Lieu d’affectation : YANGAMBI (Province Orientale)
Durée du contrat : 4 mois (avec possibilité de renouvellement)
Sous la direction générale du Représentant de la FAO en RDC et la supervision directe du Coordonnateur de Projet, l’Assistant (e) administratif (ve) / Secrétaire sera responsable de tâches suivantes :
- Administration/Secrétariat
- Recevoir et accueillir les visiteurs
- Gérer les fournitures de bureau : achats envisagés au niveau local, suivi journalier (fiches) et gestion prévisionnelle des stocks ;
- Superviser et enregistrer l’expédition et la réception de tous les courriers ;
- Classer correctement les courriers réceptionnés après lecture par le Coordonnateur du projet ;
- Faire les photocopies des documents nécessaires au bon fonctionnement du projet ;
- Etablir les besoins en carburant et lubrifiants et assurer le suivi de leur utilisation ;
- Assurer le suivi de l’utilisation des véhicules, motos et matériel FAO ;
- Assurer le suivi de la conformité et de la validité des documents officiels du véhicule et des motos (assurance, document de propriété, etc.) ;
- Saisir les rapports et autres documents et procéder à la correction des textes ;
- Rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes ;
- Faire les comptes-rendus des réunions ;
- Assurer le suivi administratif des protocoles d’accord avec le partenaire ;
- Participer à la préparation des réunions d’information et/ou de sensibilisation.
- Assurer l’organisation des voyages des membres du projet et ou visiteurs officiels : ordre de mission, informations utiles, horaires, réservations, tickets, etc.
- Superviser et contrôler la propreté des locaux et du projet
Finances et Logistique
- Garantir et assurer la gestion confidentielle des fonds FAO transférés au bureau du projet ;
- Gérer les dépenses de la petite caisse et être responsable de la procédure pour les petits achats sur place selon les limites d’autorisation budgétaire ;
- Préparer la comptabilité mensuelle du projet ;
- Assurer/Etablir les prévisions mensuelles de trésorerie et la gestion des avances de caisse reçues de la représentation de la FAO ;
- S’assurer de la sécurité permanente des fonds et des biens FAO ;
- Elaborer périodiquement les rapports des stocks de fournitures de bureau (consommable) du projet ;
- Elaborer les rapports de consommation de carburant et d’utilisation des véhicules et motos ;
- Elaborer les rapport d’états de besoins et actualisation des documents d’inventaire de matériel/équipement du projet.
Divers
- Exécuter tout autre travail demandé par la hiérarchie ;
- Prendre toute initiative pour la bonne exécution du travail demandé et en accord avec le bon fonctionnement du projet dans le respect des normes ;
- Se comporter à tout moment en veillant bien à préserver les intérêts de la FAO en général et ceux du projet en particulier.
Qualification et expérience requises
- Avoir au moins un diplôme de graduat délivré par une institution d’enseignement supérieur agrée;
- Posséder une bonne expérience dans la gestion des taches décrites ci-dessus ;
- Posséder une expérience avec une organisation international (si NU c’est un atout)
- Avoir d’excellentes relations interprofessionnelles et un bon esprit d’initiative ;
- Etre capable de travailler sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ;
- Avoir des connaissances informatiques : maîtrise de Word, Excel, PowerPoint; Internet
- Avoir des connaissances linguistiques : maîtriser le Français et les langues locales (le lingala et le swahili)
Les candidatures sont à déposer, sous plis fermé, au plus tard le 19 Août 2012 à 24 heures, au Bureau du Projet à YANGAMBI ou au Représentant de la FAO en RDC, 936 Bled 30 juin Kinshasa/Gombe.
Elles peuvent également être transmises par voie électronique à l’ adresse suivante :[email protected], avec copie à [email protected]
Veuillez joindre à votre lettre de motivation une notice personnelle dûment complétée (imprimé administratif FAO disponible sur le site Internet www.fao.org ou au bureau de la FAO le plus proche de vous).
