GROUPE RUBUYE: secrétaire administratif

TITRE DU POSTE              : SECRETAIRE ADMINISTRATIF

EFFECTIF DEMANDE     : 1

LIEU D’AFFECTATION   :  BUKAVU

 

1. 1.      CONTEXTE

Le GROUPE RUBUYE SPRL est une société œuvrant dans les domaines de construction, intérim et logistique, travaillant en partenariat avec des organisations multinationales œuvrant en République Démocratique du Congo.

Il  cherche à recruter pour son Département administratif une personne motivée, expérimentée, flexible, ambitieuse et capable à relever des défis. 

1. 2.        OBJECTIF DU POSTE

Le (a) Secrétaire est responsable de toutes les tâches relevant de ses compétences et du bon fonctionnement administratif de la société.

Il (elle) sera sous la supervision du directeur des opérations, et sous l’autorité directe du responsable administratif et financier.

La durée de sa mission est d’une (1) année renouvelable avec six (6) mois d’essai.

Le poste est base à BUKAVU avec des possibilités des missions à GOMA, KINSHASA et autres sites ou est implantée la société GR sprl.

 

La mission du Secrétaire administratif consiste à exécuter entre autres les tâches spécifiques ci-après:

 

a)      LA GESTION DU COURRIER

• Rédiger les courriers (mise en forme rédactionnelle, etc.);
• Encoder les courriers arrivés – départs dans les registres prévus à cet effet;
• Classer le courrier dans les classeurs prévus à cet effet;
• Transmettre le courrier à la direction (signataire);
• Orienter les courriers vers les différents services;
• Assurer l’expédition des courriers sortants.

b)      LA GESTION DES VISITEURS

• Accueillir les visiteurs;
• Orienter les visiteurs en fonction de la demande;
• Prendre les Rendez-vous pour la direction;
• Transmettre les dates de Rendez-vous aux personnes concernées;
• Limiter l’accès dans les bureaux aux personnes étrangères à la société;
• Suivis des registres des visiteurs et des mouvements (entrées, sorties) du personnel.

c)       LA GESTION DU TELEPHONE

• Réceptionner les appels;
• Appeler les numéros demandés par le personnel;
• Transmettre les appels aux personnes concernées;
• Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées;
• Gérer les communications téléphoniques (note dans le cahier prévu à cet effet, composition des numéros).

d)      GESTION DES DOCUMENTS/CLASSEMENT

• Classer les documents (contrats, Factures, documents légaux,  etc.) dans les bons classeurs;
• Rechercher les documents classés, sur demande;
• Avoir un contrôle sur les classeurs rangés à son niveau;
• Actualisation des répertoires de chaque classeur;
• Assister l’équipe de direction dans les classements des divers documents dans leurs bureaux;
• Transmission des divers documents (Factures et autres) aux différents clients et fournisseurs.

e)       TRAVAIL DE BUREAU

• Faire respecter les procédures administratives;
• Participer aux activités internes et externes de la société;
• Adhérer au Règlement d’Ordre Intérieur et le faire respecter;
• Gestion des fournitures de bureau;
• Gestion des factures d’eau et d’électricité;
• Faciliter les réunions hebdomadaires interdépartementales.

1. 3.        QUALIFICATION

Le candidat recherché devra avoir les qualifications suivantes :

• Etre titulaire d’un diplôme d’études universitaires ou supérieures en Secrétariat de direction ou son équivalent;
• Avoir une expérience d’au-moins 3 ans dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine ;
• Avoir la maitrise de la langue française ;
• Avoir une connaissance de l’anglais ;
• Avoir la maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint,…);
• Avoir une intégrité professionnelle et des aptitudes à travailler en équipe ainsi qu’un sens des relations humaines.
• Etre capable de travailler sous pression.
• Etre flexible avec les horaires de travail (peut être demandé de commencer tôt ou terminer tard pour les urgences du travail)

1. 4.        SOUMISSION DE DOSSIER

Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV actualisé avec trois références à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopies des diplômes et des attestations de service rendu.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Les candidatures doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse [email protected] ou déposées sous pli fermé aux adresses ci-dessous  au plus tard le 05 Janvier 2014 à 16 heures:

-          Bureau GR BUKAVU : 58, Avenue MANIEMA, Q. NDENDERE, Commune d’IBANDA.

-          Bureau GR GOMA : 43, Avenue La Corniche, Q. Les Volcans, GOMA.

-          Bureau GR KINSHASA : C/o Cabinet Me ERIC RUBUYE-Immeuble BATETELA, Avenue BATETELA 1, Q. GOMBE, Commune de la GOMBE, Croisement Boulevard du 30 Juin et BATETELA.