Consultant (e) individuel (le) Secrétaire Administratif pour l’Unité de Coordination du projet PADMPME

République Démocratique du Congo

Ministère des Petites et Moyennes Entreprises

Unité Nationale de Coordination

« UCP »

Projet d’Appui au Développement des Micro, Petites et Moyennes Entreprises

« PADMPME »

AVIS DE SOLLICITATION DE MANIFESTATION D’INTERET

Recrutement d’un (e)Consultant (e) individuel (le) Secrétaire Administratif pour l’Unité de Coordination du projet PADMPME

N° Avis : 001/UCP/PADMPME/PM/RDC/2019

Source de financement : PPA n°1140-ZR

Date de publication : 07 juin 2019

Date de clôture : 20 juin 2019

N° de référence du marché : ZR-CFEF-114088-CS-INDV

1. Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) a obtenu, de l’Association Internationale de Développement (IDA), un crédit d’un montant de 100 millions de dollars américains, pour financer le Projet d’Appui au Développement des Micro, Petites et Moyennes Entreprises, dénommé PADMPME, et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce financement pour effectuer les paiements au titre d’un contrat de services d’un (e) consultant (e) individuel (le) Secrétaire Administratif au sein de l’UCP/PADMPME.

2. L’objectif de la mission du Secrétaire Administratif est d’appuyer l’équipe de coordination dans l’exécution de son mandat. A cet effet, sous l’autorité du Coordonnateur National et la supervision du Responsable Administratif et Financier, le (la) Secrétaire Administratif exécutera les tâches suivantes :

Sur le plan administratif :

- Apporter une assistance à la coordination des activités du projet ;

- Préparer et rédiger les correspondances administratives en rapport avec les besoins de l’UCP ;

- Assurer la gestion du classement administratif et de l’ensemble du courrier départ et arrivé selon les normes et standards admis par les bailleurs (y compris le courrier électronique) ;

- Préparer la distribution du courrier départ et arrivé en collaboration avec l’huissier du projet ;

- Préparer et faciliter les réunions de l’UCP (internes et externes) ;

- Rédiger les comptes rendus des réunions faites dans le cadre du projet ;

- Tenir et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données des partenaires ;

- Rassembler les informations et assurer la traçabilité des différents dossiers entre l’UCP et les différents partenaires par la mise en place d’un système d’archivage adéquat ;

- Préparer le paiement des factures et abonnements (téléphone, internet, chaines télévisées, journaux, soins médicaux, gardiennage, nettoyage, etc.) ;

- Élaborer les rapports administratifs mensuels suivant le besoin.

Sur le plan de la gestion du personnel :

- Tenir et mettre à jour le fichier et les dossiers du personnel de l’UCP ;

- Préparer les demandes d’avance sur salaires et soumettre aux superviseurs pour vérification et paiement ;

- Travailler avec la comptabilité pour la régularisation des soldes d’avance sur salaires et de frais de missions ;

- Préparer le plan de congé ainsi que le planning des missions du personnel ;

- S’assurer de l’effectivité de l’exécution des contrats du personnel par la tenue des fiches de présence et/ou d’un répertoire des obligations du personnel (en matière d’établissements de rapports et autres livrables) ;

- Exécuter toute autre tâche demandée par la hiérarchie dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

Sur le plan logistique :

- Assurer la gestion efficace des stocks de fournitures de bureaux, des consommables informatiques ainsi que d’autres biens de consommation acquis par le projet ;

- Assurer la gestion de l’ensemble des immobilisations du projet avec tenue régulière du registre des immobilisations et de leur fiche respective ;

- Elaborer l’état de besoin annuel en fourniture du bureau (meubles, papiers, stylos, produit de nettoyage, café, thé, sucre, etc.) et renseigner l’exercice de budgétisation ;

- Assurer la gestion et la planification stratégique des stocks et émettre les bons de commandes ;

- Vérifier la conformité de la livraison par rapport à la commande ;

- Effectuer un suivi de la qualité, des délais de livraison, des coûts de biens et de l’efficacité des activités logistiques,

- Assurer la gestion du parc automobile du projet, ainsi que celle du carburant ;

- S’assurer que les véhicules sont toujours dans le meilleur état possible et que ceux en panne sont réparés le plus rapidement possible ;

- S’assurer que les interventions mécaniques sont bien faites, et le plus économiquement possible, etc. ;

