pour financer les projets agricoles des agripreneurs dont la première cohorte est de trente (30) agripreneurs. L’appui aux agripreneurs retenus sera constitué des semences vivrières, semences maraîchères, d’autres intrants et matériels nécessaires à la réalisation de leurs projets agricoles.
Localisation des activités.
Les activités du projet se déroulement dans les Villages et chef-lieu du Territoire de Kabinda en Province de Lomami. Les fournitures/intrants agricoles sont à livrer aux endroits suivants : Bureau de CEILU CONGO à Kabinda, sise avenue Kabambare N°40, Q/Bunduki, C/Mudingayi, ville de Kabinda, province de Lomami pour les semences maraîchères et Arachides. Pour les boutures de manioc, on devra les déposer aux adresses : - Axe : Kabinda-Kamende
-Axe : Kabinda-yapanya
-Axe : Kabinda –Kilo vingt
Coût de préparation des offres.
Il relève de la responsabilité des soumissionnaires de couvrir tous les coûts relatifs à la préparation et à la présentation de leurs offres. CEILU CONGO n’est en aucun cas responsable desdits coûts, quel que soit le mode de réalisation de l’appel d’offres ou ses résultats.
Soumissionnaires éligibles
Un soumissionnaire peut présenter son offre pour les deux lots de cet appel d’offres. Les soumissionnaires éligibles jouissent d’autonomie légale et financière, fonctionnent conformément aux lois de la République Démocratique du Congo, n’appartiennent ni ne dépendent de CEILU CONGO.
CEILU CONGO décline toute responsabilité face aux soumissionnaires dont les propositions ont été élaborées à partir de documents d’appel d’offres provenant d’une autre source. Par conséquent, IL n’acceptera aucune plainte ou réclamation, relative à ces documents et leurs correctifs, s’il y en a, de la part de ces soumissionnaires. Un soumissionnaire, y compris toute partie qui le constitue, peut être ressortissant de toute Province de la RD Congo.
Un soumissionnaire ne doit pas avoir de conflit d’intérêt. Tous les soumissionnaires ayant un conflit d’intérêt seront exclus. Un soumissionnaire peut être considéré comme étant en situation de conflit d’intérêt avec une ou plusieurs des parties au processus d’appel d’offres s’ils sont associés, ou ont été associés dans le passé, directement ou indirectement, avec le consultant ou membre du staff de CEILU CONGO qui a effectué la conception de l’appel d’offre, définit le cahier des charges et/ou d’autres documents relatifs au présent Projet.
Qualification des soumissionnaires.
Si CEILU CONGO n’a pas effectué de procédure de pré-qualification des candidats, tous les soumissionnaires devront fournir, inclure les informations, documents suivants et satisfaire aux critères de qualification minimum suivants :
Une lettre de soumission de l’offre dans laquelle le soumissionnaire confirme sa capacité à assurer par préfinancement la livraison des intrants au Client/CEILU CONGO dans le délai requis (pour les Entreprises et les ONGs) ;
Une copie de numéro de registre de commerce et crédit mobilier en sigle N° RCCM pour les Entreprises/Etablissements Individuels ;
Une copie de certificat d’identification nationale en sigle « Id.Nat. » pour les Entreprises/Etablissements Individuels ;
Une copie d’attribution de numéro d’impôt « NIF » pour les Entreprises et les ONGs ;
Une copie de la Personnalité juridique, de F92 ou Autorisation de fonctionnement délivrée par les autorités provinciales, municipales et locales pour les ONGs ;
Copie des statuts notariés pour les ONGs ;
Tableau (signé et cacheté) ou Bordereau de prix des intrants par lot de marché suivant le cahier de charge ;
Fiche d’identification de compte bancaire de l’Entreprise ou de l’ONGs soumissionnaire.
Autres documents qui qualifient les fournisseurs (Certificat SENASEM, Copies de contrats de fournitures des intrants agricoles/semences etc.)
II. Documents d’Appel d’Offres
Contenu des documents d’appel d’offres
Les documents d’appel d’offres indiquent les Intrants agricoles, les autres intrants sollicités et leurs spécificités techniques, les procédures d’appel d’offres et les conditions contractuelles. Les documents d’appel d’offres comprennent les points suivants :
Lancement de l’Appel d’Offres (Avis d’Appel d’Offres ou Invitation à soumissionner).
