OFFRE D’EMPLOI No 04/AAI/DRC/HROD/05/2014
| Titre du poste : | Assistant(e) Administratif(ve) & Logistique |
| Lieu de Prestation : | Kinshasa, mais il pourrait vous être demandé de voyager vers d’autres lieux du travail à l’intérieur de la RDC |
| Catégorie / Grade | Q.2 |
| Superviseur direct : | Administration & Logistics Officer |
| Postes à superviser : | Aucun |
| Type de contrat : | CDI (à confirmer après période d’essai de 3 mois) |
| Date limite de dépôt : | 15 juin 2014 à 16heures (heure de Kinshasa) |
I. DESCRIPTION D’ACTIONAID INTERNATIONAL RDC
ActionAid International (AAI) est une organisation internationale non-gouvernementale travaillant dans environ 50 pays en Afrique, Asie, Europe, Australie et Amérique. Nous faisons un travail de développement en Afrique depuis 1972 et en RDC depuis 2003. ActionAid travaille avec les pauvres et les exclus, en faisant la promotion des valeurs et l’engagement dans la société civile, les institutions et les gouvernements dans le but de parvenir à des changements structurels en vue d’éradiquer les injustices et la pauvreté dans le monde. ActionAid International RDC (AAI RDC) via les partenaires locales, travaille avec des personnes pauvres et marginalisées pour éradiquer la pauvreté, l’injustice et l’inégalité qui en sont les causes.
ActionAid International RDC est actuellement présente dans trois provinces (Sud Kivu, Nord Kivu et Kinshasa). ActionAid International RDC cherche à engager 1 Assistant(e) Administratif(e) & logistiquepour son bureau de Kinshasa. Ce poste est défini par des termes de référence nationaux pour un contrat à durée indéterminée à confirmer après une période d’essai de 3 mois et il est immédiatement ouvert.
II. RESUME GENERAL DU POSTE
Sous la supervision directe du Coordinateur de l’Administration, Ressources Humaines et Développement Organisationnel; L’Assistant(e) Administratif(e) et logistique basé au bureau national fournira un appui administratif et logistique efficace et efficiente.
Le titulaire du poste sera chargé d’appuyer l’administration et la logistique de la direction, traiter un large éventail de fonctions et de processus administratifs et logistiques lié à l’approvisionnement, le soutien organisationnel, le transport et les arrangements de voyage, la réservation d’hôtel et salle de conférence, la maintenance du bureau .
III. FONCTIONS ET RESPONSABILITES SPECIFICQUES
- Fournir jour pour jour un soutien administratif et logistique dans les locaux du bureau national, les propriétés et s’assurer de la conformité des activités avec les exigences administratives et logistiques.
- Organiser des réunions et des conférences, y compris la préparation de l’ordre du jour et les minutes et faire les arrangements de voyage d’affaires nécessaires.
- Exécuter des tâches d’assistant personnel du Coordinateur de l’Administration, Ressources Humaines et Développement Organisationnel- en ligne avec les politiques et les valeurs organisationnelles.
- Recevoir et guider les visiteurs, y compris les appels téléphoniques officiels et leur fournir des informations pertinentes en conformité avec les politiques organisationnelles et les meilleures pratiques.
- Trier et distribuer des documents (courriers) entrants et sortants.
- Fournir un soutien logistique et administratif des réunions périodiques des membres du personnel AAI RDC, les procès-verbaux de ces réunions et de s’assurer qu’ils sont signés et classés.
- Gère toutes les dispositions nécessaires pour les réunions du personnel du programme : réservations de chambres, les listes des participants, Restauration, la disposition des sièges, équipements spéciaux, etc. ;
- Organiser des demandes de visa, les horaires de voyage et les réservations pour les vols, les billets, les indemnités journalières et d’hébergement pour les visiteurs et les membres du personnel ;
- Organiser le nettoyage, l’entretien des installations du bureau et la maintenance des équipements et mobiliers;
- Gérer le stock des matériels et fournitures du bureau et de produire le rapport mensuel: fournitures de bureau et autres matériaux ; compléter régulièrement tous les outils de gestion de stock
- Soutenir le Coordinateur de l’Administration, Ressources Humaines et Développement Organisationnel dans les tâches de l’administration des divers contrats notamment de location de bureaux, dee service et autres.
