L’organisation
Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.
Pour venir en appui à la mise en œuvre des projets dans la province de Kinshasa en RDC, ASF cherche à s’adjoindre les services d’un(e) Administrateur(trice) Financier(e) & Logisticien(ne).
TYPE DE CONTRAT : Contrat de travail à durée déterminée
Durée du contrat : 6 mois
Lieu : Kinshasa
Fonction Générale
L’Administrateur(trice) Financier(e) & Logisticien(ne) (AFL) est en charge de toutes les finances et la compatibilité, de la logistique, de la sécurité, de l’administration et des ressources humaines relatives au bureau décentralisé de Kinshasa. Le Responsable de Bureau et l’AFL travaillent en étroite concertation, le Responsable de Bureau favorisera une délégation optimale des responsabilités des tâches entre lui-même et l’AFL en vue d’une meilleure complémentarité des deux postes. Le succès de ce binôme constitue un paramètre de réussite essentiel de la mission.
Responsabilités et Tâches
- Est garant du respect des valeurs, du mandat et du cadre de gestion d’ASF ;
- Entretient une communication permanente et exhaustive avec le Responsable de Bureau et le Coordinateur AFL basé à Goma. Il peut traiter les questions strictement techniques financière, logistique et administrative avec le comptable, le logisticien et/ou l’administrateur/RH du bureau de coordination.
- Soumet les documents financiers importants (budget, demande de trésorerie, etc.) au Responsable de Bureau avant l’envoi au CAFL;
- Assure une communication régulière avec l’ensemble du personnel du bureau concernant les enjeux administratif, logistique et financier du bureau ;
- Rédige un rapport d’activités à destination du Responsable de Bureau avec copie au CAFL;
- Transmet au Responsable de Bureau tous types de productions dans les secteurs administratif, financier et logistique, et tout autre matériel qu’il/elle jugera pertinent..
- Participe activement et coordonne la participation de son équipe auprès des différentes tribunes de la mission et d’ASF : réunions, bulletins d’information, rapport annuel, conférence de presse, etc.
1. Administration et ressources humaines
- Est responsable de l’administration générale du bureau ;
- Met en œuvre les procédures et démarches facilitant les prises de décisions administratives ;
- Supervise l’application du cadre de gestion du personnel national ;
- Encadre et coordonne l’ensemble du personnel dont il/elle a la charge.
Administration générale :
- Négocie et élabore les conventions avec les autorités et partenaires dans les secteurs financier, administratif et logistique (Contrat d’assurance, contrat bancaire, contrat d’adhésion standard, etc.), les soumet au Responsable de Bureau pour validation et signature et supervise l’exécution des conventions ;
- Elabore et/ou met en pratique les procédures logistique, administrative et financière de la mission, dans le respect des standards ASF et des spécificités nationales ;
- S’assure du respect de l’ensemble des lois et les textes en vigueur dans le pays, plus spécifiquement concernant les textes régulant la présence des ONG internationales, le droit du travail, la fiscalité et toutes autres charges et obligations résultant de l’activité d’une ONG ; propose au Responsable de Bureau les éventuels écarts à la législation en vigueur justifiés par la force majeure ou par l’inadéquation de la législation ou de son usage ; s’assure notamment de la compatibilité entre le règlement d’ordre intérieur et les législations nationales ;
- S’assure de l’existence d’une politique d’assurance des biens et des personnes engagés dans la mission et la réactualise.
Concernant le personnel dont il/elle a la responsabilité directe :
- Réalise les évaluations et entretiens de performance du personnel national sous sa responsabilité directe ;
- Etablit le calendrier des congés du personnel sous sa responsabilité directe ;
- autorise les heures supplémentaires dans le cadre défini par le règlement d’ordre intérieur ;
- contrôle les présences du personnel sous sa responsabilité directe, contresigne les états de présence et les présences dans les autres bureaux d’ASF en RDC ;
- Propose au Responsable de Bureau des sanctions éventuelles (avertissements, etc.) ;
- Propose au Responsable de Bureau toutes mesures de nature à valoriser les capacités des membres de son équipe ou à en accroître l’efficacité ;
- Organise la formation du personnel sous sa responsabilité et propose un plan de formation au CAFL ; développe leur capacité de gestion autonome de certaines fonctions ;
- Assure l’animation de son équipe et entretient un climat de dialogue.