Lettre de soumission de l’offre dans laquelle le soumissionnaire confirme sa capacité à assurer par préfinancement la livraison des intrants à CEILU CONGO dans le délai requis (pour les Entreprises et les ONGs).
Lettre de procuration d’autorisation du mandataire/signataire de l’offre.
Formulaire de présentation des qualifications de l’entreprise.
Formulaire/Contrat de l’Offre.
Formulaire de proposition financière.
Formulaire/Tableau bordereau des prix des intrants par Lot(s) choisi(s).
Le soumissionnaire doit étudier toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d’appel d’offres. Ne pas inclure toutes les informations sollicitées dans les documents d’appel d’offres ou présenter une offre qui ne se conforme pas substantiellement à ces documents constitue une cause de rejet de l’offre.
Clarifications sur les documents d’appel d’offres
Tout soumissionnaire désireux de recevoir des clarifications sur les documents d’appel d’offres peut les solliciter de CEILU CONGO durant 7 premiers jours à dater de la publication de cet appel d’offres soit du 16 au 23 septembre 2025 au plus tard. Cette communication se fait par écrit, avec accusé réception, via lettre ou moyen électronique (E-mail/courrier électronique). La communication sera considérée comme valide uniquement dans le cas où le soumissionnaire aura obtenu l’accusé de réception de CEILU CONGO. Celui-ci répond à toute demande de clarification des documents d’appel d’offres reçue, via communication écrite, au plus tard le nombre de jours calendaires avant l’échéance du délai de soumission des offres fixé dans ledit document, et transmet, de plus, copie de sa réponse à tous les soumissionnaires ayant demandé les documents d’appel d’offres.
Modification des documents d’appel d’offres
CEILU CONGO peut, pour n'importe quelle raison et à n'importe quel moment avant l’échéance du délai de soumission des propositions, modifier les documents d’appel d’offres via des additifs, que ce soit de sa propre initiative ou en considération des clarifications demandées par les soumissionnaires. Les additifs sont notifiés par communication écrite à tous les soumissionnaires ayant demandé les documents d’appel d’offres et sont obligatoires pour eux. Quand les additifs sont substantiels, CEILU CONGO prolonge le délai de soumission des offres pour donner aux soumissionnaires le temps de les prendre en compte dans la préparation de leurs offres.
III. Préparation des offres
Langue de rédaction de l’offre
L’offre préparée par le soumissionnaire, ainsi que toute la correspondance et les documents relatifs à cette dernière échangés entre le soumissionnaire et CEILU CONGO, doit être rédigée en langue française.
Documents composant l’offre
L’offre doit inclure les documents suivants :
Lancement de l’Appel d’Offres (Avis d’Appel d’Offres ou Invitation à soumissionner).
Lettre de soumission de l’offre dans laquelle le soumissionnaire confirme sa capacité à assurer par préfinancement la livraison des intrants à CEILU CONGO dans le délai requis (pour les Entreprises et les ONGs).
Lettre de procuration d’autorisation du mandataire/signataire de l’offre.
Formulaire de présentation des qualifications de l’entreprise.
Formulaire/Contrat du marché.
Formulaire de proposition financière.
Formulaire/Tableau bordereau des prix des intrants par Lot(s) choisi(s).
Offres variantes.
Une offre variante peut être acceptée si au préalable, elle est prévue et si le soumissionnaire présente une offre de base se conformant substantiellement aux documents d’appel d’offres. L’offre variante doit, de même, se conformer substantiellement aux documents d’appel d’offres.
Prix de l’offre
Pour présenter ses coûts, le soumissionnaire doit utiliser le formulaire de proposition financière et le bordereau de prix inclus dans les documents d’appel d’offres. Le(s) prix offert(s) doit (vent) couvrir la totalité des fournitures, impôts et taxes de tout genre et frais découlant de n'importe quel item nécessaire pour la livraison des intrants. Le soumissionnaire indique les prix unitaires pour chaque rubrique mentionnée dans les Listes de Quantités, selon le cas. Ces rubriques ou items/intrants ou fournitures pour lesquels le soumissionnaire n'aura pas donné de prix, seront considérés comme étant compris dans les autres prix figurant dans les listes des quantités renseignées dans les bordereaux de prix.
