Hellen Keller International : Gestionnaire des finances

ENTREPRISE	Helen Keller International
LIEU	Kinshasa
DATE DE PUBLICATION	7 février 2013
CATÉGORIE	Finances
TYPE D’OFFRE	CDD

Statut de poste: National

Créé en 1915, Helen Keller International (HKI), dont le siège est à New York City, s’efforce de sauver la vue et la vie des plus vulnérables et défavorisés. HKI mène actuellement des programmes dans 21 pays d’Afrique et d’Asie ainsi qu’aux États-Unis. HKI est connu pour la durabilité, de fiabilité, d’efficacité et de plus haut niveau d’expertise technique dans la lutte et le traitement de la cécité et la malnutrition.

Relation fonctionnelle

Le chargé (Responsable) de finances ou « Finance Manager » (FM) est responsable de toutes les opérations financières budgets selon les politiques et procédures de HKI: la production des rapports financiers, l’exécution des tâches comptables et extra comptables, et l’élaboration et le suivi des budgets.

Le FM est supervisé par the Directeur et collabore avec:

• Le Département des Finances Régionales;
• Le Directeur Régional Adjoint;
• Le Département des Finances et des Opérations au Siège;
• Le Responsable Administration et Ressources Humaines de HKI/RDC, le staff HKI du pays et les Partenaires de HKI en RDC.

Responsabilités spécifiques

Ces responsabilités incluent les points suivants:

• La supervision de toutes les opérations financières du bureau;
• Le respect et l’application des lois et règlements du pays en matière fiscale et comptable;
• Le respect et l’application des politiques et procédures financières de HKI;
• Le respect et l’application des termes financiers des accords conclus avec les bailleurs de fonds;
• La production des rapports financiers complets et fiables au Bureau Régional / siège et aux différents partenaires financiers;
• Le soutien et la formation à tout le personnel HKI sur les politiques, procédures et pratiques financières;
• La collaboration avec les auditeurs internes et externes ainsi que le suivi de la mise en application de leurs recommandations.

Ces responsabilités groupées en trois catégories incluent de façon spécifique:

A. Gestion financière:

Rapports Financiers:

• Elabore le rapport mensuel au Siège HKI comprenant le fichier Quicken ainsi que tous les états financiers requis, à soumettre à la Directrice au plus tard le 07 du mois suivant;
• Elabore les rapports des différents bailleurs de fonds selon les termes acceptés:  à soumettre à la Directrice et ensuite à envoyer au Bureau Régional au plus tard une semaine avant la date de soumission;
• Elabore tout autre rapport financier au besoin.

A cet effet, le Responsable Financier respecte les procédures comptables et exécute les tâches suivantes:

• Prépare les demandes d’approbation des paiements selon les politiques et procédures de HKI;
• Vérifie les additions sur les pièces justificatives;
• Fait/Vérifie les imputations comptables;
• S’assure de la numérotation séquentielle et systématique des pièces comptables;
• S’assure que les saisies de toutes les transactions financières sont faites chronologiquement au jour le jour;
• Vérifie/Classe les pièces comptables et les différents rapports financiers;
• Elabore et/ou vérifie tous les états financiers et documents nécessaires du mois;
• Vérifie les dépenses ‘Match’ ou contribution HKI selon les termes requis par les bailleurs
• Fait/Vérifie la situation des avances et suit leur apurement;
• Finalise et imprime les rapports et états financiers qu’il/elle soumet à la Directrice Nationale.

Gestion des comptes bancaires:

 

• S’assure que tous les comptes bancaires sont enregistrés dans le système comptable;
• Vérifie et vise les demandes de paiements par chèque;
• Signe avec la Directrice tous les « Bank Voucher » émis au nom de HKI;
• S’assure de l’effectivité des dépôts et retraits de fonds en banque;
• Vérifie/approuve les demandes de réapprovisionnement de la petite caisse;
• S’assure du retrait des relevés bancaires chaque fin de mois auprès des institutions bancaires;
• Elabore les réconciliations bancaires et les soumet à la Directrice pour revue et approbation.

B. Gestion budgétaire:

1. Gestion budgétaire:

• Collabore avec la Directrice et les Coordinateurs de projets à l’élaboration et à la révision du budget annuel et mensuel du bureau;
• Assiste l’Administration dans la préparation du budget annuel de fonctionnement;
• Collabore avec la Directrice et les Coordinateurs à l’élaboration des budgets des projets;
• Prépare  les demandes de fonds adressées au Siège (WTR), à HKI Europe et aux différents bailleurs en soumettant les documents appropriés;
• Supervise la gestion comptable des structures sous bénéficiaires des financements des Projets;
• Fait le suivi et l’analyse des dépenses du budget annuel et des budgets des projets à travers le PSR en collaboration avec les Coordinateurs;
• Distribue les PSR aux différents coordinateurs;
• Assure  la préparation des  révisions budgétaires des Projets.

C. Autres:

1. Gestion du personnel:

• Assiste l’Administration dans le calcul des salaires et des indemnités si nécessaire;
• Evalue le personnel sous sa responsabilité;
• Vérifie la gestion du compte des indemnités de licenciement (severance fund) et vérifie toute transaction avant la soumission à la Directrice pour approbation.

2. Gestion fiscale:

• S’assure que HKI est en conformité avec les lois et règlements fiscaux du pays;
• Fait les déclarations fiscales et sociales aux administrations concernées;
• S’assure de l’acquittement dans les délais des impôts et cotisations;
• Veille à l’évolution des textes fiscaux pour une mise à jour de l’organisation.

3. Audit et Contrôle Interne:

• Prépare les missions d’audit du bureau en accord avec le Siège et le bureau Régional;
• Assure le suivi des trouvailles et des recommandations d’audit externe ou interne;
• Répond aux sollicitations de contrôle interne.

4. Développement:

• Participe aux concertations avec les bailleurs et participe activement dans la recherche opérationnelle et le développement de projet permettant de mobiliser des ressources complémentaires;
• Faire des propositions quant aux meilleures pratiques en matière d’opérations financières.

5. Autre tâche:

• Exécute toute autre tâche à lui assigner par la hiérarchie.

Qualifications

• Quatre années Université – diplôme en administration des affaires, comptabilité, gestion des affaires ou domaine connexe; diplôme d’études supérieures et/ou CPA préféré;
• Minimum 5 ans d’expérience dans la gestion des services de finances ; l’expérience en Gestion Financière avec des ONG internationales est préféré;
• Expérience pratique de développer/réviser et/ou adapter les politiques et procédures de finance;
• Capacité bien établie et pratiquée de s’organiser et se planifier;
• Ordinateur et utilisateur expérimenté dans Microsoft Office, notamment Microsoft Word, Excel et Outlook;
• Connaissance en informatique comptabilité/finance systems (Quicken ou QuickBooks) un avantage;
• Capacité de travailler tous les deux bien indépendamment et dans le cadre d’une équipe;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• Expérience avec les organisations internationales, les ONG et les autres agences de développement local;
• Compétences de bonne communication orale et écrite en langue anglaise ; Forte maîtrise de l’anglais et du français.

Conditions de travail

Le poste est basé au bureau de HKI à Kinshasa. Le contrat est pour 1 an renouvelable. Le salaire est à discuter selon expérience.

Comment postuler

Les candidats intéressés doivent soumettre:

• Une lettre de motivation;
• Un curriculum vitae.

à HKI-RDC: [email protected]

Le poste reste ouvert jusqu’à ce que HKI embauche quelqu’un.