- Lieu d’affectation: Kinshasa
- Durée du Contrat: 12 mois avec possibilité de renouvellement
- Saliare: Entre $22,830USD et $30,821USD brut par an plus autres bénéfices compétitifs
- Note: Ce poste est ouvert aux candidats de nationalité congolaise (RDC) seulement. Veuillez indiquer le numéro de votre carte d’identité ou de votre passeport dans le CV.
But du Poste: Gérer efficacement l’équipe de l’administration, en assurant que tous les arrangements liés aux voyages des employés d’Oxfam et ses visiteurs sont traités a temps et communiqués convenablement aux concernés. Apporter aussi un appui a tout le programme au niveau national dans la gestion des visas et négociations des contrats administratifs externes lorsque c’est nécessaire. Supervision de l’entretien du bureau de Kinshasa.
Le titulaire du poste rapporte à:
- Directeur/trice National(e) des Services de Soutien .
- Staff qui rapporte à ce poste: Administrateur des voyages.
Responsabilité budgétaire: Aucune, mais conseille l’équipe de gestion sur les priorités en achat/renouvellement des équipements et services nécessaires dans le domaine ICT.
RESPONSABILITES PRINCIPALES
Administration légale
- Suivre tous les accords/conventions légaux(les) signés entre Oxfam GB et le Gouvernement Congolais (arrêtés, accords, certificats, etc) et s’assurer de leur conformité légale (dates d’expiration, etc);
- Façonner/bâtir et maintenir des liens forts avec les autorités administratives au niveau de Kinshasa, assurer le suivi des changements dans les politiques et les procédures qu’il faudra par la suite communiquer aux équipes d’Oxfam GB selon que c’est approprié.
- Travailler étroitement avec les Conseillers juridiques (Avocats) d’Oxfam GB afin d’assurer la conformité légale et minimiser les risque légaux à celle-ci;
- Produire et mettre à jour par écrit, les politiques et procédures administratives d’Oxfam GB en République Démocratique du Congo.
Voyages - Résolution de problèmes liés au transport du personnel Oxfam GB à travers la RDC;
- Assurer une supervision efficace de l’Administrateur des voyages basée à Goma.
Visas
- Superviser l’Administrateur des voyages afin d’assurer que les documents d’appui pour l’obtention des visas en RD Congo en faveur du personnel international (expatrié) et visiteurs sont établis et fournis à temps (lettres d’invitation, etc.);
- Responsabilité de suivre tous les visas à travers la RDC et assurer leur conformité légale (dates d’expiration, type de visa demandé, etc);
- Assurer les demandes pour tous les visas nécessaires à travers la RDC (visa d’établissement, visa entrée-sortie, etc) et faciliter la demande de visa pour le Rwanda ;
- Travailler étroitement avec la DGM à Kinshasa, requérir les informations nécessaires actualisées comme demandé par les équipes d’Oxfam GB;
- Produire et mettre à jour par écrit, les politiques et procédures sur le visa à travers Oxfam GB en République Démocratique du Congo;
Entretien du bureau
- Identification et responsabilité à demander les actifs (objets de valeur) pour tout le bureau;
Santé et Sécurité
- Servir de point focal pour toutes les questions liées à la santé et à la sécurité (H&S) au niveau du bureau de Kinshasa, produire un rapport mensuel sur la santé et sécurité en coordination avec tous les bureaux de terrain;
- Responsabilité à analyser le risque (Santé & sécurité) sur les nouvelles propriétés et au sein des environnements du travail existants;
Administration générale
- Gestion des contrats de maisons de passage, bureau et hôtels;
- Gestion de l’appui à toute l’équipe de l’administration à travers la RDC;
- Production et mise à jour des politiques et procédures autour de l’administration partout dans Oxfam RDC;
- Contribuer à fournir les intrants relatifs aux lignes administrative lors de l’élaboration des budgets annuels;
- Organiser la formation et appuyer les autres membres de l’équipe de l’administration à couvrir les périodes d’absence;
APTIUDES ET COMPETENCES
- Très bonne connaissance et expérience auprès ou avec les services gouvernementaux (particulièrement la DGM, DGDA, etc..);
- Expérience approfondie et habileté à entretenir des relations en interne ainsi qu’en externe avec les autorités congolaises et autres organisations partenaires (ONGIs, Agences Onusiennes, etc);
- Un parcours/formation ou qualification juridique serait un avantage;
- Disposer d’une expérience confirmée de cette fonction dans la gestion de service d’appui au sein d’une organisation similaire;
- Capacité à parler et écrire très bien le Français avec un bon niveau d’Anglais parlé et écrit;
- Habilité à établir la priorité dans une grande charge horaire afin d’atteindre les résultats;
- Jouir d’une organisation individuelle avec l’habileté d’exécuter logiquement et efficacement les taches;
- Disposer des capacités de gestion des personnes;
- Grandes capacités à influencer et à négocier; Jouir d’une grande initiative et motivation avec l’habileté de trouver d’ingénieuses solutions aux problèmes;
- Capacités effectives de déléguer;
- Etre capable de communiquer clairement à travers les e-mails à une sphère étendue des gens;
- Disposer des connaissances en Technologie de l’Information avec une capacité prouvée d’utilisation efficace de l’e-mail et des produits Microsoft ;
- Avoir un bon esprit d’équipe et être capable de bâtir d’étroites relations avec les individus à l’intérieur comme à l’extérieur d’Oxfam;
Ceci est une opportunité pour un(e) professionnel(le) exceptionnel(le), dévoué(e) et extrêmement motivé(e) avec un engagement fort au profit des valeurs et convictions d’Oxfam. Si vous pensez être la personne que nous recherchons postulez en ligne sur le site www.oxfam.org.uk/jobs en utilisant la référence REF INT4521. La date limite de dépôt des candidatures est le 9 mail 2011.
Chez Oxfam, on s’engage à assurer la diversité et l’égalité des sexes ; nous encourageons vivement les candidatures de femmes et de groupes sous-représentés.
