AVIS A MANIFESTATION D’INTERET N° 001/SANRU-CORDAID/FM/NMF2/2017
RECRUTEMENT DES SOUS-RECIPIENDAIRES (SR) DANS LE CADRE DE LA MISE EN ŒUVRE PAR CORDAID ET SANRU DES PROJETS FONDS MONDIAL EN RDC :
NOUVEAU MODELE DE FINANCEMENT
VIH-SIDA, TUBERCULOSE ET PALUDISME 2018-2020
Source de financement : Fonds Mondial de lutte contre le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme
Référence : AMI N° 001/SANRU-CORDAID/FM/NMF2/2017
Date de publication : le 10 Octobre 2017
Date de clôture : le 09 Novembre 2017, 15 H 30’ (heure locale de Kinshasa)
A L’INTENTION DES CANDIDATS SOUS-RECIPIENDAIRES TRANSVERSAUX
I - CONTEXTE & JUSTIFICATION
La République Démocratique du Congo a obtenu un financement pour la lutte contre le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme. Cette demande de financement a pour but d’obtenir plus d’impact dans la lutte contre les trois maladies. Et, Sur base de leurs expériences, CORDAID et SANRU ont été retenus comme principaux récipiendaires (PR) de la société civile à côté de la CAGF qui représentera la partie gouvernementale dans le nouveau mode de financement du Fonds Mondial pour la période 2018-2020.
Ces Subventions concernent les 3 maladies, à savoir, le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme avec comme Buts :
Pour le VIH-SIDA :
Contribuer au développement du pays en freinant la propagation du VIH auprès des individus, familles et communautés et assurer la prise en charge globale de tous les patients Co- infectés TB/VIH en RD Congo.
Pour la Tuberculose :
Réduire de 20 % la mortalité liée à la Tuberculose à l’horizon 2020 par rapport à celle estimée pour l’année 2015 (de 66 à 53 décès pour 100.000 habitants).
Pour le Paludisme
Réduire le taux de morbidité et mortalité lié au paludisme de 40% par rapport à 2015 d’ici 2020.
La mise en œuvre de cette nouvelle demande de financement requiert une bonne compréhension des points importants relevés dans la demande (priorisation des Divisions Provinciales de la Santé -DPS-, résultats attendus par domaine pour chacune d’elles) et une bonne planification des activités.
Pour plus d’efficacité, il a été convenu de rationaliser les interventions pour les trois maladies en confiant à un seul sous-récipiendaire (SR) la gestion des activités sur terrain par DPS. Pour la période de 2018- 2020, CORDAID et SANRU se retrouvent ensemble pour la mise en œuvre dans 16 DPS où SANRU appuiera la lutte contre le paludisme dans 322 Zones de Santé(ZS) et CORDAID à son tour appuiera la lutte contre le VIH-SIDA et la Tuberculose dans 195 ZS. En outre, CORDAID interviendra seul dans 8 autres DPS, soit 96 ZS.
C’est dans cadre que CORDAID et SANRU prévoient de recruter conjointement dans les DPS de convergence, d’ici la fin de l’année 2017 des Sous-Récipiendaires devant assurer la mise en œuvre de subventions au niveau des zones de santé. Les candidats Sous-Récipiendaires potentiels devront soumettre leurs propositions techniques et financières ainsi que des documents administratifs requis pour l’analyse par le Comité Technique Indépendant d’Analyse des propositions (CTIAP) des SR mis en place conjointement par CORDAID et SANRU.
Pour garantir une mise en œuvre efficace des activités sur terrain et un fonctionnement optimal entre d’une part, des organisations Sous Récipiendaires et d’autre part, les structures décentralisées du Ministère de la santé ainsi que les autres parties prenantes, CORDAID et SANRU proposent les principes directeurs suivants :
Equilibrer la compétition dans la sélection des SR en créant deux groupes des SR : SR Transversaux(Provinciaux) et SR spécifiques
Cette distinction permet d’éviter de mettre en compétition pour les mêmes lots des SR ayant des profils différents, ce qui entraine généralement un déséquilibre en faveur des grandes organisations (SR génériques).
Les Transversaux (Provinciaux) : sont comme ceux utilisés dans la mise en œuvre du paquet d’interventions globales de prévention et de prise en charge des subventions finissantes, c’est-à-dire des SR ayant des capacités avérées en ce qui concerne la gestion des subventions importantes dans le regroupement des entités à appuyer en clusters ou DPS ou encore grappes, spécifiquement des capacités en gestion des approvisionnements/logistiques et gestion financière.
Les spécifiques : sont ceux ayant des capacités spécifiques dans certains domaines spécifiques pour lesquels ils sont mieux outillés (capacité et compétence) pour apporter le complément d’appui au paquet d’interventions confiées aux SR transversaux (Provinciaux). Il peut s’agir d’un groupe spécifique (PVVIH, Travailleuse de Sexe, groupes communautaires, les organisations travaillants avec le secteur privé dans la lutte contre le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme) ou d’un fournisseur des services (service spécifique GAS à déterminer ou autres….). Le rayon d’action de SR spécifique est un facteur important dans sa sélection.
