Employeur: International Rescue Committee (IRC
Date de publication: 20/09/2010
Date de clôture: 2/10/2010
Lieu d’affectation: Kinshasa
Description du poste:
Département: Administration
Grade: VII-1
Superviseur: Deputy Operations Coordinator
Superviseur technique: Deputy Operations Coordinator
Sous la supervision du Coordinateur des Opérations Adjoint, le poste consiste à superviser, correctement, toutes les activités liées à la gestion globale des infrastructures de l’IRC Kinshasa notamment les résidences des expatriés, le bureau et les dépôts.
Le travail à ce grade implique l’accomplissement des tâches variées dont la supervision sera minimale. Les procédures sont établies, mais il y a possibilité de prise de décision au cours de l’action nécessaire pour l’accomplissement des tâches. Le superviseur exigera du Gestionnaire des Infrastructures des détails précis sur les différents rapports et ce dernier y répondra dans les délais prévus à ce sujet. Le Gestionnaire des Infrastructures assurera la supervision du technicien préposé aux résidences, les jardiniers ainsi que tous les employés de maison sous ses responsabilités.
Responsabilités
Gestion du Budget et Paiements Divers
Responsable de la gestion des lignes budgétaires liées aux infrastructures de l’IRC Kinshasa
Participer à la constitution des budgets en fournissant les informations nécessaires pour le coût global lié aux infrastructures
Gestion des contrats de service divers comme Microcom, Vodanet, et assures conjointement avec l’équipe finance de ces structures respectives la validité de leur facturation, avant de procéder le cas échéant à l’étape de payement.
Prépare les différents payements en faveur des partenaires divers, notamment les loyers, la facture de sécurité, les factures de consommation d’eau et d’électricité, les factures de communication, internet, vidange poubelle, etc.
Il est responsable du recrutement, suivi des travailleurs journaliers et de leur payement en collaboration avec les départements impliqués.
Il est responsable de la gestion et l’approvisionnement des bureaux en thé, café, sucre, lait, braise … pour le rafraîchissement du staff de l’IRC et supervise la consommation.
Gestion technique des infrastructures
Assurer que les résidences fonctionnent correctement sans difficulté ou panne quelconque pouvant entrainer un désagrément auprès des résidents;
Gérer les demandes de maintenance formulées par les expatriés et assurer que la procédure de demande de travail “Work Order” est respectée;
Assurer un appui technique dans la gestion des équipements utilisés par le personnel expatrié;
Assurer un bon suivi de la maintenance des équipements se trouvant dans les différentes résidences de l’IRC;
Assurer que la compagnie de gardiennage effectue la relève de son personnel affecté régulièrement aux résidences de l’IRC;
analyse le risque d’incendie dans tous les bâtiments et assure que le normes de sécurité sont observées en collaboration avec le point focal de la sécurité.
Planification
Mettre en place un planning de suivi du personnel de maison de l’IRC pour assurer une bonne qualité du travail;
Elaborer de façon pratique et adaptée un planning à soumettre auprès de la hiérarchie et du personnel expatrié du mouvement du personnel de maison dans les différentes résidences;
Travaille avec l’équipe logistique dans la planification pour le renouvellement des équipements des résidences en fonction de la fin des différents Grants;
Gestion des contras de bail existant et préparation des nouveaux contrats de bail à signer éventuellement par les propriétaires des maisons après validation de l’avocat;
Assurer correctement les payements des loyers conformément aux procédures financières;
Elaborer un tableau de suivi de différents payements effectués en faveur des partenaires divers, notamment les loyers, la facture de sécurité, les factures de consommation d’eau et d’électricité, internet, vidange poubelle, etc;
Mettre en place un système de gestion efficient des habitations IRC.
Reportage
Le Gestionnaire des Infrastructures sera appelé à fournir un certain nombre de rapport auprès de son supérieur hiérarchique. Il s’agit de :
Le tableau récapitulatif de payements de loyers et fait des analyses en formulant des propositions pratiques pour trouver de nouvelles résidences ayant un prix compétitif et qui répondent à la règlementation de l’organisation;
Les états de lieux pour changement éventuel intervenu dans les résidences;
Le rapport mensuel de suivi de maintenance des générateurs;
Produire un tableau récapitulatif des couts de résidences.
Représentation
Le Facilities Manager est le représentant de l’organisation auprès des bailleurs ou propriétaires des maisons pour toute question liée au bien loué.
Il représentera également l’organisation lors de discussion éventuelle sur les états de lieu contradictoire en cas de résiliation des contrats.
Il sera le point focal entre l’IRC et les propriétaires de maison et la compagnie de gardiennage G4S.
Autres
Le Facilities Manager être prêt et capable d’assumer toute autre tâche jugée opportune par son superviseur hiérarchique dans le cadre du fonctionnement des activités de l’organisation humanitaire IRC. En aucun cas, il ne sera question d’une rémunération supplémentaire pour avoir accomplies une tâche autre que celles reprises dans cette description de poste, du moment qu’elle vise à atteindre les objectifs fixés par l’organisation.
Assurer la gestion de logement de tous les visiteurs qui arrivent à Kinshasa
Suivre le logement des visiteurs en facturant les nuitées consommées en collaboration avec les finances (logement à la guesthouse et hôtel).
Général
S’engage à respecter les Politiques de Signalement Obligatoire;
S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
Etre disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.
Profil requis
Formation exigée en Electromécanique une discipline similaire avec un niveau minimum d’Ingénieur;
Parler et écrire couramment anglais et avoir un excellent niveau de français écrit et oral obligatoire;
Une expérience éprouvée d’au moins trois ans comme Technicien chargé de gestion des infrastructures;
Une bonne expérience en finances est vivement recommandée (connaissance de budget et des contraintes y afférentes);
Avoir de notion de la législation congolaise en matière de gestion de contrats;
Grande capacité d’organisation et de précision;
Être capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives;
Être capable de travailler sous pression et de fois à des heures tardives sans réclamer un payement d’heures supplémentaires;
Bonne capacité de planification;
Bon esprit d’équipe très apprécié.
Comment postuler?
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Les dossiers de candidature doivent comprendre:
Une demande d’emploi.
Un curriculum vitae à jour avec trois références professionnelles.
Des photocopies de diplômes et attestations de service rendu.
Les coordonnées de contact.
Copie de la Carte de Chômeur ou de demandeur d’emploi (Obligatoire pour tous les candidats : Disponible gratuitement à l’ONEM)
Marquez sur l’enveloppe le code du poste: GDIKIN
Par courriel, veuillez mentionner le code du poste comme objet du message : GDIKIN
Dépôt de candidature: Bureaux de l’IRC Kinshasa sis 63, Avenue Col Mondjiba Kinshasa/Ngaliema
Ou par courriel à : [email protected]
