Offre d’emploi
Coordonnateur des Approvisionnement et opérations – RD Congo
Women for Women International (WfWI) offre aux femmes victimes de la guerre civile et d’autres conflits avec les outils et les ressources nécessaires pour aller de la crise et de la pauvreté à la stabilité, l’autosuffisance et la citoyenneté active, ce qui favorise les sociétés civiles viables. WfWI a une opportunité immédiate pour un Coordonnateur d’approvisionnement et des opérations expérimenté pour notre programme Pays de la République démocratique du Congo. Le poste sera situé à Bukavu avec voyages aux bureaux hors Siège dans les provinces du Nord et du Sud Kivu.
Le coordonnateur de L’approvisionnement et des opérations (P & OC) est chargé de veiller à ce que les Marchés RDC, la logistique, l’informatique et les fonctions de sécurité de Women for Women International sont effectuées conformément aux directives et procédures organisationnelles.
Principales fonctions et responsabilités:
Approvisionnement
1 Assurez-vous que tous les marchés publics sont conformes aux politiques standards, des lignes directrices et des procédures de Women for Women International (WfWI) et les exigences des bailleurs de fonds spécifiques le cas échéant.
2. Superviser l’identification des sources de fournitures et de services, envoyer des demandes de devis et de fournir une analyse complète des prix comparatifs pour approbation par le personnel autorisé.
3 Pour les gros achats ou des services spécialisés / (intégrant notamment le conseil et les services externalisés), de coordonner un processus transparent d’appel d’offres, y compris la préparation des documents de soumission des offres et les horaires d’appel d’offres, et fournir au comité de sélection des offres avec des informations et des critères précis et en temps opportun sur base de laquelle la décision sera fondée.
4. Superviser l’utilisation correcte des documents d’approvisionnement à travers tous les processus d’approvisionnement.
5 Assurer la liaison avec l’unité informatique au siège pour l’achat de matériel informatique / IT.
6 Assurer la liaison avec le programme et le personnel de finance pour confirmer la disponibilité du budget pour tous les achats.
7. Travailler en étroite collaboration avec le personnel du programme dans les bureaux de Bukavu et sur le terrain pour développer et mettre en œuvre des plans d’approvisionnement trimestriels, conformément aux plans d’activités de projet, les échéanciers et les budgets.
8. Préparer et entretenir un rapport Suivi de commande bi-hebdomadaire de toutes les demandes en suspens, indiquant l’état actuel des éléments et la date à laquelle ils sont censés être fournis pour les projets.
9. Participer à l’élaboration du budget pour assurer la cohérence et la précision dans la projection des prix et le volume des fournitures et matériaux nécessaires estimés.
10. Mener des études de marché régulières sur les prix.
11. Développer et maintenir une base de données pour les fournisseurs / vendeurs à titre de référence.
12. Développer et maintenir une fiche de suivi du contrat qui suit tous les types de fournitures / contrats de services pour s’assurer que les paiements en temps opportun, les renouvellements, modifications, etc, si nécessaire.
13. Responsable de l’assurance de l’approvisionnement et veiller à ce que Women for Women International obtient «value for money» dans toutes ses achats / services.
14. Coordonner avec les principaux fournisseurs de services à des conditions d’engagement et les moyens d’améliorer la prestation de services.
Transport / gestion de flotte
1. Coordonner toutes les procédures relatives au transport et à la livraison des marchandises à des sites, y compris le dédouanement, le transport et la manutention du fret du projet.
2. Assurez-vous que l’achat et la réparation des véhicules est effectuée conformément aux procédures établies et les exigences des bailleurs de fonds.
3. Coordonner avec le responsable de Transport et s’assurer que les documents du véhicule et la couverture d’assurance est mariné et mise à jour à la date.
4. Travailler en étroite collaboration avec les équipes du Programme de planifier les besoins de transport chaque semaine à l’avance.
5. Superviser tous les Chauffeurs, y compris la revue régulière de la performance et les questions administratives relatives au temps et à la présence.
Asset Management
1. Elaborer et surveiller un registre des actifs (biens) centralisée pour WfWI RDC d’assurer une information rapide et précise sur tous les actifs (Biens) à tout moment, y compris l’attribution de numéros d’inventaire à de nouveaux éléments lors de l’achat, le suivi du mouvement / affectation des articles aux particuliers et aux bureaux sur le terrain, la situation d’actifs (biens), cession d’actifs (biens), etc.
2. assurer la livraison rapide et efficace des actifs (biens) sur les sites de terrain.
3. Superviser l’assurance en temps opportun et précis de tous les actifs et les biens, grâce à la gestion des contrats d’assurance annuelle.
4 Assurez-vous que la cession d’actifs obsolètes ou endommagés est dûment approuvées et documenté, et que toute cession d’actifs est réalisée par un processus d’appel d’offres de publicité.
Gestion des stocks
1. Superviser la gestion de magasins dans le bureau avec un système de suivi efficace pour le suivi des niveaux de stocks afin de s’assurer qu’aucune interruption de l’approvisionnement se produit et que les stocks se reconstituer si nécessaire.
2 Responsable de la gestion des stocks appropriée et garanties préventives pour prévenir contre la perte, les dommages ou le vol de stock.
3. conduire la vérification de l’inventaire périodique de tous les stocks et au moins une vérification physique des stocks par an; mettre à jour les dossiers d’achat d’actions en conséquence.
