AVIS DE RECRUTEMENT
TITLE : Assistant Administratif
BAND : 4
REPORTS TO: Operations Manager
LOCATION : Kinshasa, DR Congo
Responsabilités Générales:
L’assistant Administratif est chargé de fournir un soutien administratif et organisationnel à l’Unité d’Operations à Kinshasa. Il / elle travaille en étroite collaboration avec le Responsable des opérations pour fournir des fonctions administratives à l’appui de la mise en œuvre opportune et efficace de la portée technique du projet de travail et à s’assurer que les projets et les activités reçoivent l’assistance requise tel que décrit ci-dessous.
Responsabilités particulières:
1. Enregistrer et assurer le monitoring des Purchase Request.
2. Assurer un meilleur classement des dossiers procurement régulièrement clôturés
3. Fournir un soutien administratif lié au procurement (réception Purchase Request, impression des Purchase Request et documents y relatifs, assurer une première analyse (contrôle check list) et conseiller utilement l’émetteur du Purchase Request)
4. Assurer l’EPLS CHECK
5. Suivre les exonérations
6. Vérifier les documents d’achats avant envoi vers les Finances pour paiement
7. Assurer la relation Operations/Finances sur les dossiers de paiement
8. Créer des classeurs nécessaires
9. Tenir un bon classement des Purchase Request et documents connexes
10. Etablir un classement cohérent des différents dossiers d’activités du service
11. Rapporter mensuellement sur les Purchase Request
12. Assurer la préparation matérielle des réunions de l’Unité Operations, rédiger les Procès-verbaux et en assurant la distribution.
13. Avec l’aide et la supervision du directeur des opérations de développer un système de classement pour les rapports de projet
14. Fournir le soutien pour la rédaction des correspondances de l’Unité Opération.
15. S’acquitter d’autres tâches de secrétariat technique de l’Unité et de bureau au besoin.
16. Assumer divers intérim au sein de l’Unité selon le besoin
QUALIFICATIONS:
1. Diplôme universitaire préféré
2. Une expérience significative de l’Administration liée a la logistique et les tâches de secrétariat.
3. Solides compétences organisationnelles et l’attention aux détails.
4. Les compétences en informatique, notamment maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).
5. Créativité, flexibilité, un jugement sain, et sa capacité à prendre des initiatives et mener à bien le travail de façon indépendante.
6. Bonnes aptitudes de communication.
7. Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude démontrée à interagir de façon professionnelle avec le personnel culturellement diversifié et des consultants.
8. Maîtrise du français, fortement préférée.
Pour postuler à ce poste, prière soumettre votre CV accompagné d’une lettre de motivation pour le poste sur le site web de MSH : https://jobs-msh.icims.com (prière de noter que le site et les instructions sont disponibles en anglais seulement).
La date limite de soumission des candidatures est fixée au 03 Septembre 2013 à 17 H30. Aucune candidature ne sera acceptée après ce délai sur le site web
Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color , religion, sex, sexual orientation, age, national origin, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of the US Armed Forces.
