Organisme: Médecins du Monde – Belgique (MDM-B)
Titre du poste: COORDINATEUR LOGISTIQUE
Localisation du poste: Katanga/Moba, République Démocratique du
Congo. Déplacements périodiquement sur terrain pour les besoins de la mission
dans les Zones de Santé appuyés par Médecins du Monde Belgique (MDM-B).
Duré: Contrat Duré Déterminé de 6 mois et possibilité de prolongation.
Objectifs du poste:
Sous la responsabilité directe de la Coordination Générale, le Coordinateur Logistique:
Le Coordinateur Logistique a pour mission de garantir le support technique et logistique a la mission en veillant a la pertinence et a la cohérence des programmes logistiques dans le domaine de la santé ainsi qu’à l’adéquation des moyens opérationnels et des objectifs du plan d’action annuel. Bien que généralement basé au bureau de Coordination, le coordinateur Logistique et avant tout un acteur de terrain sur lesquelles il passera au moins 40% de son temps. Aussi, il forme et encadre les logisticiens du terrain, veille a l’application des procédures (achat et sécurité), au suivi des normes de constructions et de réhabilitation initiées dans la cadre des projets, ainsi qu’à l’utilisation des techniques de maintenance, des outils et des équipements.
Assure la gestion de la logistique et accomplis les tâches suivantes :
Structuration de la Logistique
- Organise et supervise le fonctionnement logistique de la base de coordination
- Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement
- Supervise l’application des mesurés de Santé et Sécurité au travail dans les structures de santé avec le coordinateur médical + assure l’adéquation des conditions de vie des équipes
- Met en place les procédures MdM B et suit le respect de celle-ci
- Participe à l’élaboration du budget et du plan d’action annuel
- Met en place les outils nécessaires au contrôle du fonctionnement
- Veille à mettre a disposition les outils logistique MdM B
- Garantit la pertinence et adéquation des moyens matériel (ordinateur, radio, véhicules, etc. …)
- Met en place les règles, les procédures et les périodicités d’entretien des équipements (véhicules, générateur, photocopieurs, etc. …) ; en supervise le suivi
- Etablit les règles et les procédures d’utilisation de ce équipement (véhicules, radio, etc. …) ; en supervise le suivi
- Assure le suivi du vieillissement du parc
- Anticipe et planifie les remplacements des équipements onéreux (véhicules, etc. …)
Gestion des Approvisionnement en coopération avec le Coordinateur Générale:
- Respecter et faire respecter les procédures d’approvisionnement
- Suivre le cycle d’approvisionnement de l’évaluation des besoins
à la commande, au suivi de la commande, à la livraison et au stockage
- S’assurer de la bonne codification par rapport suivi budgétaire
- Appliquer et faire respecter le digramme de validation des achats
- Préparer et soumettre le dossier d’achat pour le payement
- Faire le suivi du bon classement des dossiers d’achat
- Faire le suivi des frets avec le logisticien
- Il ne doit pas effectuer les achats sauf à la demande de son
supérieur hiérarchique.
Gestion des stocks en coopération avec le Coordinateur Médical:
- Gestion des stocks en coopération et à la demande de son supérieur hiérarchique,
- Respecter et faire respecter les procédures de stockage
- Utiliser les outils de gestion de stock
- Responsable de que les inventaires du stock des différents projets se réalisent ponctuellement
- Effectuer l’inventaire de tous les projets trimestriellement et faire signer au moins par trois personnes et s’assurer du bon classement.
Gestion des Energies:
- Gérer le suivi de l’approvisionnement en énergies (eau, électricité, carburants etc.) et la bonne utilisation de ces énergies selon les procédures en vigueur
- Gérer le suivi et l’entretien des appareillages (générateurs, circuits électriques etc.) et produire un rapport mensuel
- Gérer le suivi des consommations d’énergies et produire un rapport mensuel.
Gestion du parc de véhicules et motos:
- Faire le suivi et la bonne tenue du log book
- S’assurer que toutes les dépenses relatives aux entretiens et différentes réparations sont mentionnées dans le log book et consignées dans le suivi des consommations.
- En coopération avec son superviseur assuré un entretiens régulier des véhicules et motos.
Planification des transports
- Dresse une planification des transports pour tous les projets. Tient compt de cout-efficacité et des délais
Gestion des télécommunications:
- Suivre le matériel (phonies, radios etc.) et l’entretenir selon les procédures en vigueur
- Garantir la bonne utilisation du matériel et superviser.
Gestion du parc informatique et IT
- Dimensionnement : définie la taille et la qualité du parque informatique et IT. En définie l’utilisation
- Forme le staff a son utilisation
- Maintenance : met en place un système de maintenance et de back up
Formation et gestion des ressources humaines
- Ecrit le profils de post des membres de son équipe en détaillant les responsabilités et les taches de chacun (gestion des véhicules, intendance, gestion de stock, achats, gardiennage, etc.) en respect des procédures établie
- Recrute, briefe, coache, évalue et supervise l’équipe logistique
- Dispense la formation adéquate aux membres de son équipe pour leur donner la compétence nécessaire à l’exécution de leurs taches
Sécurité
- Participe à l’analyse des risques de la mission. Propose les moyens logistiques nécessaires à la réduction des risques sécuritaires
- Participe en permanence à la recherche d’informations utiles à la sécurité de la mission
- Participe a la rédaction d’un plan sécurité
- Veille à la mise en œuvre des moyens logistiques tels que figurant dans le plan/guideline sécurité. Veille a la fiabilité et la bonne utilisation de ces moyens. S’assure que les équipes sont formées à leur utilisation
- Veille à ce que le staff et les visiteurs obtiennent et connaissent l’ensable des règles de sécurité
Autres:
- Faire autres tâches à la demande de son supérieur hiérarchique.
Rapportage:
- Rapporter régulièrement à ses référents hiérarchiques et selon la fréquence et les médias qu’ils définiront
- Effectuer un rapport mensuel sur l’état des différents parcs logistiques.
Profil du candidat :
- Formation: Logistique et Management
- Expérience : de 3 ans dans des postes similaires, expérience en ONG ou organisation internationale
- Aptitudes : rigueur, organisation, esprit d’initiative, management
- Informatique: maîtrise de la bureautique de base sur Windows/Paquet Office
Ce profil de poste fait partie intégrante du contrat.
Il peut être modifié à tout moment avec l’accord des deux parties.
Date finale de réception des dossiers de candidature:
le 3 mars à 9h00 heures de Kananga.
Dossier à remettre à:
Par voie postale : Bureau MdM B, Avenue Lumière Nr. 1 (en face de la SNEL), Commune de Kananga).
Par e-mail : [email protected]
Fait à, Kananga le, 13/02/2014
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Chef de mission Médecins du Monde RDC
Dagmar Winkler
