Monusco : Assistant d’équipe (GL-3)

AVIS DE VACANCE DE POSTE

L’Administration de la MONUSCO invite les candidats internes et externes qualifiés ainsi que les membres du personnel des catégories professionnelles pertinentes à postuler au poste ci-dessous.

INTITULE DU POSTE ET GRADE:                              Assistant d’équipe, GL-3

DATE DE PUBLICATION:                                    06 novembre 2012

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES:            20 novembre 2012                              

SECTION:                                                               AFFAIRES JURIDIQUES

LIEU D’AFFECTATION:                                        KINSHASA

AVIS DE VACANCE DE POSTE NUMERO:                              MONUSCO/08/Légal/2012

Valeurs fondamentales de l’ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Responsabilités: Dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués et en fonction du lieu, les Assistants d’équipe auront les responsabilités suivantes :

• Exercer un large éventail de fonctions d’appui administratif.
• Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance courante et autres communications ; utiliser le logiciel classique de traitement de texte pour produire divers documents et rapports volumineux et complexes.
• Suivre les processus et calendriers relatifs aux produits, tâches, etc.,  incombant au service; le cas échéant, aider à la vérification des reçus et à l’exactitude des documents nécessaires, approbations, signatures etc. afin de veiller à leur conformité aux exigences juridiques, financières et autres pertinentes.
• Rechercher, rassembler et organiser les informations et documents de référence provenant de différentes sources pour les rapports, plans de travail, études, briefings, réunions/conférences, etc.
• Produire plusieurs rapports statistiques types et autres rapports et commandes etc., en utilisant différentes bases de données.
• Corriger des documents et éditer des textes en veillant à l’exactitude, à la grammaire, à la ponctuation et au style ainsi qu’au respect des normes établies en matière de format.
• Filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes d’information relativement complexes (par exemple : répondre aux demandes nécessitant de consulter les dossiers, etc.), et le cas échéant, renvoyer les demandes au personnel concerné pour traitement.
• Fournir un appui administratif, logistique et de secrétariat aux réunions, conseils, comités, conférences etc.
• Gérer le calendrier/emploi du temps ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel concerné à l’intérieur ou à l’extérieur du service.
• Saisir et extraire des données.
• Examiner, enregistrer, distribuer et/ou compiler le courrier et autres documents ; faire le suivi des tâches imminentes.
• S’occuper des imprimantes et des scanners le cas échéant ; coordonner les dispositions concernant les expéditions et les services de courriers, etc.
• Effectuer des tâches administratives d’ordre général (par exemple : tenir les états de congés et de présence, préparer les réunions et autres évènements, faire des réservations, faire un suivi du budget etc.), préparer et/ou traiter des demandes/documents administratifs, par exemple : demandes, commandes, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.).
• Gérer les dossiers (en version papier et électronique) et les bases de données du service.
• Aider à fournir un appui en ce qui concerne les logiciels et le matériel de bureau.
• Donner des orientations au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures généraux du bureau, les applications informatiques etc.
• Conduire les véhicules de l’ONU de manière professionnelle et selon les  règles et le règlement de l’ONU ; veiller à ce que les passagers et la marchandise soient légalement autorisés à voyage à bord des véhicules de l’ONU, inscrire les déplacements officiels, le kilométrage journalier, la consommation de gaz, les changements de l’huile du moteur, le graissage etc.
• Accueillir le personnel officiel à l’aéroport et faciliter, le cas échéant, l’immigration et les formalités douanières.
• Veiller à ce que les membres du personnel soient récupérés et déposés à l’heure au bureau et à tous les lieux de réunion ; être disponibles pour conduire selon les besoins et pour de longs trajets.
• S’occuper de la maintenance quotidienne des véhicules attribués, vérifier l’essence, l’eau, la batterie, les freins, les pneus, etc. ; effectuer de petites réparations et faire en sorte que les autres réparations soient effectuées, et enfin veiller à ce que le véhicule soit propre en permanence.
• Veiller à ce que les étapes exigées par les règles et le règlement soient suivies en cas d’implication dans un accident.
• Livrer régulièrement des colis, documents entre le Bureau de l’ONU et les autres bureaux, institutions, par exemple des ministères etc.
• S’acquitter d’autres tâches, selon les besoins.