La ventilation des prix qui doit s'effectuer a pour objet de faciliter la comparaison des offres pour CEILU CONGO. Les prix proposés par le soumissionnaire sont sujets à révision durant la période d’exécution du marché. Dans ce cas, les révisions sont faites conformément à la formule de révision de prix établie dans le marché. Les dispositions relatives à la révision des prix ne sont pas prises en compte dans l’évaluation des offres.
Monnaie de l’offre et monnaie de paiement.
Les propositions financières et les bordereaux de prix unitaires, globaux et totaux sont établies uniquement en dollars américains. Toutefois, si le soumissionnaire désire être payé dans la monnaie locale qui est les Francs Congolais, il doit indiquer comme faisant partie du prix de son offre en indiquant le taux de change utilisés pour justifier les montants ou pourcentages sollicités. Les montants ou pourcentages en Francs congolais doivent être spécifiés et justifiés séparément. CEILU CONGO effectue les paiements dans les mêmes monnaies que celles indiquées dans l’offre. Si CEILU CONGO a établi que le prix de l’offre s'exprime en une seule monnaie et que le soumissionnaire a spécifié et justifié dans son offre qu'il désire recevoir les paiements en Francs Congolais, en indiquant soit le montant en francs congolais, soit le pourcentage du prix de l’offre en francs congolais, CEILU CONGO, pour effectuer lesdits paiements, doit respecter les taux de change entre les monnaies des dépenses et la monnaie de l’offre, que le soumissionnaire indiquera dans son offre. Un soumissionnaire ne peut recevoir de paiement dans une monnaie autre que celles spécifiées dans les documents d’appel d’offres, son offre et le marché. Indépendamment de la monnaie spécifiée pour le paiement, le risque de change n’est pas assumé par CEILU CONGO.
Documents établissant les qualifications du soumissionnaire et sa conformité avec les documents d’appel d’offres.
Le soumissionnaire présente, comme faisant partie de son offre, tout document qui accrédite ses qualifications et sa conformité avec les documents d’appel d’offres pour l’exécution du Marché, au cas où il en serait l’attributaire. Les documents relatifs aux Critères de qualification et aux éléments constitutifs d’une offre, ci-dessus que présente le soumissionnaire pour démontrer qu'il a les qualifications nécessaires pour exécuter le marché au cas où il en serait l’attributaire, doivent établir, de manière satisfaisante pour le Client/CEILU CONGO, qu'ils sont substantiellement conformes à tous les pré- requis établis qui fait partie intégrante des documents d’appel d’offres.
Période de validité des offres
Les offres sont valides à partir de la date d’ouverture des offres établie par CEILU CONGO soit soixante jours. Toute offre présentant une période de validité plus courte que celle requise doit être rejetée par CEILU CONGO pour non-conformité aux documents d’appel d’offres.
Dans des circonstances exceptionnelles, CEILU CONGO peut solliciter des soumissionnaires une prolongation de la période de validité de leurs offres. La requête et les réponses sont faites par écrit. Les soumissionnaires qui décident de rejeter la requête de prolongation de la période de validité de leurs offres, peuvent les retirer sans aucune forme de procès. Dans le cas de marchés comportant des prix fixes, si l’attribution prend un retard de plus de trente (30) jours calendaires après la fin de la période initiale de validité des offres, le montant du marché peut être actualisé par un facteur qui doit être indiqué dans la requête de prolongation de la validité de l’offre et de sa garantie respective de soumission.
Format et signature de l’offre
Le soumissionnaire prépare son offre composée des qualifications et d’une proposition financière, en un original et en deux copies, marquant clairement chaque exemplaire comme « ORIGINAL » et « COPIE », respectivement. En cas de différence, le texte de l’original prévaut sur celui des copies. L’original et toutes les copies de l’offre sont dactylographiés ou écrits à l’encre indélébile et signés par le soumissionnaire ou par la ou les personne(s) dûment autorisée(s) à contracter en son nom les obligations du marché. Cette autorisation doit être établie par procuration écrite, annexée à l’offre. Toutes les pages de l’offre, portent les initiales du (des) signataire(s) de l’offre et sont présentées sous plis fermés. Les textes entre les lignes, ratures ou mots superposés à d’autres, ne sont valides que s’ils portent les initiales de(s) personne(s) ayant signé l’offre.
