OFFRE D’EMPLOI N° 01/LPI/015
LIFE &PEACE INSTITUTE(LPI) RDC cherche à engager un(e)
Chargé(e) des finances
Contexte
Life & Peace Institute (LPI) est une Organisation Internationale non gouvernementale à but non lucratif intervenant dans le domaine de la Transformation des Conflits. Créée en 1983 par le conseil des Églises de la Suède, LPI est un institut œcuménique de recherche et d’action en transformation des conflits. Elle a son siège à UPPSALA en Suède. LPI est présente en RDC depuis 2002 et a son siège à Bukavu (Sud – Kivu). Sa mission est de renforcer les capacités des organisations de la société civile pour qu’elles deviennent des Centres professionnels de transformation des conflits à l’Est de la RDC. Les interventions de LPI couvrent les provinces du Nord et du Sud Kivu.
Le Programme de Life & Peace Institute en République Démocratique du Congo (RD Congo) procède au recrutement d’un (e) « Chargé (e) des finances» dans le cadre de son Programme 2013-2016
Line Manager : Directeur National de LPI en RDC
Relations de travail :
Direction Nationale Unité de Programme Unité d’Administration
Partenaires et collaborateurs externes
Résumé des responsabilités :
Ce poste est supervisé directement par le Directeur pays de Life & Peace Institute en RDC et ses fonctions sont essentiellement focalisées sur: la budgétisation, contrôle et suivi budgétaire, la comptabilité et documents comptables, contrôle interne et gestion de caisse et banque, renforcement des capacités des partenaires et suivi financier des partenaires, ainsi que le rapportage et gestion des audits. Il est strictement recommandé de procéder à ses fonctions d’une manière conforme aux normes comptables nationales & internationales.
Tâches spécifiques
I. La budgétisation, contrôle et suivi budgétaire,
• En collaboration avec le coordinateur du programme, appuyer le Directeur Pays dans l’élaboration et la révision des budgets de Life & Peace Institute;
• Appuyer le staff programme dans l’analyse et la révision des budgets et avenants des partenaires de Life & Peace Institute en RDC;
• Faire le suivi budgétaire de chaque projet et en faire le rapport trimestriel au Directeur Pays, avec l’analyse et l’interprétation des écarts;
• Assure un suivi régulier des lignes budgétaires, conseille et propose des alternatives pour éviter les sous et/ou sur dépenses au Directeur ;
• Elaborer et mettre en œuvre les plans de trésorerie avec les gestionnaires des autres unités (Programme et Administration);
II. La comptabilité et documents comptables
• S’assure que les documents justificatifs répondent aux normes comptables ainsi qu’au système financier LPI en vigueur, avant leur soumission à la signature de la hiérarchie pour considération, paiement et classement;
• Effectue les imputations comptables et budgétaires et les soumettre à l’approbation du Directeur pays avant comptabilisation par le/la comptable dans le système comptable X-Ledger ;
• Supervise l’enregistrement journalière de toutes les transactions dans le logiciel comptable X-ledger de LPI;
• Assure le suivi des avance de cash au staff et aux partenaires, et faire les réconciliations des pièces justificatives et l’argent à retourner à chaque justification;
• Fais le suivi des avances (floats) auprès du personnel local et expatrié, et donne hebdomadairement un rapport au Directeur National ;
• Assurer le suivi de classement des documents comptables selon le système de classement interne en vigueur, en ordre et en toute discrétion ;
III. Le contrôle interne et Gestion de caisse et banque
• Assurer la gestion du Coffre-fort et respecte scrupuleusement les procédures des transactions de celui-ci vers la petite caisse ;
• Superviser scrupuleusement les transactions au niveau de la petite caisse tenue par le/la caissier(e) ;
• Assurer l’établissement, le paiement et les enregistrements des chèques, des transferts et des virements bancaires;
• Faire mensuellement la réconciliation bancaire de tous les compte de LPI et en faire rapport au Directeur Pays;
• Assurer les réconciliations hebdomadaires de caisse, fais le rapport au Directeur pays pour tout manquant ou excédent de caisse et faire les investigations des telles situations pour actions correctives;
• Veiller au respect par le staff des procédures administratives, financières et logistiques de Life & Peace Institute, ainsi que ceux des bailleurs des fonds.