- S’assurer que les véhicules possèdent des pièces en ordre, notamment le contrôle technique, l’assurance locale, vignette et les plaques d’immatriculation nouveaux véhicules ;

- S’assurer que tous les équipements (bureau, communication, électrique, etc.) sont bien entretenus et qu’ils restent en bon état de marche, que toute panne est correctement effectuée ;

- S’assurer que les équipements nécessaires pour la sécurité (équipements de communication par exemple) sont disponibles et fonctionnels ;

- Effectuer les inventaires périodiques des immobilisations, des stocks de fournitures, du carburant, ainsi que d’autres consommables devant être acquis par le projet ;

- Gérer l’entretien et assurer la convivialité, la viabilité, l’hygiène et l’attraction physique des bureaux de l’UCP ;

- S’assurer que les chauffeurs et conducteurs respectent les politiques, notamment en vérifiant régulièrement les carnets de bord, les taux de consommation et autres indicateurs ;

- S'assurer que le gardiennage est assuré de façon professionnelle, du point de vue de la sécurité mais aussi de l’accueil des visiteurs;

- S'assurer que la sécurité des locaux de l’UCP est optimale ;

- Élaborer les rapports administratifs mensuels suivant le besoin ;

- Exécuter toute autre tâche demandée par la hiérarchie dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

3. L’Unité Nationale de Coordination du Projet d’Appui au Développement des Micro, Petites et Moyennes Entreprises, « UCP/PADMPME », invite les candidats (« Consultants Individuels ») admissibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir des informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des services.

4. Les critères pour l’établissement de la liste restreinte sont :

- Avoir au minimum un diplôme (Bac + 3) en administration des affaires, en secrétariat ou sciences de gestion ou tout autre diplôme équivalent ;

- Avoir une expérience professionnelle générale d’au moins cinq (5) ans dans une organisation publique ou privée d’envergure nationale ;

- Avoir au moins deux (2) ans d’expérience pertinente satisfaisante à des postes administratifs tels que secrétaire administratif ou assistant administratif par exemple ;

- Avoir une bonne connaissance des procédures et pratiques en matière d’administration et de logistique ;

- Une expérience au sein d’un projet financé par les partenaires au développement est un atout ;

- Savoir utiliser couramment les logiciels informatiques standards (world, Excel, PowerPoint, etc.) et l’internet ;

- Excellentes capacités de communication à l’oral et à l’écrit en français.

5. Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions des paragraphes 3.16 et 3.17 du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le financement de projet d’investissement (FPI) », édition du 1er juillet 2016, révisée en novembre 2017, relatives aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts sont applicables.

6. Un (e) Consultant (e) sera sélectionné (e) selon la méthode de sélection des consultants individuels (INDV), telle que décrite dans le « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le financement de projet d’investissement (FPI) », édition du 1er juillet 2016, révisée en novembre 2017 en vertu du Nouveau Cadre des Marchés Publics (NCPM), et les « Lignes Directrices » de la Banque mondiale sur la Prévention et la Lutte contre la Fraude et la Corruption dans les projets financés sur les Prêts de la BIRD, et les crédits et les subventions de l’IDA (datant du 1er juillet 2016), ainsi que les dispositions stipulées dans l’Accord de financement applicables au projet.

7. Les Consultants (es) intéressés (es) peuvent obtenir des informations supplémentaires, notamment sur les termes de référence, à l’adresse ci-dessous et aux heures suivantes : de 9 à 16 heures locales (TU+1).

8. Les manifestations d’intérêt écrites, en langue française, doivent être déposées à l’adresse ci-dessous, par courrier physique, au plus tard lundi 20 juin 2019 à 15 heures (heure locale à Kinshasa) et porter clairement la mention ci-dessous :

AMI N° 001/UCP/PADMPME/PM/RDC/2019 « Recrutement d’un Consultant Individuel Secrétaire Administratif pour l’Unité de Nationale de Coordination du projet PADMPME ».

Unité Nationale de Coordination du Projet d’Appui au Développement des Micro, Petites et Moyennes Entreprises,

« UCP/PADMPME »

Sise, croisement des avenues Lemarinel et Kisangani, n°9-11, 2ème étage, (Immeuble SOFIDE, en face du Collège Boboto), à Kinshasa / Gombe

République Démocratique du Congo

Téléphone : (+243) 81 872 4937 ; E-mail : [email protected]

Fait à Kinshasa, le 07 juin 2019

Le Coordonnateur National

Responsabilités

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