Gestionnaire Administration Finance & Logistique (G AFL) / Kinshasa

L’organisation

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

Pour gérer le service AFL en RDC, ASF cherche à s’adjoindre les services d’un(e) Gestionnaire AFL.

Contrat

Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD) de 10 mois (avec période d’essai de 6 mois) Lieu : Kinshasa

Fonction Générale

La/le Gestionnaire est, après une période de deux mois pendant laquelle elle/il est placé(e) sous la supervision hiérarchique et technique du Coordinateur AFL, rattaché directement au Chef de Mission (CDM) il est donc garant de la mise en œuvre et le respect des politiques et procédures administratives, financières d’ASF, le respect des lois, des règlements nationaux et des obligations contractuelles de la mission.

Responsabilités et Tâches

 

Gestion des Ressources Humaines

Politiques et Procédures RH 

S’informe des nouvelles directives ou formalités administratives à suivre pour le personnel national et expatrié et informe le CDM

 

Recrutement

Sous la coordination du Responsable de chaque nouveau recrutement, fournit l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures RH d’ASF (publication des offres d’emploi et suivi des candidatures (examen des CV, grilles de sélection, tests écrits…)

Participe éventuellement au recrutement des employés d’ASF

Produit la proposition d’embauche

Produit les projets de contrat de travail

Forme et informe le nouveau personnel sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du code de conduite ainsi que les politiques des RH et de l’Administration

Assure l’accueil et le briefing administratif, financier et logistique de tout nouvel employé

Gestion des contrats et des avantages de services

En concertation avec et selon les orientations fournies par le CDM, assure la liaison et la bonne collaboration avec les services publiques en matière de législation de travail, de sécurité sociale 

Assure la mise à jour régulière des données personnelles et professionnelles du personnel dans le format du suivi établi 

Assure la gestion des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R et des absences du personnel

Prépare et suit les dossiers administratifs des expatriés (visas, agréments, permis de travail, etc.)

Assure un suivi des fins de contrats, de période probatoire afin de permettre en temps utile aux Responsables de prendre les mesures appropriées 

Est le point focal du personnel pour les avantages contractuels : frais de relocalisation et de transfert, paiement en fin de contrat (STC), frais médicaux

S’assure que les transferts de personnels malades ou de leur dépendants sont réalisés selon les procédures ASF

 

Gestion des compétences

S’assure que les évaluations des équipes sont faites selon les procédures ASF

Compile et coordonne les besoins en formation du personnel national d’ASF (élaboration du plan de formation selon les procédures ASF)

Fait le suivi et le bilan des formations du personnel national

Organise les entrevues de fin de contrat et s’assure que tous les formulaires de fin de contrat sont organisés conformément aux procédures ASF

 

Documentation et Production des rapports

Assure le classement des dossiers du personnel selon les orientations et normes en la matière 

Documente les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus 

Collecte les informations auprès des personnes responsables (pour le personnel localisé hors du bureau de Kinshasa) et prépare la paie mensuelle du staff national, la soumet au CDM et procède aux déclarations fiscales à Kinshasa

Transmet mensuellement les informations actualisées de la base de données du personnel

S’assure que les fiches de présences sont tenues et remplis par le personnel

 

Gestion comptable et financière

Gestion comptable

Vérifie la comptabilité de la mission (contrôle des codes comptables et  analytiques, le rapprochement banque et caisses, lettrage, justification des avances)

Vérifie les pièces comptables mensuellement

Supervise le classement et l’archivage des justificatifs des opérations financières et comptables

S’assure que les procédures comptables sont respectées

Contrôle les coûts et l’éligibilité des dépenses engagées

S’assure de la transmission de la comptabilité dans les délais au siège et du document de « clôture comptable »

S’assure de l’envoi régulier des pièces comptables originales au siège

Est l’interlocuteur du siège sur toutes les procédures de clôture comptable annuelle

 

Gestion trésorerie

Réalise et compile les prévisionnels de trésorerie en concertation avec les Responsables Programme et les envoie au siège dans les délais fixés par les procédures internes ASF

Suit les demandes de trésorerie auprès du siège

Vérifie régulièrement la tenue des caisses

 

Budget et Rapport financier

Participe avec les Responsables à l’élaboration des budgets « projet » (prix unitaire, données terrain…)

Responsable de la mise en forme, du respect des règles bailleurs, du respect des outils ASF pour la finalisation des budgets

Soumet les budgets « projet » au CDM, au Gestionnaire AFL au siège pour approbation

Participe avec le CDM à l'élaboration des « proposals » et des amendements pour les contrats de financement

