L’organisation
Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.
Pour gérer le service AFL en RDC, ASF cherche à s’adjoindre les services d’un(e) Gestionnaire AFL.
Contrat
Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD) de 10 mois (avec période d’essai de 6 mois) Lieu : Kinshasa
Fonction Générale
La/le Gestionnaire est, après une période de deux mois pendant laquelle elle/il est placé(e) sous la supervision hiérarchique et technique du Coordinateur AFL, rattaché directement au Chef de Mission (CDM) il est donc garant de la mise en œuvre et le respect des politiques et procédures administratives, financières d’ASF, le respect des lois, des règlements nationaux et des obligations contractuelles de la mission.
Responsabilités et Tâches
Gestion des Ressources Humaines
Politiques et Procédures RH
S’informe des nouvelles directives ou formalités administratives à suivre pour le personnel national et expatrié et informe le CDM
Recrutement
Sous la coordination du Responsable de chaque nouveau recrutement, fournit l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures RH d’ASF (publication des offres d’emploi et suivi des candidatures (examen des CV, grilles de sélection, tests écrits…)
Participe éventuellement au recrutement des employés d’ASF
Produit la proposition d’embauche
Produit les projets de contrat de travail
Forme et informe le nouveau personnel sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du code de conduite ainsi que les politiques des RH et de l’Administration
Assure l’accueil et le briefing administratif, financier et logistique de tout nouvel employé
Gestion des contrats et des avantages de services
En concertation avec et selon les orientations fournies par le CDM, assure la liaison et la bonne collaboration avec les services publiques en matière de législation de travail, de sécurité sociale
Assure la mise à jour régulière des données personnelles et professionnelles du personnel dans le format du suivi établi
Assure la gestion des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R et des absences du personnel
Prépare et suit les dossiers administratifs des expatriés (visas, agréments, permis de travail, etc.)
Assure un suivi des fins de contrats, de période probatoire afin de permettre en temps utile aux Responsables de prendre les mesures appropriées
Est le point focal du personnel pour les avantages contractuels : frais de relocalisation et de transfert, paiement en fin de contrat (STC), frais médicaux
S’assure que les transferts de personnels malades ou de leur dépendants sont réalisés selon les procédures ASF
Gestion des compétences
S’assure que les évaluations des équipes sont faites selon les procédures ASF
Compile et coordonne les besoins en formation du personnel national d’ASF (élaboration du plan de formation selon les procédures ASF)
Fait le suivi et le bilan des formations du personnel national
Organise les entrevues de fin de contrat et s’assure que tous les formulaires de fin de contrat sont organisés conformément aux procédures ASF
Documentation et Production des rapports
Assure le classement des dossiers du personnel selon les orientations et normes en la matière
Documente les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus
Collecte les informations auprès des personnes responsables (pour le personnel localisé hors du bureau de Kinshasa) et prépare la paie mensuelle du staff national, la soumet au CDM et procède aux déclarations fiscales à Kinshasa
Transmet mensuellement les informations actualisées de la base de données du personnel
S’assure que les fiches de présences sont tenues et remplis par le personnel
Gestion comptable et financière
Gestion comptable
Vérifie la comptabilité de la mission (contrôle des codes comptables et analytiques, le rapprochement banque et caisses, lettrage, justification des avances)
Vérifie les pièces comptables mensuellement
Supervise le classement et l’archivage des justificatifs des opérations financières et comptables
S’assure que les procédures comptables sont respectées
Contrôle les coûts et l’éligibilité des dépenses engagées
S’assure de la transmission de la comptabilité dans les délais au siège et du document de « clôture comptable »
S’assure de l’envoi régulier des pièces comptables originales au siège
Est l’interlocuteur du siège sur toutes les procédures de clôture comptable annuelle
Gestion trésorerie
Réalise et compile les prévisionnels de trésorerie en concertation avec les Responsables Programme et les envoie au siège dans les délais fixés par les procédures internes ASF