• Appuyer le Directeur National dans le respect par tout le staff LPI de l’application des procédures financières en vigueur pour toute demande en cash ou en matériel ;
• Veiller à identifier des nouveaux besoins de contrôle interne et les proposer au Directeur National pour intégration dans le manuel des procédures;
IV. Le rapportage et gestion des audits
• Sur base du système comptable X-ledger, produire les rapports financiers mensuels et annuels pour soumission au Directeur National et au siège de LPI en Suède;
• Produire les rapports financiers ponctuels aux bailleurs des fonds en collaboration avec l’unité programme de life & Peace Institute en RDC ;
• Préparer et accompagner annuellement le processus des audits de LPI et de ses partenaires et en assurer le suivi des recommandations.
VIII. Le renforcement des capacités et suivi financier des partenaires
• En collaboration avec l’équipe programme, l’administration et la Direction Nationale, assurer le suivi des dossiers des partenaires sur le plan financier ;
• Assurer le contrôle des livres et des pièces justificatives des partenaires ;
• Présenter à l’équipe programme et à la Direction Nationale, les conclusions de l’exploitation des rapports financiers des partenaires et les besoins en terme de renforcement des capacités des partenaires ;
• Annuellement, préparer les termes de référence des diagnostiques financiers des partenaires;
• En collaboration avec l’équipe programme, participe à l’élaboration des plans de renforcement des partenaires sur les questions de gestion financière ;
• Superviser l’exécution des plans de renforcement en gestion financière des partenaires en formant les partenaires ou en faisant appel si nécessaire à une expertise externe (locale ou internationale) ;
• Assurer le suivi des formations chez les partenaires en commanditant des audits ou évaluations de leurs capacités financières ;
• Archiver tout les documents financiers des partenaires ;
IX. L’Appui à l’administration
• S’assurer du respect des procédures administratives et financières internes par tout le personnel de LPI dans leurs demandes quotidiennes pour les besoins des paiements ;
Les compétences requises :
• Etre de nationalité congolaise et avoir une bonne moralité ;
• Diplôme universitaire en économie, gestion financière, comptabilité, Informatique de gestion, ou Expérience équivalente ;
• Expérience réussie de 3 ans minimum dans le secteur ONG (de préférence ONG Internationale) ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans l’accompagnement ou le renforcement des capacités des organisations locales en gestion des finances;
• Connaissance des procédures bailleurs ;
• Grande capacité à prioriser les tâches journalières, hebdomadaires et mensuelles, savoir déléguer la mise en œuvre des tâches ;
• Connaissances des procédures de paiements, logistiques;
• Expérience avec la gestion des subventions et des monnaies étrangères ;
• Maitrise de l’outil informatique : Excel, PowerPoint, Environnement Windows ;
• Expériences avérées en logiciels comptables est un avantage significatif ;
• Dynamisme et rigueur indispensable ;
• Bonne capacité d’organisation et d’analyse ;
• Bonnes qualités relationnelles (ouverture interculturelle, respect de l’autre, etc.) ;
• Langues : français et anglais (langues de travail de LPI)
Conditions :
Contrat de Travail à Durée déterminée si essai concluant (période d’essai de 3 à 6 mois).
Procédure de recrutement
• Date de publication de l’offre : Le 27 Mars 2015 ;
• Date limite de réception des candidatures : Le 15 Avril 2015 ;
• L’analyse des dossiers sera faite simultanément avec le processus de recrutement au fur et à mesure que les dossiers seront déposés. Une décision peut éventuellement être prise avant la fin de la date limite de réception des candidatures, surtout pas avant 10 jours après la publication de cet appel d’offre.
N.B : Seules les offres jugées techniquement acceptables (au moins 75/100) seront retenues
NB : Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Les dossiers seront soumis par COURRIER ELECTRONIQUE à [email protected] et à bernardin. [email protected] (avec numéro de la présente offre), dossier comprenant SEULEMENT : une lettre de motivation et un CV détaillé (PAS DE SCAN DES DIPLOMES & AUTRES PIECES DE FORMATION), au plus tard le 15 Avril 2015 avant 16 heures. La liste des candidats retenus pour un premier test sera affichée au bureau LPI ou communiquée par e-mail si le candidat n’est pas de Bukavu. Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du test et des entretiens.
Fait à Bukavu, le 27 Mars 2015
VISA ONEM Pour Life & Peace Institute Pieter VANHOLDER
Directeur National LPI R.D. Congo
