Employeur: UICN
Date de publication: 20/07/2010
Date de clôture: 31/08/2010
Lieu d’affectation: Kinshasa
Type de contrat: Contrat à durée déterminée
Description du poste: Département / Unité: Finance Administration
Ligne de supervision directe: Chef de Programme
2ème ligne de supervision: Chef Régional Administration et Finance
Pourcentage de temps: 100%
Groupe de fonction: P1
Responsabilités générales:
- Tenir un système comptable conforme aux procédures de l’UICN ;
- Assurer les tâches comptables spécifiques du bureau UICN RDC, y compris le suivi de la comptabilité des projets ;
- Veiller à la saisie régulière, des données dans le Sun System du bureau UICN RDC ;
- Participer activement à la formation continue des collaborateurs directs selon les besoins et de manière à leur permettre une bonne compréhension des états financiers mis à leur disposition;
- Assurer l’administration du personnel.
Tâches spécifique
Comptabilité/établissement de rapports :
- Imputer, approuver et comptabiliser toutes les écritures comptables mises dans SUN;
- Signer les bons de commandes à transmettre aux fournisseurs sur la base de la demande d’achat approuvée par qui de droit;
- Autoriser le réapprovisionnement de la petite caisse;
- Revue et approbation de la situation des immobilisations à sortir du patrimoine avant transmission au CP;
- Transmettre mensuellement au bureau régional le back up de SUN du bureau UICN RDC;
- Effectuer une analyse (réconciliation) mensuelle de tous les comptes de bilan dans le Grand Livre et tenir un registre sur fichier;
- Effectuer une réconciliation complète des comptes au 30/06 et 31/12;
- Fournir des rapports mensuels de transaction aux chefs de projets, coordinateur ou chargés de programmes concernés;
- Faire et faire approuver le rapprochement bancaire et PV de caisse mensuellement par CP;
- Procéder à la finalisation des comptes de fin d’année selon les instructions reçues du Siège et les orientations du Head of Finances;
- Faire le classement et l’archivage du service administratif et financier du bureau UICN RDC;
- En concertation avec les Chefs de Programme/projets concernés, superviser la facturation mensuelle des staff time (à partir des time sheet remplis par les intervenants), et Overheads des projets (à partir des conventions ou IA) dont la comptabilité est suivi à partie du bureau UICN RDC.
Planification et Contrôle Financiers
- Suivre régulièrement la situation financière de tous les projets du bureau UICN RDC selon le budget approuvé. Discuter les problèmes potentiels avec le CP, le département de l’Administration et des Finances du bureau régional; porter tout problème potentiel ou réel à l’attention du CP et/ou du Chef Régional des Finances.
Gestion de la Trésorerie
- Préparer, sous la supervision du CP et du Chef Régional de l’Administration et des Finances,un plan de trésorerie du bureau UICN RDC;
- Gérer les liquidités (les caisses et les comptes bancaires) du bureau UICN RDC et des projets conformément au système de contrôle interne ;
- Mettre en place un plan de trésorerie ;
- Contribuer à améliorer le système et les procédures de renforcement des contrôles.
Directives et Procédures supplémentaires relatives à des Tâches Spécifiques
Paiements
Autoriser les paiements et vérifier le solde, les numéros des projets à imputer et les lignes budgétaires pour s’assurer que toutes les transactions seront correctement enregistrées pour les projets ;
- S’assurer de la correcte imputation comptable des paiements sur les documents et dans le système ;
- S’assurer que la documentation relative aux paiements est dûment approuvée par le Chargé de programme ou le Chef de projet compétent.
Comptabilité Sun System
- Vérifier les journaux de saisie avant validation ;
- Transmettre au CP le rapprochement des comptes courants entre le BR et les autres unités au plus tard le 10 du mois suivant ;
- Transmettre au CP les rapprochements bancaires au plus tard le 10 du mois suivant ;
- Transmettre sur demande du CP ou tout autre responsable du bureau régional les explications et justificatifs sur le solde de tout compte venant du SUN.
Petite Caisse
- Superviser la tenue de la petite caisse, en conformité avec les règles et procédures de l’UICN.
Administration du personnel
- Apporter un appui dans le processus de recrutement du personnel;
- Apporter un appui dans la coordination du processus d’évaluation des performances et veiller au classement des copies des formulaires dans les dossiers individuels du personnel;
- Tenir à jour les dossiers du personnel à travers un classement rigoureux
- Préparer les documents requis lors des prises de service, des promotions, des nominations, des affectations, des absences, des départs etc.
- Aider à la mise à jour des termes de références;
- Aider à l’établissement ou la mise à jour des données statistiques du personnel;
- Tenir à jour la situation des congés de l’ensemble des membres du personnel du bureau régional;
- Tenir le personnel régulièrement informé de leur situation de congé (au moins deux fois dans l’année);
- Valider les reliquats de congé du personnel;
- Etablir les attestations de congé;
- Veiller à l’établissement de la paie et contrôle des états de salaire avant imputation;
- Dispatching et classement des états et bulletins de paie;
- Préparation et règlement des déclarations fiscales et sociales obligatoires
- Déclaration d’emploi d’un travailleur non encore immatriculé;
- Etablissement et transmission de bulletin d’entrée et de sortie à la caisse de sécurité sociale (cas de recrutement ou de départ d’un travailleur déjà immatriculé);
- Faire toute autre formalité requise auprès des services administratifs pour le personnel étranger travaillant au Bureau de l’UICN en RDC.
Autres :
- Assurer toutes autres tâches ponctuelles à la demande de son supérieur hiérarchique
Profil et qualifications
- Avoir un diplôme de l’enseignement supérieur (Bac + 3) en finance comptabilité
- Avoir au moins 5 ans d’expériences pertinentes dans le domaine
- Très grande capacité de synthèse et excellente capacité de restitution de rapports financiers
- Avoir une expérience prouvée en matière de gestion administratif du personnel
- Capacité de travail en équipe ;
- Très bonne capacité de communication écrite et orale
- Autonomie dans le travail et aptitude au travail en équipe multiculturelle ;
- Excellente maîtrise du français ; la connaissance de l’anglais est un atout ;
- Connaissance des logiciels de bureautique et de communication (Word, Excel, etc.)
- Etre d’une grande disponibilité ;
- Savoir gérer le stress ;
- Haut degré d’initiative et motivation personnelle
Comment postuler?
Les candidat(e)s intéressé(e)s, possédant les qualifications requises, sont prié(e)s de soumettre leurs dossiers : (curriculum vitae, accompagné du formulaire de candidature UICN (Télécharger ici); d’une lettre de motivation; des noms et adresses de trois personnes de référence, y compris ceux d’un employeur récent), par e-mail de préférence, à l’adresse suivante :
Chef Régional Ressources Humaines,
UICN – PACO, 01 BP 1618 Ouagadougou 01, Burkina Faso
Tél. (++226) 50 36 49 79/76 ; Fax (++226) 50 36 49 84 ; Email : [email protected]