IV. Présentation des offres
Présentation, identification et destinataire des offres
L’original et les copies des qualifications du soumissionnaire ainsi que l’original et les copies de sa proposition financière sont cachetés dans deux enveloppes séparées, qui sont identifiées respectivement comme « Enveloppe 1 » et « Enveloppe 2 ». Les deux enveloppes sont mises sous une autre enveloppe cachetée.
Les enveloppes intérieures 1 et 2 doivent :
Indiquer le nom et l’adresse du soumissionnaire :
Porter la mention « Offre Technique Copie ou Original » pour l’enveloppe N°1
Porter la mention « Offre financière Copie ou Original » pour l’enveloppe N°2
L’enveloppe extérieure doit :
Etre adressées au Coordinateur National Pays de CEILU CONGO et porter l’adresse : N°71/A Route Kanyuka, Quartier Tshinsambi, Commune de Kananga, Ville de Kananga ;
Indiquer le titre, le numéro de l’Appel d’Offres et le(s) lot(s) choisi(s) pour postuler.
Porter la mention « NE PAS OUVRIR AVANT », suivis de l’heure et de la date concernées.
Si l’enveloppe extérieure n'est pas fermée et/ou marquée comme indiqué ci-dessus, CEILU CONGO n’est pas tenu pour responsable si son contenu s'égare, se perd ou est ouvert prématurément. Cette circonstance peut être cause de rejet de l’offre.
2. Les Lots des Offres à présenter.
L’offre est constituée en 2 lots composés comme suit :
Boutures de Manioc,
Semences Maraîchères, Mais et Arachides,
3. Délai de présentation des offres.
Les offres exclusivement en dur sous plis fermé doivent être reçues par CEILU CONGO uniquement dans son bureau de Kabinda, au N°40, Avenue Kabambare, Q/Bunduki, C/Mudingayi, ville de Kabinda, province de Lomami et au plus tard le 30/09/2025 à 16h00 heure locale. CEILU CONGO se réserve le droit de prolonger le délai de soumission des offres. Cette prolongation se fait par un additif aux documents d’appel d’offres. Suite à la prolongation, tous les droits et obligations de CEILU CONGO et des soumissionnaires qui étaient sujets au délai original, restent soumis au nouveau délai pour la soumission des offres.
4. Offres tardives
Toute offre soumise après le délai fixé pour la réception doit être rejetée et retournée au soumissionnaire sans avoir été ouverte.
5. Modification, substitution et retrait des offres.
Un soumissionnaire peut modifier, substituer ou retirer son offre après l’avoir soumise, à condition de communiquer ces faits par écrit à CEILU CONGO et que cet écrit porte la signature du représentant autorisé, avant l’échéance du délai fixé pour la soumission des offres. Les offres retirées doivent être retournées aux soumissionnaires sans avoir été ouvertes. Les offres ne peuvent être modifiées, substituées ni retirées une fois échu le délai prévu pour leur soumission. Aucune offre ne peut être retirée dans l’intervalle compris entre la fin du délai de soumission et la fin de la période de validité de l’offre spécifiée par le soumissionnaire dans le formulaire d’offre.
V. Ouverture des plis et évaluation des offres
Ouverture des plis par CEILU CONGO
Le comité d’ouverture des plis mis en place par CEILU CONGO ouvrira les plis en séance publique le 30 septembre 2025 à 16h30 et en présence des soumissionnaires désireux d’y assister. Les soumissionnaires ou leurs représentants qui y assistent peuvent signer un registre ou acte pour attester de leur présence. L’omission de signature des soumissionnaires n'invalide pas le contenu et l’effet de l’acte. Au début de la séance publique et avant l’ouverture des plis, la Commission/panel énonce les noms de tous les soumissionnaires dont les offres ont été reçues et qui seront ouvertes. Si, à ce moment un participant se présentant comme soumissionnaire ou comme représentant autorisé d’un soumissionnaire prétend que son nom ou celui du soumissionnaire qu’il représente a été omis de cette lecture et parvient à prouver que sa proposition a été déposée, la commission/panel reporte l’ouverture des plis. Ce report peut être momentané si l’offre ou les offres manquante(s) est (sont) retrouvée(s) dans un délai raisonnable. Dans le cas contraire, il faudra suspendre la séance publique d’ouverture à un délai ne dépassant pas vingt-quatre heures. Si, malgré ce report, l’offre ou les offres manquante(s) n’est (ne sont) pas retrouvée(s), CEILU CONGO a la faculté de reprendre l’appel d’offres à son stade initial ou de permettre au(x) soumissionnaire(s) de soumettre une nouvelle offre dans un délai de quinze jours calendaires au plus.