4 Surveiller que tous les biens reçus par WfWI en RDC sont enregistrées, conservées et attribués conformément aux procédures établies.
5 S’assurer que les alimentations redondantes / obsolètes sont identifiés et recommandés pour l’élimination, le cas échéant et conformément aux procédures établies.
Communications (y compris informatique)
1 Coordonner les communications WfWI RDC et des systèmes informatiques, de la supervision du Consultant informatique pour s’assurer que tous les bureaux ont les moyens appropriés et fiables de communication.
2 Assurer la normalisation de tous les équipements et les procédures (fourniture de services Internet et de protocole d’utilisation, les téléphones cellulaires et satellitaires, radios HF / VHF, etc) dans l’ensemble des bureaux WfWI RDC communication.
3 S’assurer de la conformité du personnel local avec les politiques d’utilisation de l’informatique.
4. Coordonner le remplacement périodique et la mise à niveau des ordinateurs, des serveurs, des réseaux et des équipements de communication, conformément aux directives de l’administration centrale.
Sécurité
1. Développer, mettre en œuvre et maintenir une gestion de la sécurité et de plan d’urgence pour le bureau de pays WfWI RDC, en étroite collaboration avec le HR & Operations Manager et le Directeur Pays. Assurez-vous que ce plan est intégré et adapté de manière appropriée à des sous bureaux et liée de manière opérationnelle à des sites de formation.
2. S’assurer que les plans sont en place pour atténuer les risques de sécurité à WfWI RDC personnel et de formation des participants ainsi que des actifs de bureaux et des biens.
3. Servir de point focal de sécurité pour le bureau de Bukavu, développer et maintenir des relations avec les points focaux de sécurité à d’autres ONG et l’ONU et de maintenir un contact étroit avec les points focaux de sécurité WfWI dans les bureaux sur le terrain pour surveiller la situation de sécurité et des mises à jour de sécurité pour la gestion, selon les besoins.
4. réseau avec d’autres organisations pour obtenir des mises à jour de sécurité et de rester informé des meilleures pratiques en matière de gestion de la sécurité.
5. Assurez-vous que tout le personnel et les visiteurs sont informés sur le protocole et les procédures de sécurité.
6. Gérer les contrats de services de sécurité externalisés.
7. Gérer les services de sécurité de bureau pour les agents de sécurité privés et WfWI assurant une couverture de 24 heures de sécurité pour toutes les installations de bureau en RDC.
Gestion Générale:
1 Le P & OC doivent également faire des recommandations pour des améliorations aux politiques et procédures pour créer l’efficacité opérationnelle.
2 P & OC devra participer à l’élaboration de la stratégie et de la planification opérationnelle annuelle du bureau de pays.
Divers Logistique / Tâches administratives
1. Superviser un système de classement efficace de toute la logistique formulaires, les dossiers, offres de prix, des contrats de fournisseurs et de services, etc
2. responsable du soutien logistique aux bureaux extérieurs, selon les besoins, y compris la logistique renforcement des capacités de l’ensemble du personnel.
3 Gérer tous les baux et contrats de location-propriété pour tous les bureaux et centres de formation en RDC.
4 Assurez-vous que les installations physiques de bureaux RDC WfWI sont bien entretenus.
Gestion du personnel:
1 Performance gérer des rapports directs en ligne avec les femmes pour le cadre de gestion de la performance internationale de la femme, y compris la fixation d’objectifs annuels de performance, les plans de développement, évaluation de la performance et réguliers 1: 1 réunions concernant les progrès tout au long de l’année.
2 Assurer l’encadrement, le mentorat et la formation sur le tas à des subordonnés.
Effectuer d’autres tâches qui lui sont assignées par son / ses superviseurs.
Qualification et compétences requis minimum:
• Baccalauréat minimum dans les marchés, les chaînes d’approvisionnement, administration des affaires ou dans une discipline connexe.
• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans un poste de l’approvisionnement et de l’exploitation dont au moins deux (2) ans de surveillance de la sécurité, de préférence avec une ONG internationale, y compris à deux (2) ans dans un rôle de gestion;
• Expérience confirmée supervision subordonnés est nécessaire;
• Très organisé et le souci du détail avec de fortes capacités d’analyse et de résolution de problèmes;
• Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles à la discrétion est requise;
• Capacité à travailler de façon autonome, de hiérarchiser les tâches, respecter les délais et à prendre des initiatives;
• Excellentes compétences informatiques MS Office, Excel et applications de messagerie;
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé et du français est requise;
• Le P & OC seront organisées pour les plus hautes normes éthiques.
• Doit être un citoyen de la RDC.
Instructions d’application:
Tous les candidats intéressés doivent soumettre les documents d’application suivants: CV actualisé, lettre de motivation et trois références professionnelles. Envoyer la demande à: [email protected]. S’il vous plaît mettre (Procurement & coordonnateur des opérations) dans la ligne Objet. Date limite d’inscription le 21 Octobre 2014, à 17:00 de PM. En raison de l’urgence de recrutement, les candidatures seront présélectionnées sur une base régulière et nous pouvons offrir les positions avant la date de clôture.
Nous n’acceptons pas les demandes envoyées à nos ressources boîte e-mail ou par téléphone les demandes humaines. Seuls les candidats présélectionnés seront invités à une entrevue.
Women for Women International offre l’égalité des chances et de traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap, l’appartenance politique, l’état matrimonial ou l’orientation sexuelle.
Pour Women for Women International-RDC
