Titre du poste : Logistic Officer
Location : Kinshasa
Reports to : ADO
Status : Full time
RESUME DU TRAVAIL
Comme membre de l’Equipe des Operations de EGPAF RDC. LogisticOfficersera responsable des inventaires, des Achats, de la gestion des Véhicules, de la gestion de stock, de la gestion et maintenance de tous les équipements et matériels de EGPAF et d’apporter tout soutien logistique au programme de EGPAF RDC.
TACHES ET RESPONSABILITES:
1. Procurement
- L’acquisition des équipements et fournitures pour le bureau de la RDC ainsi que pour les Sub-Grants.
- Le maintien des archives de tous les achats.
- S’assurer que tous les documents et les approbations du Bailleur de Fonds sont obtenus, complétés, et archivés pour tous les achats d’EGPAF conformément aux règles du Bailleur et d’EGPAF et du Budget approuvé,
- Centraliser, analyser et discuter si nécessaire avec les acteurs concernés les besoins des différents services/projets
- Etablir et maintenir un système d’achat efficient qui permette d’obtenir les spécifications techniques des biens à acquérir par écrit avant d’initier les achats et la livraison de ces biens,
- Identifier de meilleures sources d’acquisition des biens et services,
- Obtenir les cotations auprès de Fournisseurs, les remises et faire les Savings en conformité avec les guidelines Fédéral d’acquisitions,
- S’assurer que les factures sont soumises au Service de Finance pour paiement,
- Maintenir le Fichier des inventaires d’EGPAF et de Sub-Grants à jour,
- Former les agents d’EGPAF sur les procédures d’achats
- Maintenir tous les contrats de vendeurs fournissant leurs services à EGPAF (loyer, Téléphone, l’assurance véhicule, maintenance de véhicule, le carburant, les avions,etc.…)
2. Logistiques
- Fournir un support logistique au programme d’EGPAF en RDC,
- Faire conjointement avec l’équipe de technique le plan de distribution des Intrants dans les différentes Zones de Santé,
- Gérer toute la chaine d’approvisionnement des fournitures médicales (les intrants)
- Gérer le stock des intrants
- Elaborer le planning des entretiens de divers matériels
- Veiller à l’état des équipements, centraliser et analyser les demandes de réparation
- Gérer le déclassement de tous équipements et matérielsconformément aux règles et procédures de EGPAF et du Bailleur des Fonds,
- S’assurer qu’un bon système de rapports d’inventaire et le contrôle sont mis en place pour tous les équipements et matériels d’EGPAF,
- Gérer et maintenir les bonnes relations avec tous les fournisseurs d’EGPAF
3. La Gestion de Véhicules
- Tenir toute la documentation sur chaque véhicule (carte rose, assurances, copie permis de conduire de chaque chauffeur….)
- Etablir et maintenir le bon système de reportingdans la gestion et la maintenance de Véhicules,
- Surveiller la maintenance des véhicules: s’assurer que tous les véhicules de EGPAF sont proprement entretenus et les log books sont mis à jour,
- Soumettre à la direction des propositions d’affectation des véhicules aux différents axes/services
- Elaborer les plannings des entretiens des véhicules et transmettre une copie à Award& compliance
- Contrôler hebdomadairement la bonne tenue des carnets de bord de chaque véhicule et apprécier la consommation du carburant et lubrifiant au regard du kilométrage parcouru ;
- S’assurer que l’assurance des véhicules d’EGPAF est à jour,
- Revoir mensuellement la consommation de carburant de tous les véhicules d’EGPAF
4. Supervision
- Supervisertous les chauffeurs.
5. Autrestaches
- Faire autres tâches en rapport avec le Procurement et la logistique
COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES:
- Etre titulaire d’un diplôme Universitaire en gestion ou en sciences appliquées
- Avoir une expérience dans la gestion des produits pharmaceutiques (quantification des besoins, préparation des commandes, stockage et distribution de produits pharmaceutiques aux établissements de Santé),
- Avoir la connaissance des procédures d’achat de Bailleurs de Fonds Internationaux
- Avoir une compétence prouvée dans l’utilisation de MS Office, particulièrement Excel, Access et Word,
- Expérience en gestion de programme ayant trait avec la santé ; familier aux partenaires en développement (USAID, PEPFAR )
- Avoir la capacité prouvée à travailler efficacement dans un environnement d’équipe multiculturelle comprenant du personnel administratif et technique,
- Avoir des excellentes qualités relationnelles et de communication,
- Etre bien organisé, rigoureux et diligent,
- Avoir une connaissance parfaite du français
- Avoir un diplôme ou une formation en Pharmacie serait un atout
- Savoir parler l’anglais (serait un atout)
- Etre disposé à voyager à l’intérieur du Pays
COMMENT POSTULER
Pour postuler à cette offre, veuillez envoyer votre C.V. ainsi que votre lettre de motivation à [email protected] au plus tardle Vendredi 15 Février 2014.
Aucun coup de fil ou les candidatures en papiers seront acceptés.
NB :
- Mettre le titre du poste sollicité comme Object de votre email,
- Aucun dossier en dureni coup de fil ne sera accepté
- Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
- Recrutement se fait àKinshasa, tout candidat retenu et qui habiterait hors du lieu de recrutement, se déplacera à ses propres frais pour joindre le lieu de travail
Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is an Equal Opportunity Employer