Suit les demandes de trésorerie auprès du siège
Vérifie régulièrement la tenue des caisses
Budget et Rapport financier
Participe avec les Responsables à l’élaboration des budgets « projet » (prix unitaire, données terrain…)
Responsable de la mise en forme, du respect des règles bailleurs, du respect des outils ASF pour la finalisation des budgets
Soumet les budgets « projet » au CDM, au Gestionnaire AFL au siège pour approbation
Participe avec le CDM à l'élaboration des « proposals » et des amendements pour les contrats de financement
Elabore les budgets de la mission, les différents outils de planification financière (Table d’Affectation des Couts) de la mission
S’assure du suivi des budgets des programmes, en lien avec le Responsable Programme concerné
Organise des réunions régulières de suivi budgétaire avec les Responsables Programme et le CDM
S’assure que toutes les procédures bailleurs liées à un projet sont respectées
S’assure que toutes les règles liées à un fonctionnement de projet (partenaires, consortium…) sont respectées
Est l’interface avec les partenaires des projets sur tous les aspects financiers, procédures, règles contractuelles
Prépare tous les rapports financiers projets ou autres selon les règles bailleurs, les règles spécifiques liées à un projet (consortium), dans les délais
Soumet les rapports financiers au siège pour approbation
Supervise et gère tout le travail de la récolte des factures pour les rapports financiers
Audit
Prépare les audits projets, les audits internes ou externes ASF (timing, préparation des documents et informations nécessaires)
Est l’interlocuteur des auditeurs sur le terrain (mise à disposition des pièces, réponses aux questions, suivi des points soulevés, en concertation sur place avec le CDM et avec le siège
Appui le siège dans la réalisation des audits effectués au siège
Gestion administrative
S’assure du respect par la mission des politiques et procédures administratives d’ASF
Effectue le classement physique des dossiers administratifs et pour les courriers (entrant/sortant) assure également un classement électronique
Assure le suivi des contrats de bail, assurance, de services ainsi que de toutes les dépenses liées à l’usage des lieux loués en fonction des procédures d’ASF et des prescrits des dits contrats
Actualise à chaque changement ou ajout, la liste de contact nationale du personnel et des contacts utiles à soumettre au CDM
Assure les correspondances administratives émises au niveau du programme
S’assure que les contrats de communications sont respectés
Est l’interface entre ASF et les entités administratives et fiscales publiques
Recueille tous les textes légaux et réglementaires émis par les Administrations Publiques
Obtient toutes les autorisations, accords et documents nécessaires au fonctionnement régulier de l’ONG
Assure l’obtention des visas et permis de résidence pour les expatriés et autres document administratifs
S’assure que les règles d’hygiène sont appliquées afin que le travail se déroule dans un environnement favorable à la réalisation des objectifs fixés par l’organisation
Gestion logistique
Assurer la sécurité des biens et des personnes
Assure la bonne gestion des biens et équipements d’ASF en RDC dans le respect des procédures internes (utilisation, maintenance, inventaire, back-up et protection anti virus des équipements informatiques…), et des obligations légales (assurances, déclarations…)
Assiste le CDM dans la définition des outils de gestion de la sécurité sur la mission
Met en œuvre et s’assure du respect des règles générales et des plans de sécurité mission et bases, fait en sorte qu’ils soient connus et compris de chacun (expatriés et nationaux), et s’assure du suivi de leur mise à jour
S’assure que les moyens matériels et humains en place soient adaptés au niveau de sécurité jugé optimal des bases et des équipes sur le terrain
Participe à la collecte des informations sécuritaires sur les zones d’intervention d’ASF et diffuse celles-ci selon les canaux définis
Participe à l’analyse du contexte et des conditions de sécurité sur la mission, alerte et émet des recommandations au CDM sur d’éventuels changements quant aux risques et mesures à mettre en œuvre
Communique sur une base régulière avec les personnels localisés dans les bureaux hors de Kinshasa, sur les incidents, risques et attitudes à observer (entretiens réguliers et formations si nécessaire).
Assure les briefings sécuritaires des visiteurs à Kinshasa.
S’assure que les briefings sécuritaires des visiteurs sont faits dans les représentations ASF hors de Kinshasa.
