CANDIDATURES INTERNES ET EXTERNES
| I. RENSEIGNEMENT SUR LE POSTE | |
| Titre de la position Classification Lieu d’affectation Famille d’emploi Unité administrative Numéro du Poste Position classifiée Soumis à rotation | Senior Information Management Assistant – Enregistrement Biométrique G6 Goma Support Programme Urgence & Résilience – OIM Goma SVN 2013-57-RDC Oui Non |
| Durée du contrat | 6 mois |
| Sous la supervision directe | Chargé de l’enregistrement biométrique |
| Sous l’autorité générale de | Chef de Mission |
| II. CADRE ET CHAMP D’ACTIVITE ORGANISATIONNEL |
| Fondée en 1951, l’OIM est la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Elle fournit des services et conseils aux gouvernements et aux migrants. Dans l’Est de la République Démocratique du Congo, l’OIM participe à la réponse humanitaire coordonnée dans le contexte des dispositions inter agences et fournit des services à la migration dans les situations d’urgence ou de post-crise et d’autres, le cas échéant pour les besoins des individus, contribuant ainsi à leur protection et résilience. En outre, l’OIM coordonne depuis le début de l’année 2013 les sites spontanés du Nord-Kivu, en proche collaboration avec ses deux partenaires : Première Urgence-Aide Médicale Internationale (PU-AMI) et le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC), ainsi que l’entité gouvernementale en charge de l’administration des sites, la Commission Nationale pour les Réfugiés (CNR). Dans ce cadre, l’OIM débute un programme pilote d’enregistrement biométrique pour les personnes déplacées internes résidant dans les sites de déplacement de Goma, Rubaya et Masisi Centre qui permettra d’orienter au mieux l’assistance humanitaire aux plus vulnérables. Sous la supervision directe du Chargé de l’enregistrement biométrique, la fonction principale du Senior Information Management Assistant pour l’enregistrement Biométrique sera de participer activement à l’implémentation complète du projet : de la sensibilisation à la récolte des informations sur le terrain puis à la vérification des données et au reporting régulier. |
| III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES |
| 1. En proche collaboration avec le Chargé de l’enregistrement biométrique et l’Assistant Senior Base de Données, assister dans l’achat du matériel informatique et des logiciels requis nécessaires à l’implémentation du projet, en accord avec les règles et procédures de l’OIM et de manière concertée avec les partenaires pour s’assurer de la compatibilité des systèmes. |
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| 2. Participer au développement continu de la méthodologie pour l’enregistrement biométrique et diriger l’implémentation de cette dernière en tenant compte du contexte de la RDC. 3. Participer à toutes les réunions relatives à l’enregistrement et représenter l’OIM dans ce domaine lorsque cela est nécessaire. 4. S’assurer que les principes de protection des données de l’OIM sont respectés. 5. Coordonner avec l’Assistant Senior Bases de Données le développement des bases de données, systèmes supplémentaires, sous-systèmes et modules selon les besoins et exigences du programme et l’adaptation du logiciel d’enregistrement existant afin d’y inclure le module biométrique ainsi que les processus de déduplication. 6. Collaborer avec une grande variété d’acteurs (autorités locales, partenaires humanitaires, déplacés internes, Commission Nationale pour les Réfugiés, comités…) que ce soit sur le terrain ou au niveau de la coordination. 7. Produire les formulaires, rapports et tous les autres documents nécessaires pour la bonne utilisation de la base de données, tel qu’un Manuel d’utilisation. 8. Former et manager les équipes de collecte de données sur le terrain et la saisie des informations au bureau en s’assurant du respect des procédures établies et du contrôle qualité. 9. En collaboration avec l’Assistant Senior Base de données et l’Assistant IT, conseiller les équipes d’enregistrement pour le bon fonctionnement du matériel informatique de saisie des données et des centres de traitement de données de l’OIM. 10. Analyser les données et informations afin de produire des rapports statistiques et d’avancement du projet à usage interne et externe pour la mission et pour d’autres partenaires ou bailleurs, en proche collaboration avec l’Unité Gestion de l’Information. 11. S’assurer de l’intégrité, de l’exactitude des données et du traitement correct de tout autre flux de données au bureau de l’OIM Goma et des sous-bureaux terrains en effectuant des vérifications régulières. 12. Traduire les documents techniques et de données provenant du système de base de données, de l’anglais au français et vice versa, lorsque cela est jugé nécessaire. 13. Travailler en proche collaboration avec les partenaires opérant dans les sites où le projet est implémenté et avec tous les acteurs dont les activités sont étroitement liées à l’enregistrement, y compris les autorités gouvernementales dans le cadre du recensement de la population congolaise. 14. Accomplir toute autre tâche assignée par le superviseur ou le Coordinateur du Programme Urgence & Résilience. |
| IV. COMPETENCES |
| Le titulaire doit faire preuve de compétences techniques et comportementales suivantes |
| Compétences comportementales |
| Responsabilité • Accepter et donner les critiques constructives ; • Respecter les procédures, les processus et les politiques internes de l’OIM ; • Respecter le délai, le coût et la qualité requis pour les résultats attendus ; • Contrôler son propre travail en vue de corriger d’éventuelles erreurs ; |
• Prendre la responsabilité dans le respect des engagements ou en cas d’éventuels manquements.
Orientation du client
Identifier les clients directs et potentiels dans son travail ;
Etablir et entretenir les relations de travail efficaces avec les partenaires ;
Identifier et faire le suivi des changements de besoins des partenaires, donateurs, gouvernements et bénéficiaires du projet ;
Tenir les partenaires informés de toutes les situations (réussite et échec).
