OIM : Assistant(e) Administratif et Financier

Grade

Lieu d’affectation

G4

Mbuji Mayi

Famille d’emplois

Unité administrative

Numéro du poste

Position Classifié

Soumis à rotation

Administration et Finances

OIM Kinshasa, RDC

SVN 2015-14-RDC

Oui

Non

• Suivi du cash book projet ;
• Suivi des dépenses crédit téléphone ;
• Suivi des « vendor accounts» ;
• Réception et analyse des « Expense Claims » ;
• Contribution à l’élaboration des cahiers d’appel d’offre ;
• Coordonner les rendez-vous et les déplacements des responsables hiérarchiques ;
• Tenir à jour les différents dossiers d’activités du projet ;
• Assurer un archivage et un classement ordonné ;
• Suivi des contrats de travail du personnel ;
• Tenue des dossiers du personnel OIM impliqué dans le projet ;
• Élaboration de certains contrats de travail spécifiques ;
• Réception et suivi des Ordres de Mission ;
• Aide au recrutement du personnel ;
• Suivi des procédures d’embauche (examens systématiques, signature du contrat, obtention du badge) ;
• Suivi des présences et congés du personnel ;
• Réception et traitement des « Travel  Authorisations » ;
• Suivi du Médical Service Plan ;
• Transmission et suivi du courrier ;
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur hiérarchique.

• Créer un climat de travail respectueux au bureau sans harcèlement et représailles, et  promouvoir la prévention de la lutte contre les abus et violences sexuels (PSEA) ;
• Accepter et donner les critiques constructives.

Orientation du client

• Etablir et maintenir des relations efficaces avec les clients ;
• Identifier et surveiller le changement de besoins du client, y compris de donateurs, les gouvernements ou les bénéficiaires ;

• Tenir les clients informés de toutes les situations (réussite ou échec).

Capacité d’apprendre

• Contribuer à l’apprentissage des collègues ;
• Démontrer l’internet d’améliorer les compétences pertinentes ;
• Démontrer l’intérêt pour acquérir les compétences nécessaires à d’autres domaines.

Communication

• Prendre part activement aux informations pertinentes ;
• Communiquer clairement, écouter des commentaires sur l’évolution des priorités et des procédures ;
• Ecrire clairement et efficacement en ajoutant des descriptions à l’auditoire visé ;
• Ecouter attentivement  et communiquer clairement en adaptant votre langage a l’auditoire visé.

Initiative et créativité

• Chercher activement une nouvelle façon d’améliorer votre programme ou service ;
• Elargir les responsabilités tout en maintenant celles qui existent déjà ;
• Amener les autres à envisager de nouvelles idées ;
• Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes.

Leadership et négociation

• Convaincre aux autres des partages les résolutions ;
• Identifier activement les possibilités et favorise le changement organisationnel ;
• Présenter la vision à motiver les intérêts communs ;
• Exposer la vision à motiver les collègues et les suivre à s’engageant.

Organisation et planification

• s’appliquer dans la connaissance de plusieurs disciplines financières pour surveiller et gérer le travail du personnel ;

• Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ;
• Identifier les activités et taches prioritaires de soi et les autres ;
• Développer la vision stratégique de l’OIM dans la zone de responsabilité ;
• Organiser les documents de travail pour permettre les transferts planifiés et non planifiés ;
• Identifier les risques et faire des plans d’urgence ;
• Modifier les priorités et les plans pour atteindre les objectifs ;
• Allouer des moments appropriés et les ressources de son propre travail et celui des membres de l’équipe.

Professionnalisme

• Avoir une connaissance de discipline financière pertinente ;
• Développer et suivre les procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude et la mauvaise gestion ;
• Veiller a l’application des politique institutionnelle et directive financières ;
• Prôner l’intégration de considérations financières dans les processus et les procédures ;

• Avoir une maitrise liée aux responsabilités ;
• Identifier les problèmes, les possibilités et les risques centrales aux responsabilités ;
• Intégrer le genre dans les perspectives, les besoins et les préoccupations et favoriser la participation égale des sexes ;
•  Rester calme et poli face à défis et des contraintes ;
• Traiter tous les collègues avec respect et dignité ;
• Travailler efficacement avec des personnes de cultures différentes en s’adaptant aux contextes culturels pertinents ;
• Connaître et promouvoir le mandat de base de l’OIM ;

Travail d’équipe

• Contribuer activement à un système efficace, environnement d’équipe collégiale ;
• Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe ;
• Donner du crédit lorsque dû ;
• Solliciter les commentaires et les réactions des autres ;
• Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant ;
• Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre la responsabilité conjointe pour le travail de l’équipe.

Motivation technique

• Apprendre l’évolution de la technologie disponible ;
• Identifier de manière proactive et préconiser des solutions technologiques rentables ;
• Comprendre les avantages et limites de la technologie et chercher à l’appliquer à un travail approprié.

Mobilisation de ressources

• Etablir les besoins en ressources réalistes pour répondre aux besoins de l’OIM ;
• Construire une alliance stable de stratégies avec les parties concernées ;
• Identifier les ressources de financement et sécuriser des intervenants externes.

• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et de confidentialité
• Capacité à gérer la charge de travail dans le calendrier général des travaux, des instructions et des pratiques standards.

• Diplôme Universitaire en gestion, administration, finances et similaires ;
• Quatre ans d’expérience avec succès dans des emplois similaires ;
• Expériences professionnelles documentées ;
• Connaissance approfondie de l’administration, des RH et de la gestion financière ;
• Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, Power point).

• Français

• Anglais