Employeur: Fao
Date de publication: 23/11/2010
Date de clôture: 29/11/2010
Lieu d’affectation: Kinshasa (RDC)
Description du poste:
Classe: G-6
Attributions et responsabilités
Sous la supervision générale du Représentant, l’Assistant (e) de Direction aura à exercer les fonctions ci-après:
- Prendre les rendez-vous du Représentant et tenir à jour son emploi du temps, reçevoir les visiteurs de haut rang, effectuer et filtrer les communications téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion;
- Préparer les documents d’information utilisés par le Représentant dans ses déplacements officiels ou à l’occasion de réunions spéciales;
- S’occuper des questions de protocole et, à ce titre: a) organiser les réunions avec de hautes personnalités et b) assurer la préparation des réceptions officielles données par le Représentant;
- Participer à l’organisation et à la préparation des réunions du personnel ou des réunions spéciales et prendre des notes ou rédiger des minutes;
- Effectuer des traductions non officielles et faire, le cas échéant, office d’ interprète;
- Recevoir, trier, enregistrer et acheminer la correspondance, y joindre les informations de base nécessaires et en assurer le suivi;
- Assurer le suivi des échéances des dossiers à traiter auprès du superviseur et des fonctionnaires et veiller au respect des délais prescrits ;
- Rechercher, sélectionner et résumer des informations;
- Coordonner les services de secrétariat du Bureau, assigner des tâches particulières aux autres secrétaires et vérifier la correspondance qui doit être signée par le Représentant. Mettre au courant les nouveaux secrétaires et assurer leur formation; conseiller les autres secrétaires sur les méthodes de travail;
- Rédiger la correspondance qui ne porte pas sur les questions de fond et en assurer le suivi;
- Prendre des notes sur différents sujets et les transcrire en veillant à ce que I’orthographe, la ponctuation et la présentation soient correctes. Saisir la correspondance, les documents et les rapports, etc, dont une partie est hautement confidentielle;
- Tenir les dossiers relatifs à l’activité du Bureau ainsi que les dossiers confidentiels et généraux; assurer le contrôle des archives et des dossiers ;
- Tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, hautes personnalités gouvernementales et membres du corps diplomatique;
- Prendre les dispositions relatives aux déplacements du Représentant et assurer la liaison avec les autres services;
- Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être assignée.
Qualifications et compétences requises
- Connaissances et aptitudes: Diplôme de fin d’études secondaires, complété par une formation supérieure en secrétariat de direction ou dans un domaine équivalent, avec connaissance approfondie des méthodes de secrétariat modernes
- Six à sept ans d’expérience des travaux de secrétariat, dont une partie en tant que Assistant (e) de direction, de préférence dans une agence du Système des Nation Unies.
- Connaissances linguistiques: Excellente connaissance du français; très bon niveau de l’anglais.
Contacts professionnels
- Contacts fréquents avec des responsables de l’intérieur et de l’extérieur, souvent de rang très élevé.
Application de directives
- Manuel de correspondance, procédures et pratiques administratives, manuels relatifs à l’emploi du matériel,
- Les activités non visées par des directives exigent que l’intéressé(e) fasse preuve d’initiative et d’autonomie;
- Les tâches ordinaires exigent qu’il (elle) interprète les directives et les pratiques établies.
Fonctions de supervision et d’encadrement
- Coordonner les services de secrétariat et encadre des fonctionnaires de rang inférieur.
Comment postuler?
Les candidatures sont à déposer, au plus tard le lundi 29 novembre 2010 à 16 heures, au Bureau de Représentation de la FAO en RDC, sis Boulevard du 30 Juin N° 936, Commune de la Gombe, ou par voie électronique à l’adresse suivante : [email protected][email protected] adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. . L’objet du courrier devra obligatoirement être : Poste d’Assistant (e) de Direction.
