PATH : assistant (e) Administratif(ve)

PATH est une organisation internationale dont la mission est de sauver des vies et d’améliorer la santé principalement chez les femmes et les enfants grâce au développement de nouvelles technologies. Nous accélérons les innovations dans 5 domaines – les vaccins, les médicaments, les diagnostics, les dispositifs médicaux et les innovations dans les systèmes et les services – mettant à profit notre vision d'entreprise, notre expertise en sciences et en santé publique, et notre passion pour l'équité dans la santé. En mobilisant des partenaires dans le monde entier, nous étendons la portée des innovations en travaillant de concert avec des pays principalement asiatiques et africains désireux de résoudre leurs problèmes sanitaires majeurs. Ensemble, nous obtenons des résultats concrets qui brisent le cycle de la maladie. Pour en savoir plus: www.path.org.

C’est pour répondre à la charge croissante de travail qui accompagne le développement des activités de Provic+ dans le Katanga que s’inscrit l’embauche d’un(e) assistant (e) Administratif(ve) pour accompagner les collaborateurs dans les taches inhérentes à ses fonctions . Ce poste reportera au Coordinateur régional de PROVIC+ basé à Lubumbashi, au bureau de PATH.

Responsabilités:

         Assist with all correspondence and document preparation under the project which includes typing, editing, formatting, proof reading, distributing, and filing correspondence, reports, and other project-related documents.

         Provide logistical support to visitors and arrange travel, hotel, and ground transport bookings for employees and visitors

         Provide administrative support to employees when required, including the Country Program Leader

         Complete travel documentation per PATH Policy.

         Manage invitation letters and confirmations and coordinate internal meetings.

         Maintain office stationery, supplies, and equipment and assist with the upkeep of the office library.

         Maintain the reception area, meeting rooms, store room and assist in ensuring that these areas (including the kitchen) are appropriately cleaned and maintained

         Facilitate office repairs and perform minor maintenance checks related to copy machines, phone, and voicemail systems.

Compétences Requises:

         Maîtriser des connaissances de base variées : techniques de secrétariat, outils bureautiques, utilisation d’Internet et d’Intranet, classement et archivage, bases de la comptabilité/gestion, règles de l’expression écrite…

         Maîtriser les techniques de communication téléphonique

         Maîtriser les bases d’une communication orale efficace

         Etre capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes

         Connaître l’organisation interne de l’entreprise et ses circuits d’information

         Connaître les informations utiles au public

         Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’entreprise.

         Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire

         Connaissance de l’environnement des Organisations Non Gouvernementales

         Etre capable de parler une langue locale (Swahili)

         Bonne maitrise de l’anglais et du Français

Expérience requise :

Un diplôme dans un domaine connexe, avec une expérience de 3 à 5 ans  dans les ONG directement liées au soutien administratif, y compris l'utilisation du matériel bureautique  tels que: les systèmes PBX de téléphone, la copie, la numérisation, la télécopie ; ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience.

Date limite des dépôts de candidatures : Mardi 26 Avril 2016

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