La mise en compétition des acteurs de ces deux différents groupes sera donc séparée afin de comparer et évaluer des groupes homogènes.
Regrouper les entités à appuyer (DPS) en tenant compte entre autres de délimitations administratives, des exigences logistiques et de coordination. Ces regroupements constituent des lots à soumettre à la compétition.
Le présent AMI concerne le recrutement de SR Transversaux (Provinciaux).
Avoir un Nombre raisonnable des SR.
En principe, un seul SR devrait couvrir une DPS pour les deux subventionsou les trois maladies : le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme. En fonction de ses capacités, un SR peut postuler pour plusd’une DPS.
Réduire les couts des transactions :
Pour optimaliser les couts de transactions, il serait souhaitable de considérer des SRs ayant « des potentiels effectifs » pouvant créer des synergies et intégration des trois maladies (le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme) par rapport aux autres parties prenantes. La capacité démontrée du candidat SR de gérer à la fois les trois maladies (VIH-SIDA,Tuberculose et Paludisme) dans une même DPS est un atout majeur dans la sélection.
Bâtir la continuité du Nouveau Modèle de Financement (NMF) à partir des expériences positives de la première phase ainsi que sur les acteurs performants.
Pas de reconduction automatique des SR actuels. Ceux-ci sont appelés à présenter des soumissions compétitives en se basant sur leurs expériences positives passées pouvant leur permettre d’assurer la continuité des interventions et surtout consolider les performances, une fois retenus.
Contractualisation avec les SR sur une base annuelle renouvelable en fonction de leurs performances
Les SR retenus signeront des contrats annuels renouvelables en fonction de leurs performances. Cette disposition permettra de créer une émulationentre eux de manière à garantir les prestations de qualité susceptibles d’atteindre les résultats escomptés.
II – OBJET DE L’AVIS A MANIFESTATION D’INTERËT
En perspective de la mise en œuvre de subventions de la seconde phase du Nouveau Modèle de Financement (NMF) du FM composantes VIH-SIDA, Tuberculose et Paludisme, les PR CORDAID et SANRU ASBL lancent un processus conjoint de sélection de Sous-Récipiendaires pour assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des subventions gagnées par le pays.
Le présent Avis à Manifestation d’Intérêt concerne 16 DPS conjointes pour les deux PR et a pour objectif de constituer une liste restreinte de potentiels SR en fonction de leurs capacités institutionnelles et gestionnaires pour la gestion de subventions.
Cet AMI concerne les organisations tant nationales qu’internationales pour autant qu’elles fassent preuve de très bonnes connaissances des DPS ciblées, avoir des expériences d’interventions similaires.
III – DETERMINATION DES LOTS
Les zones de santé sont regroupées en 16 DPS (voir annexe I). Le principe de ce processus de recrutement de SR est d’avoir, d’une part, les mêmes SR transversaux pour le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme dans les DPS de convergence CORDAID et SANRU.
Chaque DPS constitue un lot à part entière et tous les lots sont ouverts. Les Lots seront adjugés après évaluation au meilleur candidat ayant fait preuve d’approches novatrices avec un meilleur rapport cout-efficacité.
IV – PROFILS DES SOUMISSIONNAIRES
Peuvent soumissionner : les organisations à base communautaire, confessionnelle, les associations à but non lucratif, les Etablissements d’Utilité Publique, les ONG nationales, les ONG internationales expérimentées dans la lutte contre le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme, et ayant des capacités avérées en gestion des approvisionnements/la logistique, suivi-évaluation, programmation, Finance et administration.
V – CRITERES DE QUALIFICATION
Les critères de qualification sont les suivants:
Etre une organisation active en RDC et ayant une expérience dans les DPS dans lesquelles se trouvent les zones de santé ciblées par les subventions ;
Justifier des capacités de gestion administrative, technique et financière des projets financés par les bailleurs de fonds avec un personnel suffisant qui dispose des qualifications professionnelles et d’une expérience avérée en matière de procédures de gestion des programmes à financements internationaux et d’exécution des projets;
Disposer de solides références dans les domaines de la santé et de la lutte contre le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme et spécialement en gestion des approvisionnements/logistique.
Avoir une très bonne connaissance des DPS choisies ;
Disposer d’une capacité financière et de moyens matériels suffisants et nécessaires à la réalisation de la mission (matériel informatique, matériel roulant, etc.) ;
Sur base des TDR de SR en annexe, présenter des propositions techniques et financières innovantes, pertinentes et de qualité ;
Avoir un plan de gestion de risques opérationnels à jour.
Avoir de preuves d’audit externe pour les deux dernières années (2015 et 2016).
CORDAID et SANRU tiennent à signaler conjointement aux organisations intéressées qu’en plus de l’examen des documents ci-haut énumérés, une mission d’évaluation des capacités des sous récipiendaires sera réalisée, le cas échéant, par des équipes du Comité Technique Indépendant d’Analyse de Propositions (CTIAP) pendant la période d’examen des soumissions. Cette évaluation sera conduite aussi bien dans les quartiers généraux que dans les bureaux provinciaux de mise en œuvre des organisations candidates sous récipiendaires.