Cadre de gestion du personnel national :
- Met en application le règlement d’ordre intérieur de la mission RDC dans le respect des législations et pratiques nationales, ainsi que des standards ASF ;
- Etablit les contrats et les soumet à la signature du Responsable de Bureau;
- Propose l’élaboration et la réactualisation des profils de poste et des plans de travail individuels ; soumet ces documents au CAFL pour validation.
- Gère toutes les questions relatives à l’encadrement général du personnel national et informe préalablement le Responsable de Bureau de toutes questions sensibles : représente le Responsable de Bureau pour la mise en œuvre et l’interprétation du règlement intérieur ; reçoit au quotidien le personnel national pour toutes les questions liées aux conditions de travail ; tient à jour le calendrier des congés du personnel ; crée et applique des procédures de contrôle des présences ; etc.
- S’assure de l’utilisation des fiches de présence sur la base et fournit les informations pour le calcul de la paie.
2. Finances et comptabilité
- Est responsable de la gestion financière (engagement des dépenses) et comptable du bureau ;
- Met en œuvre toutes les procédures et démarches facilitant les prises de décisions financières et les engagements financiers ;
- Assume cette responsabilité en bon père/mère de famille aux missions concernées.
Gestion financière et comptable :
- Transmet de façon hebdomadaire et mensuelle au comptable du bureau de Coordination les fichiers encodés des dépenses effectuées.
- Exécute le(s) budget(s) en concertation avec le CAFL, le(s) coordonnateurs de programme concerné(s) et avec le Responsable de Bureau.
- Propose des modifications aux budgets existants ou propose de nouveaux budgets dans le cadre des propositions de projet.
- Travaille en étroite collaboration avec le CAFL et les coordonnateur de programmes pour les révisions budgétaires ou les avenants ;
- Tient la comptabilité de la base et les différents registres liés à la gestion financière (Caisses, pièces comptables, livres et registres de comptabilité, états des salaires, état d’inventaire et de stock.) ;
- Elabore chaque mois un prévisionnel de trésorerie, en concertation avec le Responsable de Bureau, le réactualise tous les mois et le soumet au CAFL ;
- Réalise un contrôle de caisse hebdomadaire, et atteste par écrit auprès du Responsable de Bureau de la concordance entre les soldes de caisse et banque et les écritures comptables justifiées ; soumet un état de concordance mensuel au Comptable avec en le CAFL et le Responsable de Bureau ;
- Veille à la bonne exécution de tous les paiements effectués par le bureau.
- Effectue les réconciliations de la caisse et de la banque sous la supervision du Responsable de bureau
3. Logistique
- Est responsable de la gestion logistique de la base et coordonne sa mise en œuvre, en étroite concertation avec le Responsable de Bureau, le logisticien du bureau de coordination et le CAFL ;
- Assume cette responsabilité en combinant les exigences d’éthique, d’efficacité, de sécurité, de rapport qualité prix, et en bonne intelligence avec les spécificités du pays ;
- Met en pratique les procédures logistiques de la mission dans le respect des standards d’ASF ;
- Répond aux besoins logistiques des projets en concertation avec les responsables des activités : apport en consommables et équipements auprès des employés, des partenaires ou des bénéficiaires ;
- Applique les procédures d’achat et contrôle leur application (étude de marchés de fournisseurs national et régional ; établissement des fichiers fournisseurs ; respect des procédures d’achats et procédures de passation de marché ; etc.) ;
- Informe le Responsable de Bureau et le CAFL et se coordonne avec ces derniers pour les procédures d’achat international ;
- Applique les procédures d’approvisionnement ;
- Assure la gestion des bureaux, négocie et gère les contrats de bail et d’assurance et les soumet au Responsable de Bureau pour signature après approbation du CAFL et du Chef de mission ;
- Rentabilise au mieux l’espace en fonction des besoins et des conditions de sécurité ;
- Supervise la consommation des charges ; et assure la maintenance; réalise les états des lieux ; etc. ;
- Assure la gestion des équipements mobiliers : établit des standards du bureau pour le mobilier ; supervise son application ; réalise les inventaires et assure les remplacements.