Lors de l’ouverture des plis, le Comité d’ouverture des plis cite les noms des soumissionnaires, les montants des offres, les rabais éventuels, les modifications, substitutions, ou retraits d’offres ou tout autre détail que CEILU CONGO, à sa discrétion, juge approprié d’annoncer. Aucune offre ne peut être rejetée lors de la séance d’ouverture. Les offres tardives sont retournées aux soumissionnaires respectifs sans avoir été ouvertes. Les offres qui n'ont pas été ouvertes et lues lors de la séance d’ouverture ne seront pas évaluées. CEILU CONGO dresse un procès-verbal de la séance d’ouverture des plis, dans lequel il est fait constat des offres reçues, de l’existence ou de l’absence de documents requis, les modifications, substitutions ou retraits d’offres, ainsi que les observations exprimées par les participants. Il remet à chacun une copie de ce procès-verbal signé par les membres du comité d’ouverture des plis et contresigné avec, s’il y a lieu, des réserves, par les soumissionnaires, leurs représentants. Une fois ce procès-verbal remis, la séance d’ouverture des plis est terminée.
Clarification des offres et confidentialité.
Durant la période d’évaluation des offres, qui commence après la séance publique d’ouverture, CEILU CONGO peut solliciter des soumissionnaires des clarifications sur leurs offres. La requête de clarification et la réponse y relative se font par communication écrite et aucune modification des prix ni des éléments substantiels de l’offre ne peut être sollicitée, offerte, ni permise. Une fois débutée la période d’évaluation des offres et jusqu'à notification officielle des résultats de l’appel d’offres, toutes les informations relatives à l’examen, aux clarifications et à l’évaluation des offres sont considérées comme étant confidentielles, ainsi que les recommandations relatives à l’attribution du marché. Les informations considérées comme confidentielles ne peuvent être connues, ni divulguées aux personnes qui ne sont pas directement et officiellement impliquées dans l’évaluation des offres. Cette interdiction s'applique également aux soumissionnaires. L’utilisation pour quelque motif que ce soit, par n'importe quel soumissionnaire, d’informations considérées confidentielles, peut entrainer le rejet de sa proposition.
Examen préliminaire et correction d’erreurs ou omissions réparables.
CEILU CONGO examinera les offres pour déterminer si elles sont complètes, si elles contiennent des erreurs de calcul, si les documents ont été dûment signés et si, d’une façon générale, les offres sont en ordre. Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres. CEILU CONGO doit déterminer si chaque offre est conforme substantiellement aux documents d’appel d’offres. Une offre est considérée comme conforme substantiellement aux documents d’appel d’offres quand elle satisfait, sans différence significative, à toutes les conditions stipulées dans lesdits documents. Constitue une différence substantielle, par exemple :
Une proposition non signée ;
Omission d’un document nécessaire pour déterminer les qualifications d’un soumissionnaire ;
La détermination par CEILU CONGO qu'une offre est conforme substantiellement aux documents d’appel d’offres est basée sur le contenu de l’offre elle-même, sans avoir à recourir à des preuves externes. Chaque fois qu'il s'agit d’erreurs ou omissions de nature réparable, considérées en général comme étant les questions qui n'affectent pas le principe que les offres doivent se conformer substantiellement aux documents d’appel d’offres, CEILU CONGO peut corriger l’erreur ou solliciter que, dans un bref délai, le soumissionnaire transmette l’information manquante. Ne peut être considérée comme erreur ou omission réparable, par exemple, la non- signature d’une offre, une quelconque correction altérant la substance de l’offre ou qui l’améliore. Les erreurs arithmétiques sont corrigées de la manière suivante :
1. s’il y a une différence entre le prix unitaire et le prix total obtenu en multipliant les prix unitaires par les quantités correspondantes, le prix unitaire prévaut et le total est corrigé ;
2. si la différence résulte d’une erreur d’addition ou de soustraction, les corrections sont effectuées de la même manière, c'est à dire que les prix unitaires prévalent et les totaux sont corrigés ;
3. s’il y a une différence entre les lettres et les chiffres, le montant exprimé en lettres prévaut.