L’évaluation des capacités des sous-récipiendaires portera sur :
L’évaluation des capacités institutionnelles et l’expérience dans les DPS choisies;
L’expérience et/ou la capacité technique à mener des interventions combinées (cliniques et communautaires) dans les trois maladies ;
L’évaluation des capacités de gestion des stocks et de distribution des produits sanitaires, y compris la gestion des risques y relatifs ;
L’évaluation des capacités de gestion financière y compris la gestion des risques financiers ;
L’évaluation des capacités en suivi et d’évaluation y compris la gestion des risques liés à la qualité des données.
L’évaluation de capacités de collaboration avec les institutions publiques dans le domaine de la santé (CDR, BCZ, DPS, IPS, Ministère Provincial de la Santé)
Le but final de l’évaluation est de classifier les candidats SRs suivant leurs capacités à gérer les risques. Ceci pour permettre aux Principaux Récipiendaires d’identifier selon les cas les mécanismes de renforcement et d’accompagnement à mettre en place pour s’assurer d’une bonne mise en œuvre par les SR retenus.
Tous les candidats Sous Récipiendaires présentant le niveau de risques opérationnels (programmatiques, gouvernance et financiers) élevé suivant le critérium pré établi ne seront pas retenus.
VI – DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidats à cet Avis à Manifestation d’Intérêt, devront fournir les documents ci- après, présentés en un seul volume:
La lettre de motivation du candidat justifiant l’intérêt à vouloir exécuter cette prestation tout en spécifiant les DPS d’intérêt;
La présentation de l’organisation (Nom de l’organisation, Sigle, Nature de l’organisation, Localisation, Statut légal, ROI, Date de création, Nombre de membres en spécifiant les salariés, les intervenants ponctuels et les bénévoles, Budget annuel) ainsi que les domaines d’intervention;
Le dernier rapport d’activités programmatique et financier de l’organisation (maximum 15 pages);
Les rapports d’audit externe de deux dernières années (2015 et 2016);
Les références des prestations similaires dans les domaines de la santé et la lutte contre le VIH-SIDA, la Tuberculose et le Paludisme. Chaque référence doit être accompagnée par une copie de l’extrait du contrat et l’attestation de bonne fin. Toute fausse déclaration entraînera le rejet du dossier;
Une note conceptuelle détaillant l’organisation qu’il compte mettre en place pour l’exécution de la mission et son mode de fonctionnement ;
La liste du personnel appelé à réaliser la mission tout en sachant que la liste minimal de postes commis à 100% au projet est:
Un Chef de(s) projet(s) ayant un profil de Manager avec au moins trois ans d’expérience dans la mise en œuvre de santé publique similaire aux subventions à exécuter;
Un Financier avec un recul dans la gestion de projets similaires aux subventions actuelles, ayant un recul d’au moins trois ans dans la gestion financière des projets;
Un Pharmacien ou un Logisticien responsable de la gestion des intrants et de suivi de consommation tant au niveau de BCZS et de FOSA, ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine gestion des intrants;;
Un Chargé de Suivi et Evaluation ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine de suivi et évaluation.
Les CV de chaque personnel et l’attestation de disponibilité datés et signés;
VI – ANNEXES (A télécharger dans les sites web SANRU: www.sanru.cd ou à l’adresse électronique de CORDAID: [email protected] )
Termes de références de SRs transversaux pour les subventions VIH-SIDA, Tuberculose et Paludisme
Liste des zones de santé par DPS;
VII – DEPOT DES DOSSIERS
Toute organisation intéressée doit transmettre son dossier sous pli fermé en 4 copies dures ainsi qu’en soft si possible dans un CD, avec comme mention :
« APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 001/SANRU-CORDAID/FM/NMF2/2017: RECRUTEMENT DES SOUS RECIPIENDAIRES (SR) DANS LE CADRE DE LA MISE EN OEUVRE PAR CORDAID ET SANRU DES PROJETS FONDS MONDIAL EN RDC ».
A l’intention du Directeurs pays de CORDAID/RDC et du Directeur Exécutif de SANRU ASBL.
Lieu de dépôt :
PricewaterhouseCoopers SAS
Immeuble MIDEMA, 13, Av. MONGALA, Gombe, Kinshasa République Démocratique du Congo
Tous les dossiers doivent être déposés durant la période du 10 Octobre au 09 Novembre 2017, de lundi à vendredi entre 11h00 et 15h30’ précises (heure locale de Kinshasa).
Les dossiers seront déposés moyennant un accusé de réception.
VIII – RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Les renseignements complémentaires pourront être obtenus à travers les adresses mail suivantes: [email protected] et [email protected]
Fait à Kinshasa, le 10 octobre 2017
Pour CORDAID Pour SANRU
Mr. YAOUBA KAIGAMA Dr. NGOMA MIEZI KINTAUDI, MPH, Ph. D.
Directeur Pays Directeur Exécutif