- Coordonne la gestion de stocks : inventaires ; identification de lieux de stocks ; gestion des entrées et des sorties ; suivi des consommations ; entretiens ; connaissance de l’affectation finale des biens ; etc. ;
- Coordonne la gestion du parc automobile: achat et vente ; maintenance et réparation ; sécurité ; utilisation du carnet de bord ; planning d’utilisation ; assurance ; taxes et immatriculation ; etc. ;
- Coordonne la gestion des autres moyens de transports (location de véhicules, transports aériens ou maritimes) : identifie les solutions adéquates en fonction des besoins, des contraintes budgétaires et des contraintes de sécurité ; supervise la réalisation d’un planning de déplacements de la mission ; supervise l’organisation des transports (achat billets, information voyageur, assurance spéciales éventuelle, etc.) ;
- Coordonne la gestion du parc informatique : achat et vente en collaboration avec le CAFL ; maintenance et réparation ; organisation des back up et système anti virus ; allocation aux projets et au personnel ; gestion de contrats consultants ; gestion du réseau ; etc. ;
- Supervise l’organisation des communications téléphoniques et Radio (portables et postes fixes) en fonction des besoins, des contraintes de sécurité et financières en concertation avec le CAFL.
4. Sécurité
- Est responsable des aspects opérationnels de la sécurité des personnes et des biens engagés par ASF dans la mission ;
- Est chargé d’appliquer la politique de sécurité décidée par le Chef de mission et/ou le Responsable de Bureau en fonction de l’évolution de la situation du pays.
- S’assure de cette responsabilité en étroite collaboration avec le Coordonnateur et/ou le chef de mission ;
- Co-élabore avec le Responsable de Bureau un plan de sécurité pour le bureau sur base des directives du siège et le soumet au CAFL et au Chef de mission pour validation ;
- Propose au Responsable de Bureau, au CAFL et au chef de mission toutes les mesures nécessaires pour garantir en tout temps la sécurité des personnes et des biens ;
- S’assure de l’existence du dispositif nécessaire pour appliquer ces mesures ;
- Est responsable de la fonction de veille sécurité et assure le suivi de l’information : s’informe des risques éventuels, assure une bonne information du personnel national et expatrié, etc.
- Supervise la sécurité des moyens de transport et de leurs utilisateurs : état des véhicules ; présence d’un kit de secours ; vérification des permis de conduire ; test de capacité des utilisateurs ; etc.
- Evalue les conditions de sécurité de déplacements dans le pays ; informe le personnel ; autorise ou non les déplacements et en informe le Responsable de Bureau ;
- Organise les regroupements, re déploiements ou évacuations du personnel ;
- Organise un système de communication adéquat en fonction de la situation de sécurité.
5. Gestion du personnel expatrié de la base
- Suivi des visas et documents légaux nécessaires aux expatriés d’ASF pour la base de Goma (enregistrement, immatriculation, suivi des passeports et visas).
- Editer les ordres de mission des expatriés en déplacement, faire les demandes de transports et réservations de vols …
- Suivi et contrôle de la bonne gestion des caisses expatriés (avances sur salaires, avances per-diem, etc …)
6. Autres
L’AFL effectue toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.
Superviseur hiérarchique : Le Responsable de Bureau Kinshasa.
Superviseur fonctionnel : Le Coordinateur Administration Finances et Logistique.
Supervision hiérarchique : Le personnel financier, logistique et administratif de son bureau décentralisé (Chauffeur, gardiens, ménager).
Lien fonctionnel : Le logisticien, le responsable administratif et ressources humaines, le comptable du bureau de coordination de la mission.
PROFIL
- Etre détenteur d’un diplôme universitaire dans le domaine de la gestion, management, ou autre similaire ;
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook…) ;
- Avoir une expérience et parfaite maitrise de la gestion administrative, financière et logistique.
- Avoir une expérience de travail en ONG et une bonne connaissance du milieu associatif ;
- Avoir de bonnes qualités rédactionnelles et savoir respecter les délais ;
- Disposer de facultés à la résistance au stress et une ouverture aux relations interculturelles ;
- Avoir une attitude responsable et rigoureuse dans l’exercice de ses fonctions ;
- Etre irréprochable en matière de discrétion totale (interne et externe) quant aux procédures, fonctionnement et situations financières d’Avocats sans Frontières.
- Etre disponible en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser.
- Respecter les relations hiérarchiques propres à l’organisation
- Etre disponible.
Postuler avant le 22 janvier 2014
En envoyant :
- Une lettre de motivation ;
- Le curriculum vitae détaillé;
- Les copies des diplômes ;
- Les références de 3 personnes
Merci de spécifier dans l’objet de votre candidature: « Candidature AFL Kinshasa»
Par mail à l’adresse : [email protected] ou au bureau d’Avocats Sans Frontières à Kinshasa, Gombe, Av. Colonel Ebeya N°15-17, Kinshasa
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Fait à Kinshasa, le 9 janvier 2014
Pour Avocats sans Frontières
Bahia ZRIKEM
Représentante Pays
