Diakonia: consultant

RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT POUR L’ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE

AVIS DE VACANCE N°DKN/ADFIN/003/2017

Début de travail          : Octobre 2017
Disponibilité                : Immédiate
Date de publication     : 12 Septembre 2017 –
Date de Clôture          : 29 Septembre 2017 à 12h00

1. Contexte

Diakonia est une ONGI de droit suédois créée en 1966. Elle est implantée en RDC depuis plus de 17 ans et travaille dans les domaines des Droits humains, de la Démocratie, du Genre, de la Justice sociale et économique ainsi que de l’humanitaire. Le Genre, l’Environnement et la Sensibilité aux conflits sont ses thèmes transversaux. Diakonia base son action sur des valeurs chrétiennes et se focalise sur le respect des droits humains, la démocratie, l’empowerment (autonomisation), la justice, l’inspiration et la paix.  Diakonia intervient sur terrain à travers ses partenaires de mise en œuvre que sont les Organisations de la Société Civile dont elle renforce en capacités afin de les rendre plus efficaces.                                                                                                                                               Afin d’atteindre ses objectifs qui consistent à améliorer les conditions de vie de plus pauvres et marginalisés, Diakonia mobilise les fonds auprès des partenaires techniques et financiers qu’elle gère et met à la disposition de ses partenaires d’exécution pour la mise en œuvre des activités de ses programmes et projets.

C’est dans ce sens qu’elle regorge des outils de gestion efficaces notamment le manuel de procédures global utilisé par tous les bureaux Diakonia à travers le monde. Tout en acceptant ce manuel de procédures global, les conclusions des audits antérieurs recommandent de l’adapter aux réalités congolaises. C’est dans ce cadre que Diakonia lance le processus de recrutement d’un(e) consultant(e) pour une contextualisation de son manuel global.

Objectif(s) de la Mission du/de la Consultant(e)

Objectif global

L’objectif global de la mission est de doter DIAKONIA RDC d’un manuel de procédures de gestion administrative, comptable et financière ainsi que des outils de gestion adaptés au contexte de la RDC et aux directives et règles de DIAKONIA.

Objectifs spécifiques

Spécifiquement, il s’agira d’élaborer un manuel qui décrit :

L’organisation, les rôles et les fiches de postes de différents organes de l’organigramme de DIAKONIA- RDC
Les procédures et outils de gestion administrative
Les procédures et outils de gestion comptable et financière

 

Résultats attendus

Un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable adapté au contexte congolais est élaboré et décrit :

L’organisation et le fonctionnement de DIAKONIA en RDC ;
Le circuit de traitement des informations et des documents administratifs, financiers et comptables du Programme ;
Les modèles des documents à utiliser pour les diverses interventions à toutes les étapes des activités administratives, financières, comptables et budgétaires du programme ;
Les modalités de traitement et de validation des documents administratifs, financiers et comptables du programme en indiquant les rôles et responsabilités de chaque intervenant dans le circuit.

Etendue de la mission

 L’étendue de la mission comprend :

L’analyse de l’existant ;
La rédaction du manuel des procédures administratives, financières et comptables ;
La formation à l’utilisation du manuel et des outils de gestion.

Méthodologie

Sous la supervision de la Représentante pays du bureau Diakonia en RDC, le/la Consultant (e) travaillera en étroite collaboration avec les Cadres et agents de la Cellule financière et administrative du programme. II organisera les séances de travail avec tous les acteurs impliqués dans la gestion administrative, financière et comptable du Programme.

Le/la Consultant(e) engagé(e) procédera par :

1° la Recherche documentaire :

Il devra :

- exploiter les documents existants fournis par DIAKONIA notamment :

Le manuel de procédures global de Diakonia
Les manuels de procédures des bureaux Diakonia Burkinafaso et Mali
Les rapports et les managements letters des audits de trois dernières années
Tous les documents de gestion : Planning and Monitoring hand Book, Human resources hand Book, Procurement Hand Book, le code de conduite, la politique anti-fraude et anti-corruption de Diakonia, etc.
Tout autre document utile à la demande du/de la Consultant(e)

-  les analyser, les confronter avec ce que dit la loi congolaise et ainsi proposer une adaptation et synchronisation.

2° Interview :

Lors des analyses, il pourra au besoin interviewer l’équipe DIAKONIA en RDC ou au Bureau Régional pour recueillir les informations, avis et orientation.

6. Profil du Consultant

Le consultant (personne physique ou morale) doit répondre au profil suivant :

Etre titulaire d’un diplôme de Licence ou Maitrise en gestion financière, administrative ou en comptabilité (expertise comptable) ;
Justifier d’une expérience pertinente dans l’élaboration de(s) manuel(s) des procédures administratives et financières des ONGI financées par des bailleurs de fonds bilatéraux et/ou multilatéraux ;
 Avoir une bonne connaissance des procédures et directives des bailleurs de fonds en matière de gestion administrative, financière et en passation de marchés ;
Avoir une expérience dans le développement organisationnel ;
 Avoir une bonne connaissance des lois congolaises en matière du travail, fiscalité et les actes uniformes de l’OHADA ;
Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
Avoir une parfaite maîtrise du français écrit. La connaissance de l’Anglais professionnel est un atout.

7. Production et contenu du Manuel de procédures

Le manuel sera rédigé en Français et une version provisoire éditée en cinq (5) exemplaires sera remis au Bureau Diakonia RDC qui disposera de 5 jours pleins pour lecture et observations écrites au/à la Consultant(e).