Elabore les budgets de la mission, les différents outils de planification financière (Table d’Affectation des Couts) de la mission

S’assure du suivi des budgets des programmes, en lien avec le Responsable Programme concerné

Organise des réunions régulières de suivi budgétaire avec les Responsables Programme et le CDM 

S’assure que toutes les procédures bailleurs liées à un projet sont respectées

S’assure que toutes les règles liées à un fonctionnement de projet (partenaires, consortium…) sont respectées

Est l’interface avec les partenaires des projets sur tous les aspects financiers, procédures, règles contractuelles

Prépare tous les rapports financiers projets ou autres selon les règles bailleurs, les règles spécifiques liées à un projet (consortium), dans les délais

Soumet les rapports financiers au siège pour approbation

Supervise et gère tout le travail de la récolte des factures pour les rapports financiers

 

Audit

Prépare les audits projets, les audits internes ou externes ASF (timing, préparation des documents et informations nécessaires)

Est l’interlocuteur des auditeurs sur le terrain (mise à disposition des pièces, réponses aux questions, suivi des points soulevés, en concertation sur place avec le CDM et avec le siège

Appui le siège dans la réalisation des audits effectués au siège

 

Gestion administrative

S’assure du respect par la mission des politiques et procédures administratives d’ASF

Effectue le classement physique des dossiers administratifs et pour les courriers (entrant/sortant) assure également un classement électronique 

Assure le suivi des contrats de bail, assurance, de services ainsi que de toutes les dépenses liées à l’usage des lieux loués en fonction des procédures d’ASF et des prescrits des dits contrats 

Actualise à chaque changement ou ajout, la liste de contact nationale du personnel et des contacts utiles à soumettre au CDM 

Assure les correspondances administratives émises au niveau du programme 

S’assure que les contrats de communications sont respectés

Est l’interface entre ASF et les entités administratives et fiscales publiques 

Recueille tous les textes légaux et réglementaires émis par les Administrations Publiques

Obtient toutes les autorisations, accords et documents nécessaires au fonctionnement régulier de l’ONG

Assure l’obtention des visas et permis de résidence pour les expatriés et autres document administratifs 

S’assure que les règles d’hygiène sont appliquées afin que le travail se déroule dans un environnement favorable à la réalisation des objectifs fixés par l’organisation 

Gestion logistique

Assurer la sécurité des biens et des personnes

Assure la bonne gestion des biens et équipements d’ASF en RDC dans le respect des procédures internes (utilisation, maintenance, inventaire, back-up et protection anti virus des équipements informatiques…), et des obligations légales (assurances, déclarations…)

Assiste le CDM dans la définition des outils de gestion de la sécurité sur la mission

Met en œuvre et s’assure du respect des règles générales et des plans de sécurité mission et bases, fait en sorte qu’ils soient connus et compris de chacun (expatriés et nationaux), et s’assure du suivi de leur mise à jour 

S’assure que les moyens matériels et humains en place soient adaptés au niveau de sécurité jugé optimal des bases et des équipes sur le terrain 

Participe à la collecte des informations sécuritaires sur les zones d’intervention d’ASF et diffuse celles-ci selon les canaux définis 

Participe à l’analyse du contexte et des conditions de sécurité sur la mission, alerte et émet des recommandations au CDM sur d’éventuels changements quant aux risques et mesures à mettre en œuvre 

Communique sur une base régulière avec les personnels localisés dans les bureaux hors de Kinshasa, sur les incidents, risques et attitudes à observer (entretiens réguliers et formations si nécessaire).

Assure les briefings sécuritaires des visiteurs à Kinshasa.

S’assure que les briefings sécuritaires des visiteurs sont faits dans les représentations ASF hors de Kinshasa.

Gérer la chaine d’approvisionnement (achats, acheminements,

Assure la mise en œuvre, respecte et est le garant du respect des procédures d’achat (ASF et bailleurs)

S’assure que les contrats passés sont adéquats en terme d’efficacité et de protection pour ASF

Centralise et optimise le regroupement des achats 

Supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents 

Consolide/met à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission 

Assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats

Choisit les modes de transport et de conditionnement des marchandises 

Planifie et supervise les acheminements/livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale 

Se coordonne avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et supervise le processus éventuel de dédouanement

 

Stockage :

Est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils d’ASF 

Fait au CDM les rapports de stocks sur une base mensuelle

Gérer les équipements durables de la mission : informatiques, télécoms, énergie

Définit les besoins techniques de la mission sur chaque base 

Emet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie 

Valide les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements 

Valide l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation 

Assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste de biens) et la tenue d’inventaires physiques 

