OIM: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

CANDIDATURES INTERNES & EXTERNES

I. Renseignements sur le poste

Titre: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Grade: G5

Lieu d’affectation: Kalemie, Tanganyika, République démocratique du Congo (DRC)

Tranche d’ancienneté : 4

Famille d’emplois: Administration et Finances

Unité administrative : OIM Kalemie, RDC

Numéro du poste: SVN 2018-06-RDC

Position Classifié: Oui

Soumis à rotation: Non

Durée du contrat: 6 mois avec possibilité d’extension

Sous l’autorité directe de: Chef de sous-bureau

Sous l’autorité générale de: Chef de Mission

Responsabilités de direction: Non

Personnel placé sous son autorité directe: N/A

II. Cadre et champ d’activité organisationnel

Fondée en 1951, l’OIM est la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

Dans l’Est de la République Démocratique du Congo, l’OIM participe à la réponse humanitaire coordonnée dans le contexte des dispositions inter agences et fournit des services à la migration dans les situations d’urgence ou de post-crise et d’autres, le cas échéant pour les besoins des individus, contribuant ainsi à leur protection et résilience.

Dans la Province du Tanganyika, l'OIM aide le Gouvernement à collecter les informations sur les déplacements de population par la DTM ou Matrice de Suivi de Déplacement, et fournit un soutien aux personnes déplacées internes dans les sites ainsi que pour leur retour potentiel.

Sous la supervision générale du chef de mission et la supervision directe du chef de sous bureau, l’Assistant à l’administration et aux finances devra appuyer le sous-bureau dans le cadre de la mise en œuvre des activités de différents projets en place en vue d’une bonne réalisation des objectifs recherchés.

III. Attributions et responsabilités

Assister dans le contrôle et le monitoring des activités financières des projets ;
Rédiger le cash book du projet ;
Effectuer les paiements après vérification que tous documents financières soient validés par les services concernées ;
Contrôler avant enregistrement, que les justificatifs et pièces comptables soient conformes aux procédures OIM et en assurer un correct classement ;
Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité ;
Collaborer avec les gestionnaires de projet et du bureau de l'OIM Kinshasa dans la préparation de rapports financiers et l'analyse des résultats financiers ;
Faire le suivi des avances données aux partenaires ainsi que de prestataires de services sur le terrain ;
Assurer le briefing et l’orientation du nouveau personnel, experts et consultants sur les règles et procédures financières et administratives de l’OIM ;
Encoder les paiements, les entrées dans le système comptable ;
Vérifier les soldes en caisse quotidiennement et signaler tout écart à son responsable hiérarchique ;
Superviser la réconciliation des achats / paiements ;
Assurer la sécurisation des avances d’argent sous sa responsabilité ;
Faire le suivi budgétaire de projets exécutés par le sous-bureau ;
Vérifier que toutes les procédures financières sont suivies et permette un contrôle interne en place. Proposer des solutions pour remédier aux insuffisances constatées ;
Exécuter toutes autres tâches assignées par le Chef de sous bureau.
 

IV. Compétences

Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes :

Compétences comportementales

Redevabilité

Assume la responsabilité d’une action posée et gère les critiques constructives.

Orientation du client

Travaille de manière efficace avec les parties prenantes et autres.

Apprentissage continu

Favorise un climat d’apprentissage continu pour soi-même et pour les autres collègues ;

Communication

Ecoute et communique de manière claire en adaptant son discours à l’audience

Initiative et créativité

Cherche activement des nouvelles voies/issues en vue d’améliorer les programmes/services ;

Leadership et négociation

Développe des partenariats efficaces avec des parties prenantes internes et externes ;

Gestion de la Performance

Identifie les moyens et met en œuvre des actions pour améliorer les performances de soi et des autres.

Planification et organisation

Planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans son domaine de responsabilité ;

Professionnalisme

Fait preuve de la maitrise du sujet/domaine ;

Travail d’équipe

Contribue activement à un environnement d'équipe efficace, collégial et agréable ; intégre les besoins, les préoccupations et les perspectives liés au genre et favorise l’égalité des sexes

Connaissance de la technologie

Identifie et préconise des solutions technologiques pertinentes

Mobilisation de ressources

Travaille avec les acteurs internes et externes afin de répondre aux besoins de l’OIM 

Compétences techniques

Avoir des connaissances pertinentes dans le domaine financier ;
Développer et suivre les procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude et la mauvaise gestion ;
Veiller à l’application des politiques et directives financières de l’OIM 
Appliquer efficacement les connaissances de différentes disciplines financières dans la gestion et la supervision de travail personnel 
Etre capable de plaider pour l'intégration des considérations financières dans les processus et procédures de l’organisation

V. Etudes et experience

Un diplôme universitaire en Sciences commerciales ou dans un domaine similaire avec deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine pertinent
Ou un diplôme d’études secondaires avec au moins quatre ans d’expérience professionnelle dans un domaine pertinent
Connaissance approfondie de l’administration, des RH et de la gestion financière ;
Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point).

VI. Langues

Obligatoires:  Français

Recommandées

Anglais
Autres langues locales

L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.

Les candidatures (PHF de l’OIM ou P11 et une lettre de motivation, dactylographiée, copies de diplôme et attestations de fin de service) peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected] au plus tard le 19 février 2018, en indiquant la référence : SVN 2018-06-RDC.

Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.

 

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