Si le soumissionnaire n'accepte pas la correction de l’une ou l’autre de ces erreurs, son offre est rejetée. CEILU CONGO rejette toute offre qui ne se conforme pas substantiellement aux documents d’appel d’offres.
Évaluation et comparaison des offres.
CEILU CONGO évalue et compare uniquement les offres des soumissionnaires éligibles, qui se conforment substantiellement aux documents d’appel d’offre, et après avoir mis en application les critères de Qualification. Les facteurs qui ne sont pas spécifiés dans les critères de qualification ne peuvent pas être pris en compte. Dans l’évaluation des offres, CEILU CONGO détermine le prix évalué de chaque offre de la manière suivante :
1. en corrigeant les erreurs ;
2. en excluant les impôts et taxes de tout genre, les sommes provisionnelles et, le cas échéant, la réserve pour imprévus contenue dans les listes de quantités ;
3. en excluant toute disposition relative à la révision des prix durant la période d’exécution du Marché, stipulée dans l’offre ;
4. Pour évaluer et comparer les offres, CEILU CONGO utilise les prix présentés dans la monnaie de l’offre.
Communications avec CEILU CONGO.
À partir de l’ouverture des offres et jusqu'à notification officielle des résultats de l’appel d’offres, aucun soumissionnaire ne communique avec CEILU CONGO sur aucun aspect de son offre ou des offres d’autres soumissionnaires. Toute tentative d’un soumissionnaire d’influencer les décisions de CEILU CONGO relatives à l’évaluation et la comparaison des offres ou à l’attribution du marché, peut donner lieu au rejet de son offre. Une fois les résultats de cet appel d’offres notifiés officiellement aux soumissionnaires, ces derniers ont le droit, s’ils en font la demande, de prendre connaissance du rapport d’évaluation préparé par CEILU CONGO.
VI. Attribution du marché
Critères pour l’attribution
CEILU CONGO attribue le marché au soumissionnaire qui, ayant rempli les conditions de qualification, aura présenté l’offre la mieux-disante, et qui se conforme substantiellement aux documents d’appel d’offres.
Droit de CEILU CONGO de modifier les quantités au moment de l’attribution.
Au moment d’attribuer le Marché, CEILU CONGO se réserve le droit d’augmenter ou de réduire les quantités spécifiées dans les listes des quantités. Sans préjudice de ce droit, ne peut être dépassé le pourcentage indiqué à cette fin, ni ne peuvent varier le prix unitaire ou autres termes et conditions préalablement établis.
Droit de CEILU CONGO d’accepter n'importe quelle offre et de rejeter n'importe laquelle ou toutes les offres.
CEILU CONGO se réserve le droit de rejeter toutes les offres à tout moment, ainsi que d’annuler le processus d’attribution, sans que cela implique une quelconque responsabilité de sa part face aux soumissionnaires affectés par cette décision.
Validation du rapport d’évaluation et Notification de l’attribution du marché.
En cas d’avis favorable sur le rapport d’évaluation préparé par le comité d’ouverture des plis et d’évaluation des offres, la Coordination Nationale Pays de CEILU CONGO valide ledit rapport donnant lieu à l’attribution du marché. Après la validation du rapport, CEILU CONGO avise tous les soumissionnaires, en même temps et par communication écrite, des résultats de l’évaluation des offres reçues en réponse à l’appel d’offres. Le soumissionnaire sélectionné reçoit la notification de l’acceptation de son offre et, par la même occasion, est invité à signer le marché, selon les conditions établies dans les documents d’appel d’offres.
Signature du marché
CEILU CONGO notifie le soumissionnaire sélectionné que son offre a été acceptée, et lui transmet simultanément le Formulaire du Marché inclus dans les documents d’appel d’offres. La non-signature du marché par l’attributaire constitue une cause suffisante d’annulation de l’attribution. Dans ce cas, CEILU CONGO peut attribuer le marché au soumissionnaire éligible dont l’offre a été évaluée comme étant la seconde plus basse substantiellement conforme aux documents d’appel d’offres. Le soumissionnaire sélectionné, l’attributaire, a le délai de 5 jours, à partir de la date de réception du Formulaire du marché, pour signer, dater et retourner le marché à CEILU CONGO.
