PROJET ENFANTS DITS DE LA RUE
AVIS DE MANIFESTATION D’INTERET POUR LE RECRUTEMENT D’UN SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES A TEMPS PARTIEL.
Source de financement : DON IDA N° H578-ZR
N° AMI/ 06 /EDR/PM/08/13
Date de publication : le 05 Août 2013
Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo a reçu un don de l’association internationale de Développement (IDA) en vue de financer le coût du projet ENFANTS DITS DE LA RUE (EDR), dont l’exécution est confiée à l’Unité de Gestion du Projet EDR.
Le projet a pour objectif d’améliorer les dispositifs de prestation de services de prévention et d’assistance en faveur des Enfants dits de la rue, prioritairement de la ville province de Kinshasa. Mais, certaines activités de prévention et de renforcement concernent l’ensemble du pays. Il s’agit notamment des émissions sur les droits des enfants à diffuser sur les radios dans toutes les provinces et les formations destinées au personnel du ministère des affaires sociales, action humanitaire et solidarité nationale (MINAS) de l’ensemble du pays.
Dans le cadre de sa mise en œuvre, l’Unité de Gestion du Projet EDR a l’intention d’utiliser une partie des fonds accordés au titre de ce don pour financer le contrat des services d’un «Spécialiste en passation des marchés à temps partiel ».
1. Liens hiérarchiques du poste:
L’expert en passation des marchés est placé sous la supervision directe du Gestionnaire Chef de Projet à qui il apporte tous les conseils utiles en tout ce qui concerne les questions liées à la passation et à l’exécution des marchés.
En particulier, sous l’autorité du Gestionnaire Chef du Projet, le Spécialiste de Passation de Marchés a pour mission :
- Assurer la qualité des dossiers de Marchés
- Veiller à ce que les décisions de passation de Marchés respectent les accords convenus ;
- Appuyer la résolution de tout problème de passation de Marchés qui pourrait survenir ;
- Aider au traitement des réclamations reçues des soumissionnaires afin de s’assurer que les réponses appropriées ont données et que la réclamation a été close à la satisfaction de la Banque Mondiale
- Assurer les suivis des dossiers de Marchés pour éviter tout retard dans le processus d’attribution et d’exécution de Marchés.
2. Principales missions
Il/elle devra en particulier s’assurer :
- De la mise en application des mesures prévues dans le plan d’action convenu après les missions de supervision et/ou les revues à postériori de la passation des marchés
- Du respect des délais de passation des marchés sur la base du plan établi et approuvé
- De la qualité des dossiers de consultation (DAO ou DP) et les rapports d’évaluation des offres et en particulier,
- S’assurer (i) que les spécifications techniques pour les marchés de travaux ou de fournitures et les TDR pour les services de consultants ne comportent pas de disposition discriminatoire pouvant favoriser un soumissionnaire ou une marque/technologie et (ii) la justesse des propositions d’attribution des marchés au regard des directives et des stipulations des dossiers de consultation
- La revue et la validation de toutes les correspondances et tous les documents liés à la passation des marchés pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences du requérant
- Que les paiements aux prestataires de services sont effectués à temps et en conformité avec les dispositions des marchés signés ainsi que de leurs avenants.
3. Attributions et tâches spécifiques
Le spécialiste de la passation de marchés accomplira, sur la base du manuel des procédures et du plan de passation de marchés, les tâches suivantes détaillées par catégorie (liste non exhaustive) :
a. Elaboration et suivi du plan de passation des marchés (PPM)
Après finalisation du plan annuel budgétisé des activités du projet et de ses différentes composantes (PTBA) :
- Elaborer le plan de passation des marchés qui en découle,
- Communiquer aux collègues chargés de la gestion financière et des décaissements les dates critiques de signature des marchés importants,
- S’assurer que les mesures idoines sont prises ou seront prises pour que les marchés soient signés dans les requis et
- Identifier les sources de retard dans le processus de passation et d’exécution des marchés et proposer des solutions de rectification
- Mettre en place un mécanisme de suivi permettant de détecter et régler les retards et problèmes qui pourraient survenir ; le dit mécanisme devrait permettre à toute l’équipe du projet d’être informée en début de chaque semaine sur les activités clés de passation et de signature des marchés et l’état de leur mise en exécution en fin de semaine.
(b) Procédures de choix des consultants :
- la rédaction des Demandes de manifestation d’Intérêt pour les services de consultant et le suivi de leur publication dans la presse nationale et/ou Internationale, si nécessaire ;
- la constitution des dossiers de Demande de propositions techniques et financières et de la liste restreinte des consultants ;
- l’élaboration et la notification des lettres d’invitation à adresser aux consultants figurant sur les listes restreintes après avis de non objection de l’IDA (si requise) ;
- la participation à l’ouverture et à l’évaluation des propositions techniques et financières à titre de conseiller ;
- Assister à la commission d’attribution des marchés a titre de secrétaire et de conseiller
- l’établissement des contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis de non objection de l’IDA (si requise) ;
(c) Procédures de choix des entrepreneurs de travaux et des fournisseurs de biens, équipements et services (autres que services de consultants)
- la préparation des dossiers d’appels d’offres sur la base des spécifications techniques préparées par les maîtres d’ouvrage ou unités opérationnelles du Projet et validées par l’UCP ;
- la publication des dossiers d’appels d’offres et la réception des offres ;
- la participation à titre de conseiller à l’ouverture/évaluation des offres, et à l’attribution des marchés en relation avec la Commission des appels d’offres ;
- la tenue des procès verbaux d’ouverture et des rapports d’évaluation des offres ;
- l’élaboration des procès verbaux d’attribution des marchés ;
- l’établissement des marchés entre le Projet et les fournisseurs adjudicataires choisis après appels d’offres et avis de non objection de l’IDA (si requise) ;
- la tenue des procès verbaux de réception des équipements.