Résultats attendus: Assurer efficacement un large éventail de fonctions administratives et faire office de chauffeur, sous une supervision limitée. Aider régulièrement à la rédaction de la correspondance courante et autres communications. Produire avec exactitude et dans les délais voulus divers documents, rapports et autre produits. Appliquer correctement les politiques, directives, procédures et processus appropriés. Etablir des relations de travail efficaces avec les contacts internes et externes, et cela à tous les niveaux.

Compétences:

• Professionnalisme – Avoir une connaissance des fonctions générales d’appui administratif, y compris les politiques, les processus et procédures administratifs.  Le titulaire doit tirer fierté de son travail et de ses réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et aux difficultés et, enfin, garder son calme dans les situations de crise.
• Aptitude à la Communication: Aptitude à s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; à écouter les autres, à bien les comprendre et à réagir comme il convient; à poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et de faciliter le dialogue; à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et à tenir chacun au courant.
• Esprit d’équipe: Aptitude à collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’organisation; à solliciter les apports, à apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence des autres et être prêt à apprendre de quiconque; à faire passer l’intérêt de l’équipe avant ses propres intérêts; à accepter les décisions finales du groupe et à s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; à partager les réussites de l’équipe et à assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
• Aptitude à planifier et à organiser: Aptitude à définir clairement des buts compatibles avec les stratégies arrêtées; à hiérarchiser les activités et les tâches prioritaires; à modifier les priorités en fonction des besoins; à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; à suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu; à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
• Responsabilisation: Aptitude à assumer toutes ses responsabilités et à honorer ses engagements, à exécuter les activités qui lui sont confiées dans les délais fixés, en respectant les normes de coût et de qualité et en se conformant aux règles et procédures de l’organisation ; à soutenir ses subordonnés, les encadrer, à assumer la responsabilité des fonctions qu’il leur a déléguées ; et à prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et celles de l’équipe, le cas échéant.
• Créativité: Aptitude à œuvrer de manière active à améliorer les programmes ou services; à proposer des solutions nouvelles ou différentes pour résoudre des problèmes ou à satisfaire les besoins des clients ; à faciliter et persuader les autres à envisager de nouvelles idées, à prendre des risques calculés concernant des idées nouvelles ou inhabituelles ; à penser de façon originale ; à s’intéresser aux nouvelles idées et aux nouvelles façons de faire ; à ne pas être tenu par les idées actuelles ou les méthodes traditionnelles.
• Souci du client: Aptitude à considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des «clients» et chercher à voir les choses de leur point de vue; à instaurer et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; à identifier les besoins des clients et y apporter des solutions appropriées; à suivre les évolutions en cours dans l’environnement du client et en dehors, pour se tenir au courant et prévoir les problèmes; à tenir les clients informés des progrès et des reculs dans l’exécution des projets; à tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
• Volonté de perfectionnement: Se tenir informé des nouveaux développements dans son domaine professionnel; s’employer activement à progresser, sur le plan tant professionnel que personnel; contribuer à l’apprentissage de ses collègues et subordonnés; être disposé à apprendre d’autrui et se tenir au courant de la façon dont son apport est perçu afin d’apprendre et de se perfectionner.
• Ouverture à la technologie: Se tenir au courant des technologies existantes; comprendre les avantages et les inconvénients que présente la bureautique; s’employer activement à appliquer la technologie aux tâches qui s’y prêtent; être disposé à s’initier aux technologies nouvelles.

Qualifications:

Formation:     Diplôme d’études secondaires ou équivalent.  Les candidats doivent avoir réussi le test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif (ASAT en anglais) des Nations Unies au Siège ; ou bien un test équivalent organisé sur le terrain dans les bureaux situés à l’extérieur. Les candidats doivent avoir réussi le test de conduite de l’ONU.

Expérience:

Une expérience de trois (3) ans dans des fonctions administratives générales ou dans un domaine apparenté est souhaitable.

Connaissances linguistiques:

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise orale et écrite de l’anglais est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

Les candidats sont invités à soumettre, dans les délais prescrits, leur dossier de candidature comme indiqué ci-dessus à :

MONUSCO Human Resources Section UTEX 2

avec en référence: Vacancy # MONUSCO/08/Legal/12

Ou à : [email protected]

Les candidats présélectionnés seront invités à passer un test. Les candidates qualifiées sont particulièrement encouragées à postuler.

L’ONU NE PERCOIT DE FRAIS A AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DEPOT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.