- Titre du Poste: responsable de base
- Lieu: Makanza (Equateur)
- Mission de Oxfam GB: travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance.
- But du poste : gérer le bureau en matière des ressources humaines, des finances et la Logistique.
- Grade : C2 – National
- Salaire annuel brut : 22 830 $
Structure du Poste
Rapporte à
- Responsable direct : Programme Manager
- Rapports hebdomadaire a : Programme Manager
Staff qui rapporte à ce poste
- Staff Makanza
Responsabilité budgétaire
- Possible responsabilité jusqu’à un maximum de $10,000 : à être défini avec le Programme Manager.
- Durée du contrat: 12 mois avec possibilité de renouvellement en fonction de la disponibilité budgétaire.
Responsabilités principales
Gestion des ressources humaines
- Assurer le processus de recrutement
- Elaborer les contrats des nouveaux employés ainsi que les avenants si nécessaires
- Organiser l’induction des nouveaux arrivés
- Informer clairement le personnel de tout changement lié aux ressources humaines
- Mettre à jour les fichiers des agents et en assurer un classement efficace
- Gérer la situation des congés, toil et autres
- Gestion Administrative
- Entreprendre toutes les démarches administratives du bureau d’Oxfam GB Makanza en RDC
- Mettre à jour tous les documents faisant état de l’enregistrement et reconnaissance d’Oxfam GB à Makanza
- Etre le point focal d’Oxfam GB auprès des entités administratives et fiscales telles que l’OFIDA, la DGI, la DGM ainsi que les services tels que les centres médicaux etc ………
Gestion du bureau
- Appuyer la logistique dans l’organisation des voyages de service du staff à travers le bureaux de Mbandaka ou ailleurs dans le district de Makanza
- Assurer le suivi d’expédition des pouch et autres courriers en concertation avec la logistique.
- Organiser le protocole pour les visiteurs et assurer leur hébergement en concertation avec la logistique
- En collaboration avec la logistique, suivre la maintenance et l’approvisionnement du guest house et du bureau.
Finances
- Assurer la comptabilité et la trésorerie du programme ;
- Assister à la préparation du budget et veiller à une bonne gestion des allocations conformément aux procédures financières d ‘Oxfam GB à travers un monitoring régulier des divers budgets;
- Préparer les rapports à transmettre aux bailleurs des fonds, les soumettre à l’approbation du Chef de Programmes et les transmettre au Comptable Itinérant.
- Assurer la disponibilité et la sécurité de toutes les pièces justificatives.
- Assurer la disponibilité et la sécurité des fonds
- Vérifier des documents financiers tout pertinents y compris les demandes de paiement en assurant que toutes les pièces justificatives sont disponibles avant d’être approuvés par les Responsables de programmes
- Maintenir un système du paiement effectif pour assurer le meilleur support possible en vue du bon fonctionnement des programmes.
- Maintenir tous les livres de comptes y compris cashbook et bankbooks en assurant la meilleure qualité selon les procédures Oxfam GB.
- Apporter l`appui financier nécessaire aux responsables de budgets selon les besoins,
- A partir des informations reçues des différents départements, préparer la demande mensuelle des fonds (Top Up) et envoyer au Finance Officer a Mbandaka au plus tard le 23 de chaque mois.
- Etre responsable de la disponibilité et de la sécurité des fonds et assurer que toutes les transactions financières sont faites dans le délai.
- Assurer le paiement régulier des fournisseurs, des taxes et impôts dans le délai requis par la loi congolaise.
- Assurer toutes autres responsabilités sur demande du chef de Bureau de Kinshasa.
Aptitudes et compétences
- Des qualités excellentes de gestion et motivation du personnel
- Expérience prouvée en gestion de bureau
- Une aptitude prouvée de gestion financière
- Une connaissance de la logistique ainsi qu’une habilite pratique de gestion
- Allure excellente de représentation
- Connaissance du contexte administratif de la RDC
- Bon esprit d’équipe
- Capable de travailler en anglais et une maitrise excellente du français (écrit et oral)
- Intérêt avec les objectifs d’Oxfam GB ainsi qu’un engagement envers les valeurs du genre et diversité
Contenu du dossier
- Une lettre d’une page (maximum) qui explique vos motivations à travailler avec
- Oxfam GB dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre.
- Un CV à jour (maximum trois pages) qui relève les connaissances et expériences liées au poste.
- Trois références professionnelles pour besoin de témoignage.
- Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Les candidatures (lettre et CV) peuvent être Déposées au Bureau d’Oxfam GB, Bâtiment Chanimétal 2ème étage sis avenue Colonel Mondjiba n°1527, Commune de Ngaliema a Kinshasa au plus tard le 07 mai 2011 à 15H30 ou sis avenue Congo n°37 Commune de Mbandaka Ville ou encore à l’adresse e-mail [email protected] avant la date susmentionnée.
Seuls les candidats présélectionnés seront conta