Gérer la chaine d’approvisionnement (achats, acheminements,
Assure la mise en œuvre, respecte et est le garant du respect des procédures d’achat (ASF et bailleurs)
S’assure que les contrats passés sont adéquats en terme d’efficacité et de protection pour ASF
Centralise et optimise le regroupement des achats
Supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents
Consolide/met à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission
Assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats
Choisit les modes de transport et de conditionnement des marchandises
Planifie et supervise les acheminements/livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale
Se coordonne avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et supervise le processus éventuel de dédouanement
Stockage :
Est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils d’ASF
Fait au CDM les rapports de stocks sur une base mensuelle
Gérer les équipements durables de la mission : informatiques, télécoms, énergie
Définit les besoins techniques de la mission sur chaque base
Emet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie
Valide les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements
Valide l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation
Assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste de biens) et la tenue d’inventaires physiques
Supervise l’installation des équipements et s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires
Contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation
Gérer le parc automobile de la mission
Définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission
Assure ou supervise le transport des visiteurs et personnel d’ASF en mission
Assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi
S’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires
Contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation
S’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books)
Veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).
Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques
Assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, capitale et siège
Rédige ou participe à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission
Assure la coordination logistique à l’échelle de la mission par des, des contrôles, du suivi, des formations…
Assure la bonne organisation des ateliers et formations organisées par ASF (recherche de salle, restauration, matériels de formation…)
Effectue les réservations, demande de voyage et autres pour les voyages en interne et s’assure du bon déroulement du voyage et du transport par véhicule de l’aéroport à la destination
Supervision et encadrement des équipes logistiques
Supervise l’ensemble de l’équipe logistique, directement ou non (chauffeurs, ménagers)
Production des rapports, réunion d’équipe
Produit un rapport mensuel sur l’ensemble de ces responsabilités et tâches à l’intention du CDM selon le format communiqué par celui-ci
Participe aux différentes réunions de l’équipe
Autres
Effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.
Supérieur hiérarchique et fonctionnel : Le CAFL puis le CDM (à l’issue des 2 mois).
Supérieur fonctionnel : Le Gestionnaire AFL (au siège à Bruxelles)
Supervision hiérarchique : Les chauffeurs et ménagers
Supervision fonctionnelle : Le comptable, les personnes localisées hors des bureaux de Kinshasa
PROFIL
Etre détenteur d’un diplôme universitaire dans les domaines de comptabilité, gestion finances, ou autre similaire
Avoir une expérience et la maitrise de l’administration des ressources humaines comptable et financière ainsi que de la logistique
Une expérience de travail en ONG sur un poste similaire est indispensable (minimum requis 4 ans)
La gestion d’un consortium projet est un plus
Très bonne Maîtrise de l’outil informatique (notamment les logiciels usuels Word, Excel, Outlook, Power point etc.)
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et savoir respecter les délais
Disposer de facultés à la résistance au stress
Etre autonome, capacité de prise d’initiatives et de force de proposition
Avoir une attitude responsable et rigoureuse dans l’exercice de ses fonctions
Etre irréprochable en matière de discrétion totale (interne et externe) quant aux procédures, fonctionnement et situations financières d’ASF
Etre disponible en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser
Respecter les relations hiérarchiques propres à l’organisation
La pratique de l’anglais est un plus
Postuler avant le vendredi 15 avril 2016
Poste ouvert pour les résidents à Kinshasa
Exclusivement par mail à l’adresse : [email protected], en envoyant une lettre de motivation (2 pages maximum), le curriculum vitae détaillé (3 pages maximum), et les références de 3 personnes
Les dossiers non conformes et les dossiers papiers ne seront pas analysés.
Seuls les candidats sélectionnés pour les tests seront contactés.
Toutes les procédures liées au recrutement se dérouleront à KINSHASA, au bureau ASF
Les copies des diplômes seront demandées aux candidats sélectionnés pour les entretiens.
Merci de spécifier dans l’objet de votre candidature: « Gestionnaire AFL »
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Kinshasa, le 4 avril 2016
Pour Avocats sans Frontières
Laurent Collinet Brdys
Chef de Mission ad Interim
Coordinateur Administration Finance & Logistique