Celui/celle-ci déposera le rapport final, en dix (10) exemplaires, au plus tard 10 jours après la date de réception des observations. Il remettra en plus le contenu du manuel définitif en soft sur cinq supports informatiques (CD-ROM/ Flash disk) de bonne qualité.

Ce manuel de procédures devra comprendre au moins les cinq chapitres suivants :

Chap. I : Présentation générale et cadre institutionnel du Programme Diakonia en RDC 

Chap. II : Procédures administratives, comptables et financières 

Chap. III : Procédures opérationnelles à respecter par tous les acteurs du Programme aidant à la mise en œuvre au niveau de la base. Ces procédures vont s’étendre sur les activités réalisées par les partenaires d’exécution de Diakonia basés tant à Kinshasa qu’en Provinces

Chap. IV : Dispositions relatives à la gestion des étapes du processus de passation et de gestion des marchés opérationnelles ou institutionnelles (modalités de mises en place des commissions, délais de traitement des dossiers, procédures de contrôle interne, dispositions et chaîne d’approbations avant transmission, responsabilités, archivages et classement des dossiers de passation des marchés etc.)

Chap. V : Mise en place d’un système permettant à Diakonia à la fin de l’exercice, de rendre les états financiers suivant le plan OHADA en dehors des états produits à partir de son logiciel PayIT pour le besoin de reporting produit conformément aux instructions du Groupe.

8. Chronogramme et Durée de la mission

La durée totale de la mission est de 30 jours ouvrables maximum suivant détails ci-après :  

L’élaboration du Manuel de procédures de gestion administratives, financières et comptables, doit être réalisée dans une période d’un mois, y compris l’édition de la version provisoire à compter du démarrage de la mission ;
Le Programme (Bureau Diakonia RDC) disposera de 5 jours également pour lecture et observations écrites éventuelles à soumettre au Consultant ;
Le Consultant aura 10 jours à dater de la réception des observations écrites pour déposer le rapport final ;
La deuxième phase de la mission qui consiste en la formation du personnel sur l’utilisation du manuel, commencera dès le dépôt du manuel au Programme (Bureau Diakonia RDC) ; elle devra s’étaler sur 2 jours.

Ceci peut être revu de commun accord au début ou en cours de mission selon nécessité.

9. Documents à présenter lors de la soumission des dossiers :

Les consultants intéressés doivent présenter un dossier de candidature incluant les éléments ci-après :

Pour la proposition technique

Une lettre de soumission
Une note explicative sur la compréhension des TDR et les raisons de la soumission
Une présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission de consultation
Une proposition de la table des matières détaillées du manuel basée sur les cinq chapitres indiqués ci-haut
CV signé incluant les expériences acquises sur au moins 3 projets similaires
Au moins 3 références
Les copies des documents légaux de fonctionnement pour les personnes morales : RCCM, Numéro d’impôt (NIF), Identification nationale.

Pour la proposition financière

Les Honoraires en homme par jour
Les Frais de déplacement
Les Frais de communication
Les Frais de reproduction du manuel

Le consultant indiquera ses coordonnées bancaires car le paiement se fera par voie bancaire.

10. Evaluation et sélection des candidatures

Les offres seront évaluées en deux étapes : sur le plan administratif, technique et sur le plan financier.

Seules les offres financières des candidats ayant obtenu une moyenne de 75% lors de l’évaluation technique, seront ouvertes et analysées.

Les offres retenues après exclusion et sélection selon les exigences administratives et techniques, seront jugées comme suit :

Offre technique: 70

Offre financière (Prix): 30

Total: 100

Les critères d’évaluation technique sont les suivantes :

Compétences et références du consultant : Diplômes, expériences et références: 30

Compréhension des TDRs 15

Approche méthodologique : Cohérence, efficacité et pertinence: 20

Proposition table des matières détaillées du manuel des procédures: 25

Délai et chronogramme de la prestation: 10

11. Modalité de soumission

Les consultants intéressés peuvent déposer leur dossier de candidatures sous plis fermés au plus tard le 22 septembre 2017 à 12h30 à l’adresse ci-dessous 

           Bureau Diakonia/RDC

          Avenue de Lukusa  78 Galerie Lukusa local A-3           

          BP 8253/Kinshasa I

          République Démocratique du Congo

          E-mail : [email protected]  Tél.     :+243(0)821417380/ +243(0)818308899

Les offres se conformeront aux conditions suivantes :

Chaque offre devra être présentée en un exemplaire original unique, marqué « original » et 3 copies recto verso signées de la même façon que l'original et portant la mention « copie ».
Chaque offre, ses annexes, ainsi que toutes pièces justificatives doivent être présentées sous enveloppe scellée comportant uniquement :

a)   L’adresse indiquée ci-dessus ;

b)  Le code de référence de la présente procédure d'appel d'offres,

c)   La mention « À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres », dans la langue du dossier d'appel d'offres

e)   Le nom du soumissionnaire.

Les offres technique et financière doivent être placées dans deux enveloppes séparées scellées et placées les deux dans une autre enveloppe.

Une version électronique de la soumission sur un support informatique (flash disk ou CD Rom) est également exigée aux candidats.                                                                                                 

      Pour DIAKONIA-RDC

Mme Brigitte IYELI BOKAKO

                                                                                               Représentante-Pays

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