Supervise l’installation des équipements et s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires 

Contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation

Gérer le parc automobile de la mission

Définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission 

Assure ou supervise le transport des visiteurs et personnel d’ASF en mission

Assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi 

S’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires 

Contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation 

S’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books) 

Veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques

Assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, capitale et siège 

Rédige ou participe à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission 

Assure la coordination logistique à l’échelle de la mission par des, des contrôles, du suivi, des formations… 

Assure la bonne organisation des ateliers et formations organisées par ASF (recherche de salle, restauration, matériels de formation…)

Effectue les réservations, demande de voyage et autres pour les voyages en interne et s’assure du bon déroulement du voyage et du transport par véhicule de l’aéroport à la destination

Supervision et encadrement des équipes logistiques

Supervise l’ensemble de l’équipe logistique, directement ou non (chauffeurs, ménagers)

 

Production des rapports, réunion d’équipe

Produit un rapport mensuel sur l’ensemble de ces responsabilités et tâches à l’intention du CDM selon le format communiqué par celui-ci 

Participe aux différentes réunions de l’équipe

Autres

Effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.

Supérieur hiérarchique et fonctionnel :                Le CAFL puis le CDM (à l’issue des 2 mois).

Supérieur fonctionnel :                                     Le Gestionnaire AFL (au siège à Bruxelles)

 

Supervision hiérarchique :    Les chauffeurs et ménagers

Supervision fonctionnelle : Le comptable, les personnes localisées hors des bureaux de Kinshasa

PROFIL

Etre détenteur d’un diplôme universitaire dans les domaines de comptabilité, gestion finances, ou autre similaire
Avoir une expérience et la maitrise de l’administration des ressources humaines comptable et financière ainsi que de la logistique
Une expérience de travail en ONG sur un poste similaire est indispensable (minimum requis 4 ans)
La gestion d’un consortium projet est un plus
Très bonne Maîtrise de l’outil informatique (notamment les logiciels usuels Word, Excel, Outlook, Power point etc.)
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et savoir respecter les délais
Disposer de facultés à la résistance au stress
Etre autonome, capacité de prise d’initiatives et de force de proposition
Avoir une attitude responsable et rigoureuse dans l’exercice de ses fonctions
Etre irréprochable en matière de discrétion totale (interne et externe) quant aux procédures, fonctionnement et situations financières d’ASF
Etre disponible en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser
Respecter les relations hiérarchiques propres à l’organisation
La pratique de l’anglais est un plus

 

Postuler avant le vendredi 15  avril 2016

 

Poste ouvert pour les résidents à Kinshasa

 

Exclusivement par mail à l’adresse : [email protected], en envoyant une lettre de motivation (2 pages maximum), le curriculum vitae détaillé (3 pages maximum), et les références de 3 personnes

Les dossiers non conformes et les dossiers papiers ne seront pas analysés.

 

Seuls les candidats sélectionnés pour les tests seront contactés.

Toutes les procédures liées au recrutement se dérouleront à KINSHASA, au bureau ASF

 

Les copies des diplômes seront demandées aux candidats sélectionnés pour les entretiens.

 

Merci de spécifier dans l’objet de votre candidature: « Gestionnaire AFL »

 

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 

Fait à Kinshasa, le 4 avril 2016

Pour Avocats sans Frontières

Laurent Collinet Brdys

Chef de Mission ad Interim

Coordinateur Administration Finance & Logistique

Recevez Radio Okapi par email

Donnez votre adresse email dans ce formulaire afin de recevoir tous nos articles dans votre boîte email. Vous recevrez un message de confirmation avec un lien sur lequel il vous faudra cliquer afin que l'envoi d'emails devienne effectif.
Si vous ne voyez pas l'email de confirmation dans votre boîte de réception, allez chercher dans vos spams et marquez le message comme "non spam".  

Votre adresse email :

Service offert par FeedBurner

Responsabilités

Du fait du caractère gratuit de la rubrique emploi de notre site, Radio Okapi n'a pas toujours la capacité de modérer toutes les annonces publiées. Nous attirons donc votre attention sur le fait que Radio Okapi ne peut pas être tenue pour responsable des annonces publiées de bonne foi qui s’avéreraient de nature frauduleuse.

Nous essayons autant que possible de vérifier toutes les offres d'emploi qui nous parviennent. Cependant, soyez vigilant avant de candidater et refusez systématiquement tout "employeur" vous demandant de l'argent pour votre dossier de candidature