Avis de recrutement
World Federation Against Drugs - WFAD
République Démocratique du Congo - Bureau de Kinshasa
- Titre du poste: Administrative & Secretary Accountant
- Lieu: Kinshasa
- Date de publication : 17 septembre 2020
- Date limite de soumission : 30 septembre 2020
- Type de contrat : CDD
Sommaire
La WFAD est une communauté multilatérale d'organisations non gouvernementales et de particuliers. Nous partageons la préoccupation commune que la consommation de drogues illicites sape les valeurs traditionnelles et menace l'existence de familles, de communautés et d'institutions gouvernementales stables à travers le monde. Notre objectif est de travailler pour un monde sans drogue.
Les membres de la WFAD partagent une préoccupation commune que la consommation de drogues illicites sape les valeurs traditionnelles et menace l'existence de familles, de communautés et d'institutions gouvernementales stables à travers le monde.
Le travail de la WFAD repose sur les principes de la camaraderie universelle et des droits humains et démocratiques fondamentaux. Nous pensons que travailler pour un monde sans drogue favorisera la paix, le développement humain, la démocratie, la tolérance, l'égalité, la liberté et la justice.
La WFAD reconnaît que la société civile a droit à des informations factuelles sur les risques et dommages causés par les drogues. Toute personne a le droit d'être protégée contre les méfaits de la consommation de drogues; et les toxicomanes ont le droit de s'attendre à vivre sans drogue et à avoir la possibilité de mener une vie productive et active.
Description du poste
Sous la supervision de l’Accountant, Finance, Grants & Compliance Officer, l’Administrative & Secretary Accountant a en charge la supervision des toutes les opérations administratives du Bureau conformément aux politiques et procédures en vigueur dans le cadre des activités de la WFAD. Il/Elle s’occupe de fournir à tous les employés un environnement de travail favorisant les bonnes conditions de travail. En outre, il/elle assure la conformité de la gestion du personnel national avec les lois congolaises en la matière (notamment le code du travail) et les politiques de l’organisation (Règlement d’Entreprise, les procédures et politiques ainsi que les mémos internes).
Aussi, elle apporte son appui à l’Accountant & Finance Officer dans le suivi des opérations comptables et bancaires. Le travail à ce poste exige un niveau élevé d’organisation et de supervision.
I- Responsabilités principales
Supervision :
Etablit les programmes de travail, contrôle les horaires du personnel, organise et promeut une discipline et un cadre de travail adéquats.
Il (elle) contribue à la mise à jour des “ descriptions des tâches” du personnel
Suit et appuie tous les recrutements en s’assurant du respect de la procédure
Prépare les contrats de travail en accord avec la Loi Congolaise et les politiques ainsi que les procédures de l’organisation en la matière.
Maintient les contacts avec les Administrations Gouvernementales concernées pour assurer la conformité des politiques de l’organisation avec la Loi congolaise.
Gestion du patrimoine de la WFAD.
Il /Elle collabore avec les techniciens de maintenance pour l’établissement des devis de travaux de maintenance et/ou de réparation ;
Il/Elle assure le logement à tous les visiteurs de la WFAD en RDC dans les hôtels selon le programme établi par la logistique.
Il/elle établit, modifie et suit les relations avec les fournisseurs externes liés aux installations du Bureau, des services ou d’équipements, y compris le contrat de bail pour le bureau et les résidences, le contrat de service, etc. ;
II- Tâches spécifiques :
Administration RH
Veiller à ce que tout nouveau staff reçoive son induction sur l’organisation
S’assurer de la remise du package d’accueil à chaque nouveau staff
Suivre avec les responsables des départements la planification et l’effectivité des orientations liées au poste
S’assurer que le classement et l’archivage des dossiers du personnel national est à jour et est conforme à la réglementation de l’organisation;
S’assurer que les timesheets du personnel national sont collectées à temps et sont corrects;
Mettre à jour le fichier de suivi contrats, suivi congé et le soumet périodiquement à son superviseur et place une copie sur le serveur
Assurer le suivi de toute question relative à la santé et à la prise en charge médicale des employés nationaux et internationaux.
Finance & Comptabilité
Il/Elle apporte son appui à l’Accountant & Finance Officer dans les tâches suivantes :
Vérification de la documentation (PO, Bon de réception, devis, factures, etc.)
Vérification de la demande de fonds en conformité avec les budgets
Le paiement, le contrôle et le suivi des fonds alloués aux partenaires et autres prestataires
La supervision hebdomadaire et mensuelle de l’archivage de la documentation nécessaire
Préparation et vérification de la documentation pour les demandes de fonds
Inventaires lors de chaque clôture fiscale, en collaboration avec la logistique
Respect des engagements et échéances tant pour les marchés à recevoir par la WFAD que les paiements en faveur des tiers.
Préparation des sommes versées aux tiers trimestriellement.
III- Général
- S’engage à respecter les Politiques de Signalement Obligatoire
- S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
- Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par la hiérarchie de la WFAD.
IV- Qualifications exigées:
Etre intègre, honnête et digne de confiance
Diplôme universitaire en Ressources Humaines, Sciences Administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparentée
Formation commerciale ou administrative
Expérience de trois années au moins dans la gestion des RH ou Administrative
Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l’anglais est requis
Excellente faculté d’organisation, rigueur et précision
Maîtrise des outils de bureautique usuels (Suite MS Office, Internet, etc.)
A l’aise dans le travail de bureau et avec le calcul (chiffres)
Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
V. Comment postuler
Le dossier de candidature est à adresser au Représentant-Pays et doit comprendre un CV (3 pages maximum), une lettre de motivation (1 page maximum)
Les candidatures doivent parvenir à WFAD-RDC au plus tard le 15 octobre 2020 à l’adresse suivante: [email protected]
N.B.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Seuls les candidats retenus seront contactés par telephone ou par e-mail.
