MAGNA: Assistant Administratif, financier et Logistique

OFFRE  D’EMPLOI

MAGNA est une organisation humanitaire internationale dont l'objectif est de fournir de l'aide médicale aux populations en crise. Elle est active en RDC depuis 2009.

MAGNA cherche à recruter :

1 – DESCRIPTION DU POSTE

Fonction : Assistant Administratif, financier et Logistique

N° d’offre : 003/2017/KIN

Lieu : Kananga (Kasaï central, République Démocratique du Congo) principalement, et déplacements dans les zones de santé de la Province

Durée : contrat à durée déterminée de 4 mois avec une période d’essai de 1 mois 

Prise de poste : conditionnée par la réception du financement.

2 – POSITION DANS L’ORGANISATION

Sous la responsabilité et la supervision directe du Chef de projet MAGNA et en très étroite collaboration avec le Responsable Administratif, Financier et Logistique basé à Kinshasa, il (elle) est responsable de la gestion administrative, financière et logistique de la base de Kananga et Bilomba et travaille en collaboration avec l’équipe MAGNA à Kananga et sur terrain (Bilomba, Ndekesha) et le reste du personnel de MAGNA.

3 – ROLE ET RESPONSABILITÉS

L’Assistant Administratif, Financier et Logisticien fait partie de l'équipe d'Administration et Finance de Magna. Il assure tous les aspects administratifs, financiers et comptables du projet et communique avec tous les partenaires impliqués. Il/Elle est chargé(e) de la tenue de la comptabilité globale du projet en collaboration avec le Responsable Admin/Fin à Kinshasa, de la gestion Administrative et Logistique pour le projet de prévention et prise en charge des violences sexuelles et basées sur le genre dans les zones de santé du Kasaï central (Bilomba et Ndekesha) affectées par le conflit de la crise et d’autres projets qui pourraient s’ajouter.

Il/elle aura pour responsabilités principales d’assurer la gestion administrative, des ressources humaines, financières et logistiques de MAGNA au niveau de Kananga et du terrain.

Gestion administrative

- Responsable de la bonne gestion du bureau en veillant à la mise en œuvre de l’ensemble des procédures administratives du bureau du projet et de son implantation en province, sur la base des procédures et des exigences administratives et organisationnelles de Magna, en fournissant un support administratif de haut niveau aux membres du projet ainsi qu’aux partenaires.

Gestion financière et comptable :

Assurer la sécurité et disponibilité de la trésorerie :

Suivre la trésorerie disponible, anticiper les besoins pour la journée, semaine et mois (paiements, avances), demander la trésorerie nécessaire pour la journée au Chef de projet/Responsable Admin-Fin

Encodage électronique des données :

A défaut d’avoir connaissance du logiciel SAGA utilisé par MAGNA, la comptabilité peut être clairement présentée dans un fichier Excel et transmise au Responsable Admin-Fin à Kinshasa.

Assurer la comptabilité papier (pièces justificatives):

Pour tous les livres / documents / pièces justificatives gérés directement:

Responsable de la qualité des pièces justificatives: s'assurer qu’elles sont en stricte conformité avec les normes et procédures financières de MAGNA et éligibles

Gestion budgétaire

Suivi budgétaire et financier du projet :
Assurer le suivi budgétaire et financier du projet par ligne budgétaire:
veiller à ce que les dépenses soient en adéquation avec le budget approuvé,
assurer le suivi des contrats et accords relatifs aux partenaires du projet

Gestion logistique

Gestion  des fiches  de suivi de consommation du bureau (eau, électricité, générateur, carburant
Gestion  de l’inventaire des équipements du bureau (mobilier et médical),
Assister le chef de projet dans la préparation logistique de toutes les activités liées au projet : réunions, séminaires, ateliers.
Assurer un processus de sélection des fournisseurs garantissant l’application de normes éthiques et l’ouverture au plus grand nombre, en fonction des besoins identifiés par le personnel MAGNA pour la bonne conduite du projet :

Veiller au respect des procédures d’achats
Gestion des lieux de stockage

Rapportage:

Effectuer des rapports hebdomadaires de qualité, qui seront transmis aux Responsables
Informer immédiatement le(s) Responsable(s) de tout problème rencontré en cours de travail.

Formation :
Diplôme de Licence en sciences commerciales et administratives, en gestion financières ou en sciences économiques. 
Une qualification supplémentaire dans les logiciels comptables tels que SAGA (preferé), BANANA, TONPRO, … et système OHADA.

Expérience :

Expérience en ONGI médicale de 3 ans minimum  dans un poste similaire
Maîtrise des logiciels de gestion, en particulier SAGA.
Expérience dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières
Bonne connaissance des logiciels Excel, Word et des applications Internet.
Expérience dans la gestion d’un projet/programme au sein d’une ONG internationale
Expérience dans la mise en œuvre d’un programme médical et/ou psychosocial de prise en charge des survivant(e)s de violence sexuelles,
Expérience dans le renforcement de capacités (formateur, superviseur,…)

Qualités :

Organisation, aptitudes en renforcement de compétences, aptitude à bien communiquer, flexibilité, discrétion, capacité à travailler sous pression, autonomie, proactivité, dynamisme, anticipation, esprit d’initiative et capacité à travailler en équipe, honnête, transparence et redevabilité ;
Allégeance aux valeurs éthiques de MAGNA ;
Engagement : montre un engagement et une loyauté envers la lission et les objectifs de Magana;
Communication : maintenir un haut niveau de communication aussi bien orale qu'écrite avec le bureau de Kinshasa ainsi que tous les partenaires du projet ; avoir un bon relationnel;
Analyse des problèmes et recherche des solutions;
Créativité : arrive à faire des propositions novatrices sur base du cadre existant, arrive à développer de nouvelle idées;
Faculté d'adaptation : est flexible, arrive à s'adapter lorsque des changements et/ou imprévus le demande
Excellente maîtrise orale et écrite du français et du Tshiluba exigée. L’anglais sera considéré comme un atout important.

5 – CANDIDATURE

Les candidats intéressés doivent envoyer leur dossier au plus tard le 22 octobre 2017 par mail aux deux adresses suivants :

1 - [email protected]  et [email protected] avec comme objet «Kasai offre 003 »

Le contact pour l'entretien sera pris seulement avec les candidats sélectionnés.

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

- le formulaire de demande d'emploi MAGNA signé (disponible selon 2 modalités : 1) au bureau MAGNA Kinshasa, 2) par mail, 3) en ligne au lien suivant https://mon-partage.fr/f/fWYCm3GF/   

- la lettre de motivation (max 1 page)

- le CV détaillé (max 3 pages) contenant seulement les expériences (professionnelles et formatives) en lien avec le poste ou le domaine mentionné et avec trois références professionnelles à contacter (e-mail, numéro de téléphone),

- la copie du diplôme, des attestations de service dûment certifiées par les anciens employeurs ; et des attestations des éventuelles formations en lien avec le poste.

N.B. les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Coordinatrice Opérationnelle

MAGNA RDC

 

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