- Assurer la procédure d’approvisionnement en collectant les factures pro formas, devis afin de les soumettre à l’analyse
- Préparer le paiement de toutes les factures des fournisseurs de biens et de services (loyer, internet, services médicaux, sécurité, hôtels, électricité, approvisionnement en eau, les factures de communication, carburant, etc.) et les soumettre au Coordinateur de l’Administration, Ressources Humaines et Développement Organisationnel pour approbation avant de les transmettre aux Finances pour le paiement.
- Préparer le paiement et toutes les déclarations des taxes et impôts, y compris la DGI, l’INSS, l’INPP, l’ONEM, les soumettre au Coordinateur de l’Administration, Ressources Humaines et Développement Organisationnel pour approbation avant de les transmettre aux Finances pour le paiement.
- Préparer les differents rapports mensuels relatifs a l’Administration et Logistique
- Accomplir toute autre tache qui pourrait lui être confiée par le superviseur hiérarchique
IV. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES
Compétences clés
- Diplôme d’études supérieures en gestion ou sciences commerciales, sociales, secrétariat ou administration
- Avoir une expérience pertinente d’au moins 2-3 ans dans la gestion administrative, logistique et/ou financière dans une organisation reconnue (ONG internationale ou autres).
- Maitrise de la langue française parlée et écrite. La connaissance de l’Anglais serait un atout.
- Posséder des connaissances en informatique et la capacité d’utiliser Pack Office (Windows, Word, Excel, Power Point, Access) et e -mail et Internet
- Volonté de travailler et de respecter des délais serrés
- Aptitude avérée à organiser et à gérer les priorités
- Connaissance des principes de passation des marches et d’approvisionnement
- Capacité avérée de négociation
- Aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois.
- Capacité à la réflexion stratégique et la planification
- Aptitude à superviser le personnel de soutien
- Capacité à établir et maintenir des relations de travail cordiales avec le personnel et les fournisseurs
- Aptitude de communication et de rédaction des correspondances administratives
- Respect des valeurs fondamentales telles que l’’intégrité, la responsabilité, la probité, l’honnêteté et la fidélité à la vision, la mission et les valeurs de l’organisation
- Bonnes relations interpersonnelles et capacité à convaincre les autres de la façon de faire les choses
- Aptitude à travailler sous pression
- Sens de la confidentialité
- Capacité à travailler avec un minimum de supervision
- Esprit d’équipe
V. COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés devront envoyer leurs dossiers par courrier électronique à:[email protected] avec copie à [email protected] et à Jules. [email protected] . L’objet de votre e-mail devra être “Assistant Administratif et Logistique Nº 04/AAI/DRC/HROD/04/2014″
Le dossier complet de la candidate devra contenir les éléments ci-après :
- Une lettre de motivation adressée au Directeur National d’ActionAid International RDC.
- Un CV écrit en Français contenant obligatoirement l’identité et l’adresse complète du candidat, les études/formations faites, l’expérience professionnelle liée au poste, la connaissance des langues ou autres connaissances pertinentes ainsi que les noms, fonction/Employeur, n° de téléphones & adresse e-mail de 3 personnes de référence professionnelle (d’anciens employeurs).
- Copies de diplômes/brevets, de la carte d’électeur et de la carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM.
- Copies d’attestations de service rendu prouvant l’expérience professionnelle liée au poste.
Remarques :
- Seule la candidature dont la taille totale du dossier ne dépasse pas 5 MB, sera reçu.
- Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.
- Toute candidature reçue après la date limite de dépôt ne sera pas prise en compte.
- Seuls les candidats retenus pour l’interview recevront une notification de présélection.
- Seules les candidatures répondant aux critères ci-dessus seront traitées.
Pour ActionAid International RDC,
Clement KONE
Directeur National