Recours en cas de contestation de l'attribution du marché.
Dans le délai de 3 jours à partir de la date de la notification de l’attribution du marché, les soumissionnaires peuvent présenter un recours en cas de contestation de la décision d’attribution du marché par l’autorité contractante. Ce recours s’exerce à titre gracieux par-devant l’autorité contractante puis, en cas d’insatisfaction, à l’amiable par-devant le comité de mécanisme de gestion de plaintes. La partie qui s’estime lésée par la décision du comité de mécanisme de gestion de plaintes peut saisir du litige le Coordinateur National Pays de CEILU CONGO dans le délai de 5 jours ouvrables à partir de la date de notification de la décision par le comité de mécanisme de gestion de plaintes.
Approbation du marché et validation finale.
Après la signature du marché par l’attributaire et l’autorité contractante, cette dernière interagit avec ses équipes techniques (Logisticien et magasinier) à l’archivage de toute la documentation et s’activer pour la préparation des documents d’acquisition des intrants et de commandes etc.
Pratiques de corruption
Il est exigé de l’autorité contractante, ainsi qu’à tous les fournisseurs/entrepreneurs qui participent au processus de passation des marchés et à l’exécution des marchés, d’observer les plus hauts niveaux d’éthique. Des actions qui constituent des pratiques de corruption les plus courantes tels que consacrés dans le manuel des procédures administratives, financières et logistiques de CEILU CONGO peuvent être également décrites comme suit :
1. Pot-de-vin, il s’agit de tout acte ou omission par lequel un staff de CEILU CONGO ou toute personne agissant en son nom, de par sa fonction ou sa charge, contrairement à ses devoirs, offre, donne, reçoit ou sollicite tout objet de valeur capable d’influer sur les décisions durant le processus de passation de marché ou durant l’exécution du marché correspondant. Sont également inclus dans cette définition les actes de même nature réalisés par les soumissionnaires ou des tiers pour leur propre bénéfice ;
2. Extorsion ou Contrainte, c’est le fait de faire des menaces personnelles à quelqu’un ou à des membres de sa famille, sur sa personne, son honneur ou ses biens, de se rendre coupable d’un acte qui constitue un délit, pour influencer les décisions durant le processus de passation de marché ou durant l’exécution du marché correspondant, que l’objectif de ces menaces soit atteint ou non ;
3. Fraude, il s’agit de falsification de données ou de faits dans le but d’influencer un processus de passation de marché ou la phase d’exécution du marché, au préjudice de l’autorité contractante et des participants ;
4. Collusion, il s’agit d’actions entre soumissionnaires destinées à obtenir des prix d’offres d’un niveau irréel, non compétitifs, capables de priver l’autorité contractante des bénéfices d’une compétition libre et ouverte.
S’il est prouvé qu’un Staff de CEILU CONGO ou toute personne agissant en son nom, et/ou le participant ou attributaire impliqué dans un processus de passation de marchés a trempé dans des pratiques de corruption, l’autorité contractante, le cas échéant, peut rejeter toute attribution découlant du processus de passation de marchés en question et/ou déclarer une entreprise non éligible pour être l’attributaire de futurs marchés.
ANNEXES :
Les éléments suivants font partie intégrante du présent appel d’offres :
Lancement de l’Appel d’Offres (Avis d’Appel d’Offres ou Invitation à soumissionner),
Lettre de soumission de l’offre dans laquelle le soumissionnaire confirme sa capacité à assurer par préfinancement la livraison (à ses frais) des intrants à CEILU CONGO dans le délai requis (pour les Entreprises et les ONGs),
Lettre de procuration d’autorisation du mandataire/signataire de l’offre,
Formulaire de présentation des qualifications de l’entreprise,
Formulaire de proposition financière,
Formulaire/Tableau bordereau des prix des intrants par Lot(s) choisi(s),
Formulaire/Contrat du Marché
Ainsi fait à Kananga, le 15/09/2025
La Coordination Nationale Pays de CEILU CONGO.
