Numéro d’Avis de vacance de poste : 015/2017
Titre du poste : Assistant(e) administratif (ve)
Niveau du poste : Bande 2A, THQ
Type du contrat : CDD
Projet : Agence Fiduciaire du Fonds mondial & Gavi
Lieu d'affectation : Kinshasa
Durée du contrat : 31 décembre 2017, avec possibilité de renouvellement
Date de clôture : 14 Avril 2017
Informations générales :
La GIZ, Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.
A. Domaine de Responsabilité :
Sous la supervision de l’Administrateur du projet, appuyer l’équipe du projet basée au Ministère de la Santé Publique au sein de la Cellule d’Appui et de Gestion financière (CAGF) pour toutes les tâches administratives et logistiques.
B. Attributions :
Se concerter régulièrement avec l’Administrateur du projet sur toutes les questions Administratives/comptables liées au projet ;
Rendre compte immédiatement de tous les problèmes apparaissant dans le cadre du projet ;
Assumer d’autres tâches comptables/administratives sur instruction de l’Administrateur Comptable ou du CTP ;
Gérer le bureau du projet, sous la supervision de l’Administrateur du projet ;
Réceptionner et orienter les visiteurs ;
Gérer le courrier entrant et sortant ;
Assumer la responsabilité du système de classement conformément aux normes de la GIZ ;
Effectuer des tâches de suivi des factures à payer, remettre ou chercher des documents ;
Effectuer les avances de frais de fonctionnement aux Agences Fiduciaires provinciales (14) et suivre la justification de ces dépenses ;
Exécuter toutes les affaires administratives et logistiques du bureau ;
Tenir une caisse du projet, un compte bancaire (Cashbook) et traiter les décomptes de voyages ;
Classer tous les documents du service financier conformément aux règles GIZ ;
Effectuer le rapprochement entre la caisse physique et comptable ; conduire avec le Conseiller Technique et l’Administrateur du projet, les Contrôles réguliers et inopinés de la caisse ; Rendre compte à l’administrateur du projet des excédents ou déficits de trésorerie ;
Aider au suivi des dépenses au regard du budget ;
Piloter et surveiller mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;
Suivre la réalisation des services des prestataires externes avec l’Administrateur du projet ;
Coordonner la préparation et la mise en œuvre des missions en provinces ;
Assurer l’approvisionnement régulier en matériels et fournitures de bureau, suivre le stock et veiller au bon fonctionnement de matériels et en signaler les dommages ; Surveiller la mise en place et la tenue des carnets de bord et les faire approuver par l’Administrateur /Comptable et le CTP ; Veiller à la bonne utilisation des véhicules : réunir les rapports des chauffeurs sur l’état des véhicules et faire le suivi de consommation des carburants en concertation avec l’Assistant logisticien ; Organiser et contrôler l’entretien et la réparation des équipements de bureau (copieur, imprimantes).
C. Autres attributions
Appuyer l’administrateur du projet dans les tâches administratives désignées par ce dernier ;
Assumer d’autres activités et tâches sur instruction du conseiller technique et des experts.
D. Education, Expérience et compétences :
* Education
Avoir un diplôme de graduat en sciences commerciales ou administratives, en relations internationales ou équivalent.
* Expérience
Avoir 1 à 3 ans d’expérience à un poste similaire ;
Avoir une expérience professionnelle dans l’organisation des tâches de bureau ;
Avoir une expérience réussie avec la GIZ (travail ou stage) est un atout.
* Compétences et autres
Avoir la maitrise de l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, courrier électronique, Powerpoint) ;
Etre capable de travailler dans un environnement multiculturel ;
Parler et écrire correctement le français ;
Etre capable de travailler en équipe et parfois sous stress.
E. Soumission de candidature :
Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec mention impérative du titre du poste et du n° de l’Avis de Vacance de Poste dans l’intitulé du mail / sur l’enveloppe) au plus tard le 14 Avril 2017 à 15 heures à l’adresse suivante : Av comité Urbain n° 7, Commune de la Gombe, Kinshasa, ou par courrier électronique : [email protected].
Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV en français avec 3 références à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une interview seront contacté(e)s.