(d ) Rôle de conseil au Gestionnaire Chef du Projet
Dans sa mission au sein de l’équipe le spécialiste de la passation apportera un conseil utile à tous les membres de l’équipe dont en particulier le coordonnateur dans :
- La phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché
- L’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires
- La réponse aux commentaires de la Banque et de tout autre bailleur
- Les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolue à l’interne
- L’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles
- L’initiation ou la validation des réponses à adresser suite à des réclamations de soumissionnaires afin de s’assurer que la réponse est conforme aux dispositions des textes et qu’elle répond aux questions/problématiques soulevés par le plaignant
- L’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat
- La justesse des arguments avancés pour passer un marché de gré à gré ou signer un avenant au marché lorsqu’en particulier le dit avenant est à incidence financière
(é) Classement des dossiers de marchés
Mettre en place un système de classement de l’ensemble des dossiers de marchés y compris les pièces justificatives de paiement et les procès verbaux de réception provisoire et définitive
4. Incompatibilité avec certaines fonctions au sein de l’unité d’exécution
Afin d’éviter les situations de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le Spécialiste de la Passation des Marchés :
- N’est pas membre de la commission d’évaluation, ni de la commission des marchés auxquelles il/elle apporte un conseil utile pour le respect des règles ; il/elle pourrait cependant assurer le secrétariat de la commission des marchés
- Ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment (i) les réceptions de qualité ou de quantité et (ii) les questions de paiement ; il/elle apporte un éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat
5. Qualifications professionnelles :
- Etre titulaire d’un diplôme d’études supérieures ( Bac + 3 ans minimum ) ;
- Avoir une expérience globale minimale de 5 ans dont au moins au minimum trois ( 3 ) ans à un poste de passation des marchés dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine. L’expérience dans un projet sur financement Banque Mondiale est un atout majeur.
- Avoir une bonne connaissance des procédures de la Banque Mondiale, des directives pour la passation des marchés et des accords de crédits ;
- Avoir une bonne maîtrise des manuels de procédure et des plans de passation ;
- Avoir des connaissances en informatique ;
- Avoir une intégrité professionnelle et des aptitudes à travailler en équipe ;
- Avoir un sens des relations humaines.
6. Critères de performance :
- Qualité du suivi des actions de passation et d’exécution des marchés inscrits dans le Programme annuel de travail (PTBA) ;
- Qualité de respect des délais de l’exécution du plan de passation ;
- Qualité des dossiers d’appel d’offres et des demandes de propositions ;
- Qualité du suivi des procédures de passation et des avis de non objection ;
Les performances de l’expert dans la passation et l’exécution des marchés seront mesurées sur la base des trois indicateurs ci-dessous :
- Le pourcentage du nombre de marchés qui ont été effectivement conclus, signés et mis en exécution pendant l’année en comparaison des prévisions du PTBA et du PPM
- Le pourcentage du nombre de marchés qui ont été passés, conclus et signés dans un délai maximum de quatre (4) mois entre la publication de l’avis d’appel d’offres et la signature du marché pour les marchés de travaux ou de fournitures et équipements ou cinq mois entre la publication de l’avis a manifestation d’intérêt et la signature du marché pour les marchés à passer avec des cabinets de consultants ;
- Le taux de décaissement annuel sur base prévisions du PTBA auquel est attaché un plan de passation des marchés et un plan de décaissement
Il est attendu de l’expert que chacun de ces trois indicateurs soit au moins atteint à 75 % ou plus ; un pourcentage de 50 % ou moins est considéré comme performance faible et médiocre si un seul de ces indicateurs est atteint à moins de 30 %
7. Durée du contrat
8 heures de prestations par semaine pendant 24 mois
8. Autres Aptitudes :
- Avoir une excellente maitrise informatique ; notamment les outils Offices ;
- Avoir une maitrise totale du français parlé et écrit ;
- Etre capable de travailler en équipe et sous pression.
L’Unité d’Exécution du Projet invite les personnes de nationalités congolaises issues des secteurs privés ou publiques intéressées remplissant les critères de qualifications décrits ci-dessus à présenter leur candidature en vue de fournir les services.
A compétence égale, la préférence sera accordée aux femmes.
Les dossiers de candidatures doivent être composés de :
- Une lettre de motivation pour le poste concerné ;
- un Curriculum Vitae (CV) détaillé mis à jour avec trois (3) personnes de référence (noms complets, adresses E-mail ainsi que les numéros de téléphone), daté et signé ;
- Des copies certifiées conformes des diplômes et des attestations de travail justifiant l’expérience acquise.
Les expressions d’intérêt doivent être déposées à l’adresse mentionnée ci-dessous au plus tard le 20 Août 2013 à 15 heures, heure de Kinshasa, et porter expressément la mention N° AMI/ 06./IDA/EDR/08/13: Sélection d’un Consultant expert en protection de l’enfant.
Unité d’Exécution du Projet Enfants Dits De La Rue.
À l’attention de : Monsieur le Gestionnaire Chef du Projet
11, Avenue Lukusa, Kinshasa-Gombe- RD Congo
Tel : 0970040076
E-mail : [email protected]
Fait à Kinshasa, le 05 Août 2013.
