ACTED : Adjoint coordinateur des Ressources humaines nationales

L’Adjoint Coordinateur Ressources Humaines National est en charge de l’administration des ressources humaines et de la gestion du personnel (recrutement, classement, formation) au niveau national.

Administration des Ressources humaines

• Préparer les courriers administratifs
• Préparer les documents administratifs (notes de service internes, memo, règlement, etc.)
• Suivre et préparer les courriers de réponse aux demandes des autorités publiques et des autres ONG
• Superviser les chargés des RH / Administrateurs dans les zones
• S’assurer de la conformité des documents RH interne avec les lois, législations et règlements en vigueur dans le pays
• Faire le suivi des obligations administratives légales d’ACTED dans le pays concerné (paiement des taxes, enregistrement, etc.) et s’assurer d’un suivi continu en ce qui concerne l’enregistrement d’ACTED dans le pays
• S’assurer que l’ensemble des procédures, règles et notes de services soient diffusés, traduites, comprises et appliqués selon les règles annoncées dans le manuel des ressources humaines d’ACTED et le code du travail du pays concerné
• Informer le directeur pays de tout problème relatif à l’administration des ressources humaines quelque en soit la nature (par ex. problème en terme d’éthique, de procédures, de conflit, d’aspects légaux et règlementaires etc)

Gestion du personnel

• Superviser la gestion du personnel au niveau national comme au niveau de la zone
• Superviser la gestion des jours fériés, des jours de congés et tenir toutes les zones informées
• Contrôler et vérifier les feuilles de présence des salariés et préparer le rapport mensuel nécessaire au paiement des salaires
• S’assurer de la conformité des procédures d’embauche des salariés nationaux avec les règles décrites dans le manuel des ressources humaines d’ACTED
• Archiver les documents administratifs des salariés internationaux (dossier personnel, passeport et visas, contrats de travail, billets, cartes d’enregistrement), et ce pour des raisons administratives et des questions de sécurité
• S’assurer du suivi et de la mise à jour des formulaires administratifs ressources humaines
• Suivi et gérer les salariés internationaux en contact direct avec le siège à Paris
• Assurer le suivi des évaluations
• Gérer la présence des salariés internationaux d’ACTED dans la Guesthouse de la capitale
• Gérer la présence des invités dans la Guesthouse d’ACTED et faire le suivi du paiement, en lien avec le Département des Finances
• Gérer le bureau d’ACTED, ainsi que la Guesthouse
• Superviser quotidiennement les salariés du bureau pays

Suivi du TITANIC (Reporting RH/Admin mensuel pays vers le siège)

• Assurer la remontée d’information depuis les zones et du bureau national, consolider le rapport Titanic au niveau du pays, superviser le paiement des salaires dans les zones
• Contrôler le coût global des salariés par zone
• Vérifier le suivi des dépenses courantes mensuelles, en coordination avec le Département des Finances
• Vérifier le rapport mensuel des coûts de communications des bureaux ACTED
• Vérifier et contrôler que les grades, salaires et titres employés soient conforme aux procédures internes et à la grille des salaires interne.
• Préparer la synthèse du Titanic pour le directeur pays et le siège avant le 05 de chaque mois
• Envoyer le Titanic consolidé au siège le 15 de chaque mois
• Vérifier par des visites terrain la fiabilité des informations fournies par le Titanic de chaque zone
• Préparer le tableau de présence des salariés internationaux et l’envoyer chaque mois à Paris
• Assurer toutes les traductions des documents ressources humaines

Recrutement

• Suivre le recrutement d’employés internationaux en lien avec le siège
• Assurer le suivi des rapports hebdomadaires des Ressources humaines en lien avec le siège
• Préparer les annonces de postes vacants pour les salariés nationaux
• Trier les CV des candidats, participé aux entretiens de recrutement avec la coordination et/ou les programmes, archiver les CV et les compte rendus des entretiens pour tous les candidats
• Rédiger les contrats des salariés nationaux et réunir l’ensemble des informations à la rédaction du contrat (carte d’identité, photos, références, etc.) en liaison avec le cabinet d’avocat externe le cas échéant.

Classement

• Superviser le système d’archivage des dossiers personnels des salariés ACTED au niveau du Pays
• Superviser la gestion des contrats de location des bureaux d’ACTED et des guesthouses
• Superviser le classement des dossiers personnels des salariés internationaux
• Contrôler et superviser mensuellement le système d’archivage et de classement des dossiers personnels dans les zones afin de s’assurer que les procédures ACTED soient convenablement appliquées et que les dossiers contiennent tous les documents nécessaires

Formation

• Former les nouveaux salariés aux postes de Ressources humaines/ Administrateurs sur les zones
• Organiser des formations aux procédures administratives d’ACTED à l’attention des administrateurs des zones
• Assurer la formation des salariés internationaux d’ACTED aux procédures des ressources humaines