Capacité d’apprendre
Contribuer à la formation des collègues ;
Démontrer son intérêt pour l’amélioration des compétences pertinentes ;
Démontrer son intérêt pour acquérir les compétences nécessaires dans d’autres domaines.
Tenir au courant des développements personnels dans le domaine professionnel.
Communication
Partager les informations pertinentes.
Communiquer clairement, écouter les commentaires sur l’évolution des priorités et procédures.
Ecrire clairement et efficacement en adaptant les termes et le style à l’auditoire visé.
Ecouter attentivement et communiquer clairement en adaptant son langage à l’auditoire visé.
Initiative et créativité
Chercher activement une nouvelle façon d’améliorer votre programme ou service ;
Elargir les responsabilités tout en maintenant celles qui existent déjà ;
Persuader les autres à envisager de nouvelles idées ;
Développer de manière proactive de nouvelles façons de résoudre les problèmes.
Leadership et négociation
Proposer des solutions de partage des ressources
Identifier activement les possibilités de promotion et promouvoir le changement organisationnel ;
Présenter les objectifs relatifs aux intérêts communs ;
Présenter les objectifs de manière à motiver les collègues et faire suite aux engagements donnés
Gestion de la performance
Fournir les informations constructives aux collègues ;
Identifier des moyens pour son personnel à développer leurs aptitudes et carrières ;
Fournir les évaluations du personnel justes, exactes, opportunes et constructives ;
Utiliser les évaluations du personnel de manière appropriée en matière de recrutement et d’autres procédures pertinentes en matière de ressources humaines ;
Conduire des évaluations du personnel justes, précises, constructives et dans les délais ;
Organisation et planification
Fixer des objectifs clairs et réalisables, conformément aux priorités assignés ;
Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires pour soi et pour les autres.
Organiser et documenter le travail pour permettre une remise et reprise planifiée ou non planifiée.
Identifier les risques et préparer des plans de contingence.
Adapter les priorités et les plans pour la réalisation des objectifs.
Allouer efficacement les ressources et le temps pour son propre travail et celui de l’équipe.
Professionnalisme
Avoir de la maitrise face aux responsabilités ;
Identifier les problèmes, les possibilités et les risques liés aux responsabilités ;
Intégrer les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au Genre et favoriser la participation égale des sexes ;
Capacités de rester calme et de faire face au stress et aux autres contraintes ;
Traiter tous les collègues avec respect et dignité ;
Avoir la capacité de travailler efficacement des personnes de différentes cultures et origines en s’adaptant à l‘environnement culturel en place ;
Connaitre et promouvoir le mandat de base de l’OIM et des solutions pour une bonne migration.
Travail d’équipe
• Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe.
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| • Contribuer et suivre les objectifs de l’équipe • Donner du crédit quand il le faut. • Solliciter les commentaires et les réactions des autres • Déléguer les taches et les responsabilités, le cas échéant. • Soutenir activement la mise en œuvre des décisions finales du groupe et prendre une responsabilité conjointe pour le travail en équipe. • Prendre la responsabilité conjointe pour un travail en équipe Motivation technique • Suivre et apprendre l’évolution de la technologie disponible. • Identifier et préconiser des solutions technologiques rentables • Comprendre les avantages et limites de la technologie et l’utiliser pour toute fin utile Mobilisation de ressources Etablir les besoins en ressources réalistes pour répondre aux besoins de l’OIM ; |
| Compétences techniques |
| • Être capable de travailler efficacement dans un environnement sous pression, évoluant rapidement ; • Coordonner les actions entre les différents acteurs de la réponse d’urgence en faisant usage des structures de coordination ; • Être capable de prendre rapidement des bonnes décisions en fonction des informations disponibles ; • Coordonne les activités efficacement avec les partenaires, autorités, bénéficiaires et la communauté humanitaire dans son ensemble ; • Etablir et maintenir des bonnes relations avec les partenaires d’exécution ; • S’assurer du partage continu de l’information entre les différents départements de l’OIM, les partenaires et tous les autres acteurs prenant part à la réponse humanitaire ; • Être capable de représenter l’OIM lors de réunions de coordination ; |
| V. ETUDES ET EXPERIENCE |
| -Education : diplôme universitaire dans l’un des domaines suivants : informatique, économie, sociologie, sciences sociales, statistique. -Expérience professionnelle : au moins 6 ans d’expérience dans les processus d’enregistrement des personnes déplacées et la gestion d’équipe. -Idéalement, expérience significative dans la collecte de données mobile et/ou la biométrie. -Connaissance de Microsoft Visual Studio, plus spécifiquement C# et Visual Basic, un avantage. -Avoir une très bonne expérience dans l’utilisation des logiciels tels que les Microsoft Excel, Word, Access, Power Point, Outlook, SQL et bonne connaissance des infrastructures IT; -Bonne compréhension de la gestion des camps/sites du Nord-Kivu et excellente connaissance des problématiques des déplacés de l’Est de la RDC, notamment du contexte urbain de Goma. |
| VI. LANGUES |
| Obligatoires |
| • Français, Anglais, Swahili |
| Recommandées |
| • Kinyarwanda, autres langues nationales et locales |
L’OIM applique une politique en faveur du genre et encourage les candidatures féminines. Les candidatures composées du PHF de l’OIM (Personal History Form) et d’une lettre de motivation dactylographiée peuvent être envoyées à l’adresse électronique suivante : [email protected] avant le 08 décembre 2013 en indiquant la référence du poste. Aucune candidature ne sera reçue par courrier physique.
